Documentbeheer
in een digitale wereld

Documentbeheer

in een digitale wereld

U kent ze vast wel: de bruine of grijze postbakjes IN en UIT. Er is zelfs een gerede kans dat ze op dit moment op uw bureau staan. Want hoewel de wereld steeds meer digitaliseert, is een volledig papierloos kantoor toch nog niet voor vandaag. 

De rechtsgeldigheid van elektronische documenten en van de geavanceerde elektronische handtekening kan alleen al binnen België verschillen per gewest, op Europees en wereldwijd niveau zijn de verschillen nog groter. Voor sommige elektronische documenten zoals facturen bestaat er duidelijke wetgeving voor opslag en bewijskracht, voor andere briefwisseling is het vaak wat vager. Geen wonder dus dat organisaties en overheden huiverig blijven ten overstaan van een papierloos kantoor. Documentbeheer staat op juridisch vlak nog in zijn kinderschoenen en dus blijven de postbakjes op uw bureau zich vullen.

Toch willen we met zijn allen af van de torenhoge archiefkasten en dan biedt een Document Management System dat rekening houdt met de praktische en juridische noden van uw organisatie een uitkomst.

Twee mogelijke oplossingen: RFlow and RProve

Realdolmen biedt twee oplossingen, voor verschillende (juridische) noden: RFlow en RProve. De basisfunctionaliteiten zijn voor beide tools hetzelfde. U beheert workflows, en rollen en verantwoordelijkheden van gebruikers; documenten worden geïndexeerd zodat u ze op een later tijdstip gemakkelijk terugvindt; beide tools interfacen probleemloos met ERP of intranet, of in het geval van RProve met zowel de gelicenseerde als de gratis versie van Alfresco Enterprise Content Management System.

De keuze voor RFlow of RProve hangt voornamelijk af van de vraag of u “dode” of “levende” documenten beheert. Een zogenaamd dood document vraagt enkel archivering en zal niet meer wijzigen. Denk bijvoorbeeld aan facturen die u ontvangt, al dan niet digitaal.

R_rflow_logo_web.png

RFlow zet voornamelijk in op digitale archivering, van elektronische documenten. De tool heeft een sterke tekstherkenningsfunctionaliteit, leest automatisch sleutelgegevens uit documenten en andere gegevensbronnen en voedt uw ERP- of CRM-database.

De grootste troef van RFlow is de juridische garantie: elk (ingescand) document krijgt een uniek nummer toegewezen en wordt zo onwijzigbaar. Bijvoorbeeld in de bank- en verzekeringswereld is dergelijke rechtsgeldigheid van groot belang bij mogelijke juridische conflicten.

R_rprove_logo_web.png

RProve richt zich vooral op het beheer van zogenaamd levende documenten die u in papieren versie ontvangt. Documenten waarin verschillende gebruikers iets wijzigen of toevoegen en die dus nood hebben aan versiebeheer. Al uw post wordt beheerd in een overzichtelijk dossier met checklists en acties op maat.

Bovendien kunt u in RProve gebruik maken van een geavanceerde elektronische handtekening waardoor ook uw levende documenten de nodige rechtsgeldigheid hebben. 

Of uw stroom aan documenten nu digitaal is of op papier, beheer en overzicht zijn nodig. De juiste tool die aansluit bij de kernactiviteiten van uw organisatie helpt u besparen op tijd en archiefruimte, verbetert de interne informatiestroom en helpt uw medewerkers om te focussen op de echte businessnoden.

Gerelateerde downloads