project management

Maximaliseer de businesswaarde van producten en services met agile portfolio management

3 juni 2021

BizDevOps

Nu al bepalen welke initiatieven het komende halfjaar gaan leiden tot de meest waardevolle producten en services is niet (meer) mogelijk. De hoge mate aan complexiteit en onzekerheid maken de nabije toekomst moeilijk te doorgronden. Snel prioriteiten bijsturen en projecten durven stopzetten, zijn belangrijke eigenschappen van agile portfolio management. Hoe gaat dit juist in zijn werk?

Denk niet in termen van projecten, focus op eindproducten

Een bedrijf heeft vaak heel wat lopende ‘initiatieven’. Een veelheid aan projecten zorgt voor pittige uitdagingen, vooral op het vlak van efficiëntie. U wil medewerkers juist inzetten en de capaciteiten afstemmen op lopende en toekomstige activiteiten, zicht krijgen op de strategische meerwaarde en proactief het projectportfolio beheren.

In de klassieke visie is een projectportfolio de harde waarheid van wat een (ontwikkel-) team de komende tijd gaat doen. Het kan bekeken worden als eenzijdige communicatie.

Bij een agile aanpak wordt een portfolio gezien als een lijst van mogelijkheden en opties waarrond een constante dialoog plaatsvindt. De focus blijft op het éindproduct, dat wil zeggen dat het project nooit een doel op zich is en er een voortdurende afweging gebeurt, om de vinger aan de pols te houden qua businesswaarde.

Gebruik een portfolio als leidraad met opties en mogelijkheden

Een end-to-end flow begint met discover (capteren en begrijpen) en specify (een high level analyse en synthese). Het startschot wordt gegeven door triggers: businessproblemen die we willen oplossen, noden van eindgebruikers, zaken die we in de markt willen zetten of verder willen uitbreiden. We kijken naar mogelijke risico’s op gebied van business, technologie, skills & kennis die we nodig hebben, kost en timing. Wat kunnen we doen, wat móeten we doen, welk budget kunnen we spenderen en welke skills hebben we hiervoor nodig? Er worden haalbare businessideeën, gedefinieerd als hypotheses, gegenereerd. De uitkomst is een lijst van concrete opties, zowel vanuit business als technisch perspectief. Denk bijvoorbeeld aan testability, releasability, operability, security, enz. De opties en bijhorende vereisten zijn in gedetailleerde user stories uitgewerkt, zodat het productteam er meteen mee aan de slag kan. Meer daarover in de volgende blog in deze reeks.

 

Uiteraard moet er op een bepaald moment (het commitment point, zoals hierboven aangegeven in de figuur) gekozen worden waar de organisatie op wil inzetten, op basis van belangrijkheid en beschikbare middelen. In een traditionele aanpak ligt dit punt erg vroeg in het proces. Agility vereist eerst heel wat doorgronding zodat je op het juiste moment voor het juiste kan gaan, wat zich typisch vertaalt in een zo laat mogelijk commitment. Het kan helpen om zaken kleiner te maken en waar consensus over bestaat al groen licht te geven.

Vanaf dan komt het gekozen project in de backlog van een productteam en wordt het gevisualiseerd in een Kanban bord. Een portfolio is dus een tool om alle projecten te visualiseren waar een organisatie op wil focussen in functie van middelen. Het is het kantelpunt, van ‘los idee’ naar ‘we gaan het opnemen’.

Aanvaard het onbekende en stel het gekozen idee constant bij

Ook al ga je nog zo doordacht om met de lijst opties, er blijven altijd onbekende factoren over. Bij een traditionele aanpak zorgen zo’n omstandigheden ervoor dat er continu geschoven wordt met resources (mensen en budget) en heel wat projecten halverwege een stille dood sterven. Een project realistisch en gefocust op het einddoel houden, kan door de kennisgaten, die er in het begin altijd zijn, continu op te vullen met feedback uit eerste hand. Zo’n feedback loop kan gerealiseerd worden door kleinschalige experimenten, haalbaarheidsstudies, prototypes, enz.

Door de input van de uitvoerders te laten circuleren (feedback loops), krijgt een organisatie zicht op wat er wél en niét werkt. Op basis daarvan kan het z’n activiteiten bijsturen, in elke fase van de flow, zodat men steeds investeert in dat wat de hoogst mogelijke waarde oplevert.

Alles over feedback loops

Dit artikel maakt deel uit van een blogreeks rond alle belangrijke onderdelen van een agile ontwikkelproces. Lees ook zeker het vorige artikel dat hierover verscheen.

Ontdek alle blogs
Lees meer

Schrijf je in en ontvang onze blogs in je mailbox