value stream

Creëer meer waarde door activiteitenstroom visibel en naadloos te maken

15 juli 2021

BizDevOps

Achter elke situatie waarin waarde wordt gecreëerd, zit een activiteitenstroom of ook wel value stream genoemd. Door deze stroom bewust onder de loep te nemen, kan je die sequentie visibel maken en gaan optimaliseren. Zeker in software delivery ontbreekt dit heldere plaatje dikwijls. Dit bewijst bijvoorbeeld z’n waarde wanneer je silodenken probeert te doorbreken. Werk van andere silo's gevisualiseerd zien, zorgt immers voor meer empathie. We lichten de basisbeginselen van een value stream, een value stream netwerk en value stream mapping aan u toe.

Wat is een value stream?

Wie zijn uw klanten? Welke waarde zoeken zij en wat betekent het juist voor hen? De antwoorden op deze vragen zijn meestal een richtingaanwijzer voor het Ware Noorden van uw organisatie. Het doel van een organisatie bepaalt wat er nodig is en hoe dit opgeleverd kan worden. Het proces gaande van het bedenken, creëren, leveren, onderhouden en verbeteren van het product of de dienst die waarde levert aan de klant, wordt in Lean termen een “value stream” genoemd.  

Een value stream is dus: de sequentie van activiteiten die een organisatie nodig heeft om aan een bepaalde klantenvraag te voldoen. Elke value stream heeft een klant. Die klant hoeft niet steeds een externe klant te zijn, ook interne teams kunnen klant zijn van een value stream. Denk bijvoorbeeld aan een team dat gebruik maakt van een intern platform. Ook voor de oplevering en het onderhoud van zo’n platform bestaat namelijk een value stream.

De figuur hieronder geeft een hypothetische value stream voor software delivery weer, op een zeer high-level manier.

Figuur 1. Een zeer high-level value stream voor de delivery van een softwareproduct (bij wijze van voorbeeld overgenomen uit het boek Continuous Delivery (Jez Humble en David Farley)).

In deze lineaire versie van een software delivery value stream zouden we voor de eenvoud kunnen veronderstellen dat alle activiteiten in de value stream kunnen worden opgenomen door één en hetzelfde team. Door er een tweede figuur bij te betrekken, wordt meteen duidelijk hoe value streams niet los gezien kunnen worden van hoe teams georganiseerd zijn. Of zo optimaal mogelijk georganiseerd zouden kunnen zijn.

Beide flows weerspiegelen value streams maar zijn elkaars uiterste wat betreft de overgang tussen de verschillende activiteiten in de stroom.

Bij een watervalaanpak zit de verantwoordelijkheid bij verschillende entiteiten binnen de organisatie. Elke schakel van het waardecreatieproces wordt opgenomen door een gespecialiseerd(e) team of expert. Tussen deze entiteiten is er telkens een overdracht of handoff. Elke overdracht betekent een potentiële bottleneck. Deze uitdaging wordt goed geïllustreerd door het bekende kinderspelletje waarbij je een zin al fluisterend moet doorgeven aan elkaar. De zin kent op het einde van de ketting vaak heel wat vervormingen. Daarnaast zijn de betrokken in deze aanpak vaak weinig op de hoogte van de activiteiten in een andere entiteit. Er wordt vooral gefocust op de efficiëntie van de eigen silo en niet op die van de volledige flow of change. Het overzicht op alle handelingen die deel uitmaken van de value stream wordt daardoor meestal sterk belemmerd. Meestal zijn deze value streams zelfs voor de mensen die eraan bijdragen weinig tot niet visibel en ontbreekt vaak ook het besef dat er wordt samengewerkt aan een gemeenschappelijk doel voor dezelfde klant.

In het andere uiterste, dat van het (ideale) product team, kunnen alle activiteiten die nodig zijn om iets op te leveren opgenomen worden door één en hetzelfde multidisciplinaire team. Zij nemen ook de contacten met de businessstakeholders voor hun rekening én de activiteiten die nodig zijn voor het operationeel houden van de software in de productieomgeving. “You build it, you run it” is hier het passende motto.

In de praktijk bestaan er veel tussenvormen. Dit is onder andere te wijten aan het feit dat een puur lineaire value stream voor bijvoorbeeld software delivery door de schaal van de meeste organisaties een moeilijk streefdoel is.

Wat is een value stream netwerk?

In de meeste bedrijven en IT-organisaties is de realiteit complex en bestaat er een ingewikkeld kluwen van onderling afhankelijke value streams. Sommige van deze value streams zijn extern gericht en andere bedienen dan weer een interne klant. Deze value streams vormen samen een value stream netwerk, een complex web met onderlinge afhankelijkheden en feedback loops. Om de volledige flow van toegevoegde businesswaarde te kunnen volgen, dient men met andere woorden het netwerk van elkaar beïnvloedende value streams in kaart te brengen. Hierdoor kan er geoptimaliseerd worden op het hoogste niveau en de totale performantie van de organisatie omhoog krikken. Daarbij wordt er ook een beter beeld gecreëerd van de impact van verbetervoorstellen in één stream op de andere streams.

Wat is value stream mapping?

Overal waar waarde opgeleverd wordt, bestaan dus value streams. Om die waarde van A tot Z op te leveren is er in de meeste organisaties samenwerking nodig over meerdere entiteiten heen.

If you can’t describe what you are doing as a value stream, you don’t know what you’re doing.
Karen Martin and Mike Osterling, Value Stream Mapping

Een uitstekende manier om zo’n value stream voor alle betrokkenen zichtbaar te maken is door deze in kaart te brengen of te mappen. Value stream mapping is een heel pragmatische techniek waarbij de activiteiten van een specifieke value stream in kaart worden gebracht zonder al te veel technische toeters en bellen maar wel met interessante variabelen zoals de tijd die elke activiteit vergt. Het maakt werk dat anders verborgen blijft vaak zichtbaar.

Cruciaal voor een succesvolle mapping is om eerst de value stream in kwestie juist te identificeren en vervolgens de juiste mensen te betrekken bij de oefening. In het team dat zich, onder begeleiding van een ervaren facilitator, bezighoudt met het in kaart brengen van de value stream moet elke activiteit minimaal vertegenwoordigd zijn. Anderzijds is het ook belangrijk om de groep zo klein mogelijk te houden met het oog op efficiëntie.

De meest expliciete deliverable van een value stream mapping oefening is een value stream map “as is”. Je maakt dus een snapshot van de huidige situatie. Een mogelijke versie van zo’n value stream map wordt weergegeven in figuur 3. Hierin zijn de activiteiten van de eerste figuur in hernomen maar ze worden nu weergegeven in het geijkte formaat van een value stream map. Dit is inclusief alle karakteristieken van de verschillende activiteiten zoals lead time, value add time, %C&A, activity ratio, … Dit maakt het fundamenteel anders dan een droge procesomschrijving.

In de ideale situatie voor een software delivery product team (zie figuur 2) omvat de value stream map alle activiteiten from concept to cash. Zoals we hierboven ook al verteld hebben, is de situatie meestal complexer. Vaak spreiden de activiteiten zich over meerdere teams. Een team kan bijvoorbeeld alle activiteiten voor de delivery van een bepaald softwareproduct, dus vanaf de ontwikkeling, voor z’n rekening nemen. Ze bundelen dus al een deel van de activiteiten binnen éénzelfde team. De input die ze nodig hebben om hun activiteiten op te starten komen nog wel steeds van een andere schakel in de keten. Zoals hieronder te zien is in de figuur, is dit dus een hybride vorm van de twee uiterste flows die we eerder in deze blog al bespraken.

Interessant om te vermelden is dat een value stream mapping ook voor hun eigen werkzaamheden (cf. hun eigen stuk van de gehele concept to cash flow) nuttig kan zijn. Hieruit kunnen immers team of activiteit specifieke optimalisaties komen.


Maximaliseer de businesswaarde

Value stream denken is een uiterst krachtig en misschien zelfs onmisbaar middel om de manier waarop ideeën worden omgezet in businesswaarde te optimaliseren, op een pragmatische manier. Het ligt aan de basis van pogingen om een agile manier van werken schaalbaar te maken, zoals vooropgesteld in het Scaled Agile Framework for enterprise (SAFe).

 

 

Ontdek alle blogs
Lees meer

Schrijf je in en ontvang onze blogs in je mailbox