RProve

Heel onze geschiedenis en cultuur zitten verankerd in geschriften en papieren. Dat onze kasten uitpuilen van de documenten en de vlotheid van onze processen afhangt van de snelheid waarmee dossiers van het ene bureau naar het andere verhuizen is dan ook niet verwonderlijk.

Gewoon je documenten digitaliseren is echter niet voldoende om trots te verklaren dat je nu ‘paperless’ werkt. Je moet ook beschikken over een tool die die papierloosheid benut en de huidige processen in de organisatie naar een hoger niveau tilt. Met RProve biedt Realdolmen een tool ontwikkeld die aan deze nieuwe behoeften beantwoordt.

RProve is een uitbreiding van de Alfresco-software, de topper op het gebied van documentbeheer.

Functies

Briefwisselingsbeheer

Digitaliseer uw briefwisseling en doe uw voordeel met een volledig gedematerialiseerde oplossing. Indexeer snel uw briefwisseling (via kopiëren/plakken) om ze makkelijk terug te vinden.
Bezorg de briefwisseling ogenblikkelijk aan de betrokken personen of diensten, zonder met papieren kopieën te werken.
Verspreid of klasseer documenten automatisch dankzij de regel-engine van Alfresco.
Pas de distributielijst en het verspreidingsniveau aan om de vertrouwelijkheid van de briefwisseling te garanderen.
Vertrouwelijke briefwisseling is dan enkel zichtbaar voor gemachtigde personen.
Gebruik één algemene indicator voor alle binnenkomende en uitgaande documenten (gewone post, aangetekende zendingen en elektronische post).

Elektronische handtekening

Onderteken documenten elektronisch met uw identiteitskaart. Dat kan van op afstand, met elke computer waarop een smartcardlezer is aangesloten.
De ondertekende documenten worden omgezet in PDF-bestanden en verzegeld van de elektronische handtekening om ze zo bewijskracht te verschaffen en de integriteit ervan te garanderen. De handtekening blijft geldig, ook als de documenten via e-mail verstuurd worden of gearchiveerd worden op een andere drager.
De functie voor elektronisch ondertekenen is perfect geïntegreerd met de andere onderdelen van RProve. Daardoor kunnen voor elk dossier een of meer ondertekeningsacties gedefinieerd worden.
Op een duidelijk overzichtsscherm kunt u tijdens het ondertekenen de documenten checken en filteren. U kunt het ondertekenen ook delegeren tijdens uw afwezigheid.

Dossierbeheer

In een werkdossier kunt u alle informatie met betrekking tot een aanvraag verzamelen: binnenkomende en uitgaande documenten, eigenschappen, taken en contactpersonen.
Op een checklist kunnen de dossierbeheerders stap voor stap alle taken afstrepen die moeten worden afgewerkt in een bepaald dossier. Elke handeling, beslissing en goedkeuring wordt geregistreerd, voor een perfecte traceerbaarheid.
Vergemakkelijk de samenwerking tussen de betrokkenen. Iedereen kan aan de informatie die hij nodig heeft om zijn taak te vervullen.
Vooraf ingestelde workflows (vraag om advies, herziening of goedkeuring) vergemakkelijken de coördinatie van de samenwerking.
Maak met één klik uitgaande documenten aan op basis van modellen. De documenten worden op voorhand ingevuld met informatie uit het dossier (verzender, ontvanger, referentie ...) en kunnen worden bewerkt voordat ze worden verzonden.
Volg aan de hand van een tijdschema de voortgang van elk dossier van uw dienst ten opzichte van zijn uiterste datum. Zo voorkomt u dat een dossier blijft steken door de afwezigheid van de dossierbeheerder.
Pas modeldossiers en -documenten en checklists aan zonder dat er programmering aan te pas komt.
Meet de documentvolumes en -stromen aan de hand van verschillende indicatoren. Optimaliseer de professionele processen om vertragingen en opstoppingen te voorkomen.

Referenties

Imelda Ziekenhuis

Innoviris

COCOF

Maak een afspraak voor een demo

Benieuwd wat RProve voor úw organisatie kan betekenen? Vul dan onderstaand formulier in en we nemen zo spoedig mogelijk contact op om een demo in te plannen.

Gerelateerde downloads

Download de RProve flyer

- pdf