Rflow

Rflow

Beheer van Bedrijfsdocumenten en -gegevens

R_rflow_logo_web.png

Rflow is een Enterprise Data Management oplossing die al uw gegevens centraliseert, organiseert en verwerkt, en het mogelijk maakt ze terug te vinden zonder tijdverlies dankzij een krachtige zoekmotor.  Het laat toe procedures en aangepaste middelen te implementeren die ook te rijmen zijn met de integriteit, authenticiteit, conformiteit, veiligheid en traceerbaarheid van uw dragers.

Rflow helpt u bij het beheer en de verwerking van uw gegevens dankzij zijn flexibele en krachtige workflow. U controleert alle gegevens die binnenkomen in uw informatiesysteem (sourcing), en archiveert automatisch uw documenten (data archiving).

Zodra de gegevens automatisch uit uw documenten gehaald zijn, kunt u uw ERP- en andere CRM- en ECM-systemen aanvullen (data processing). Rflow beschikt over een intuïtieve en krachtige zoekmotor waarmee u uw gegevens snel kunt terugvinden (data search). Zo kunt u ze op een veilige manier weergeven in een moderne, flexibele en voor elke gebruiker gepersonaliseerde portaalinterface (distribution).

Vraag uw demo aan

Uitdagingen

De hoeveelheid data en documenten die op ons afkomt is gigantisch. Heeft u al eens gehoord van zettabytes? Als een gigabyte staat voor een 1 met 9 nullen (aan bytes) staat een zettabyte voor een 1 met 21 nullen. De voorspellingen zijn dat we met elkaar jaarlijks 180 zettabyte aan data creëeren tegen 2025. Of het ook zo'n vaart loopt binnen de muren van uw organisatie of bedrijf hangt van veel zaken af. Maar u bent maar beter voorbereid op een explosieve toename en complexiteit van de documenten en data die u moet beheren. De gunstige keerzijde van de medaille is dat u ongekende mogelijkheden heeft met deze hoeveelheid aan data. 

Volume & Variatie

Volume & Variatie

Dagelijks ontvangt en verspreidt u grote hoeveelheden data en documenten. Waar we dan "vroeger" vooral aan papier dachten, denken we nu digitaal. Die data en documenten komen en gaan van en naar verschillende partijen. Dat kunnen leveranciers zijn, klanten, partners, overheidsorganisaties en diverse andere instellingen. Veel, gelukkig niet alles, moet worden bewaard of zelfs gearchiveerd. Als gevolg daarvan puilen papieren archieven uit, zeker als daar geen goede archiefprocedure en archiefbeleid is.

Maar niet enkel papier kan leiden tot "informatiestress". Ook digitale documenten nemen hun plaats. Dit kost wellicht minder ruimte maar kan leiden tot dezelfde problemen. Zeker als ook rond het bewaren van digitale documenten geen goede afspraken bestaan. Want waar bewaren we die digitale documenten en hoe verzekeren we ons van een juist versiebeheer?

Tenslotte is het een gegeven dat het aantal soorten documenten alleen maar toeneemt. Met de groei van het aantal softwaresystemen groeide ook de variatie in soorten bestanden. Documenten, spreadsheets, foto's, film, tekeningen, e-mails, bestanden, enz. En dan per soort ook nog vele formaten die allemaal begrepen moeten worden. 

Veiligheid & Compliance

Veiligheidshelmen (Veiligheid & Compliance

Diverse partijen vertrouwen u belangrijke informatie toe. En andersom verstrekt u als bedrijf of organisatie ook belangrijke informatie aan hen. Die informatie zit in tal van documenten en data. U wilt de toegang tot die informatie goed organiseren, zowel naar uw eigen medewerkers als naar externe partijen.

En mogelijk wenst u die toegang nog afhankelijk te maken van de situatie. Een voorbeeld daarvan is een volledige toegang vanaf uw interne netwerk, maar een beperkte toegang vanuit een externe locatie. Mogelijk moet de informatie versleuteld worden. U wilt in ieder geval voorkomen dat de informatie in verkeerde handen terecht komt.

Nieuwe, almaar strenger wordende wetgeving, zoals de nieuwe GDPR regels (General Data Protection Regulation) geeft u op dat vlak trouwens eveneens een aantal richtlijnen. Maar ook m.b.t. de data en de documenten zelf wenst u de authenticiteit en de integriteit te waarborgen.

Zoeken & vinden

Zoeken & vinden

U beheert documenten en data op een effectieve, efficiënte en veilige manier en wilt deze toegankelijk maken. Uitgangspunt daarbij is de eenvoud waarmee de informatie gezocht en gevonden kan worden.  Onderzoek wijst immers uit dat indien u dit niet goed organiseert, mensen gedemotiveerd raken om de juiste informatie te zoeken met alle gevolgen vandien.

U wilt ook zeker zijn dat de juiste en actuele informatie wordt gevonden. Mogelijk wilt u als extra service documenten, data en informatie pro actief distribueren. Bijvoorbeeld via een portal of als een pushbericht. Daarmee verzekert u zich ervan dat de juiste stakeholders op het juiste moment over de juiste informatie beschikken. 

Processen & Samenwerken

Processen & Samenwerken

Integratie maakt het verschil. Een bedrijf of organisatie is een nauwkeurig samenspel tussen diverse verantwoordelijkheden, afdelingen en personen. Beschouw het als een orkest. Invidiueel kan een instrument al mooi klinken, maar samen en goed op elkaar afgestemd wordt het pas een prachtig concert.

Zo is het ook bij u. Hoe zorgt u voor die afstemming? Hoe zorgt u ervoor dat belangrijke documentatie en informatie uw bedrijfsprocessen ondersteunt? Dat gaat verder dan het verzamelen, centraliseren, vindbaar maken of distribueren van die informatie. Het moet echt onderdeel gaan maken van de processen. Daarvoor moet u nadenken over het integreren van de diverse documentstromen en dynamische interfaces naar andere applicaties. Wellicht moeten daarvoor specifieke webservices of API's worden ontwikkeld. Hoe zorgt u ervoor dat een binnenkomend document een actie "triggert"? 

Rflow, de pragmatische oplossing

Met Rflow kunt u eenvoudig alle inkomende en uitgaande documenten en data eenvoudig beheren.  Daarna maakt u ze eenvoudig beschikbaar via zoekfuncties of via een website of portal. Verhoog bovendien de efficiëntie van uw bedrijf of organisatie door informatie direct te integreren in andere, bestaande oplossingen.

Alle Brontypes

Alle Brontypes

Elk bestand uit elke bron wordt met Rflow eenvoudig verwerkt

Analoge of digitale documenten en/of data worden door Rflow moeiteloos opgenomen. We beheren daarbij alle mogelijke documenttypes zoals documenten, video's, afbeeldingen, fax, e-mail, lijsten, bestanden, ... 

Bovendien maakt het niet uit hoe dit in Rflow komt. Dat kan vanuit een andere software-oplossing (ERP,CRM), een e-mail, een scansysteem. Rflow legt u geen beperkingen op.  Zo hebben we bijvoorbeeld een Outlook plugin om automatisch e-mails intelligent te archiveren. 

In een notendop:

  • Beheer van alle documenttypes: MS-Office, PDF, mail, foto’s, video, brieven, logs, ...
  • Afkomstig van alle systeemtypes: ERP, CRM, MAIL, scanning, …
  • Op alle mediatypes

Bewaring

Bewaring

Uw informatie veilig bewaard

Het is duidelijk dat de hoeveelheid documenten en data exponentieel gaat toenemen de komende jaren. Dan is het goed om te weten dat Rflow een betrouwbare partner is bij het opslaan en bewaren hiervan.

U wilt belangrijke gegevens (overeenkomsten, orders, facturen,…) op een juiste manier bewaren. U wilt daarbij ook de integriteit en conformiteit garanderen. Dit heeft immers ook juridisch mogelijk bewijswaarde. Mogelijk wilt u een versleuteling van de informatie toepassen en thematische geindexeerde archieven opbouwen. Welkom bij Rflow. 

In een notendop:

  • Beheer van opslag op lange termijn, vervaldatum, hiërarchisering
  • Integriteit, conformiteit, (juridische) bewijswaarde
  • Beveiligd beheer van toegangsrechten (AD connectie) en van de levenscyclus van documenten
  • Traceerbaarheid van gebeurtenissen (logging)
  • Mechanisme voor versleuteling / compressie / ontdubbeling

Verwerking

Verwerking

Zet uw informatie om in actie

Documenten, data, informatie…allemaal waardevol. Maar hoe doet u uw voordeel ermee? Hoe helpt het u uw bedrijf of organisatie nog efficiënter en klantgerichter te organiseren? Rflow geeft antwoord.

Ons grootste kapitaal zijn onze mensen. En waarom zouden we die repetitieve, weinig uitdagende (administratieve) taken manueel laten uitvoeren? Het is met Rflow perfect mogelijk om bepaalde taken over te nemen. Dat doen we door integratie met andere systemen van diverse aard.

Dat kan bijvoorbeeld het opstarten van een autorisatie workflow zijn na het scannen van een kostenfactuur. Het kan ook een automatisch gegenereerde e-mail zijn die de ontvangst van een order bevestigt. De mogelijkheden zijn onbeperkt en we maken hier gebruik van Rflow in combinatie met een aantal andere tools of applicaties uit uw landschap. Rflow kan ook als een API functioneren en natuurlijk ondersteunen we ook webservices. 

In een notendop:

  • Integratie van documentstromen (API/Webservice)
  • Samenwerking & Versiebeheer
  • Dynamische interface naar specifieke applicaties
  • Zelf dynamische workflows maken

Distributie

Distributie

Beschikbaar waar en wanneer u wenst

Rflow zorgt voor de beschikbaarheid van de informatie waar en wanneer u wenst. Gebruiksvriendelijkheid en klantgerichtheid zijn hier de sleutelwoorden.

U wilt informatie eenvoudig beschikbaar maken. Dat kan door een "Google-like" zoekmethode en zoekbewerkingen in "Full Text". De verzamelde metadata komt hier zeker van pas. Maar mogelijk wilt u de informatie niet enkel ter beschikking stellen van uw collega's maar ook van uw klanten, leveranciers of andere stakeholders. Rflow heeft hiertoe alle mogelijkheden en dat vanaf verschillende systemen zoals desktop, tablet of smartphone.

En natuulijk speelt veiligheid hier een belangrijke rol. Onze jarenlange ervaring bij leidende financiële instellingen (o.a. in Luxemburg en België) garandeert die zekerheid. Bovendien is het mogelijk om de informatie te distribueren via bijvoorbeeld een portal of een website.

In een notendop:

  • Eenvoudig zoeken (metadata)
  • Nieuwe documenten genereren o.b.v. verzamelde informatie
  • Elementen toevoegen (opmerking, watermerk, Post-it …) met specifieke toegangscontrole tot deze elementen
  • Onbeperkte opzoekingsmogelijkheden om externen (burgers, patiënten, klanten ...) toegang te verlenen via identificatie (login, e-ID, ...)

Koen Eeckhout gebruikt Rflow als Document Management Systeem om zijn klantendossiers & leveranciers te behandelen.

 

Maak een afspraak voor een demo

Benieuwd wat Rflow voor úw organisatie kan betekenen?   Vul dan onderstaand formulier in en we nemen zo spoedig mogelijk contact op om een demo in te plannen.

To get there, together!

Laat ons weten wat we voor u kunnen betekenen. We nemen graag uw ICT-zorgen uit handen en werken mee aan de toekomst van uw organisatie.

Contacteer ons