U kent ze vast wel: de bruine of grijze postbakjes IN en UIT. Er is zelfs een gerede kans dat ze op dit moment op uw bureau staan. Want hoewel de wereld steeds meer digitaliseert, is een volledig papierloos kantoor toch nog niet voor vandaag.
De rechtsgeldigheid van elektronische documenten en van de geavanceerde elektronische handtekening kan alleen al binnen België verschillen per gewest, op Europees en wereldwijd niveau zijn de verschillen nog groter. Voor sommige elektronische documenten zoals facturen bestaat er duidelijke wetgeving voor opslag en bewijskracht, voor andere briefwisseling is het vaak wat vager. Geen wonder dus dat organisaties en overheden huiverig blijven ten overstaan van een papierloos kantoor. Documentbeheer staat op juridisch vlak nog in zijn kinderschoenen en dus blijven de postbakjes op uw bureau zich vullen.
Toch willen we met zijn allen af van de torenhoge archiefkasten en dan biedt een Document Management System dat rekening houdt met de praktische en juridische noden van uw organisatie een uitkomst.
Twee mogelijke oplossingen: RFlow and RProve
Realdolmen biedt twee oplossingen, voor verschillende (juridische) noden: RFlow en RProve. De basisfunctionaliteiten zijn voor beide tools hetzelfde. U beheert workflows, en rollen en verantwoordelijkheden van gebruikers; documenten worden geïndexeerd zodat u ze op een later tijdstip gemakkelijk terugvindt; beide tools interfacen probleemloos met ERP of intranet, of in het geval van RProve met zowel de gelicenseerde als de gratis versie van Alfresco Enterprise Content Management System.
De keuze voor RFlow of RProve hangt voornamelijk af van de vraag of u “dode” of “levende” documenten beheert. Een zogenaamd dood document vraagt enkel archivering en zal niet meer wijzigen. Denk bijvoorbeeld aan facturen die u ontvangt, al dan niet digitaal.