Realdolmen stroomlijnt printerpark KORHA

Realdolmen stroomlijnt printerpark KORHA

Dertien scholen vormen de nieuwe scholengroep KORHA. Om lijn te krijgen in het beheer en het gebruik van het printerpark maakte KORHA schoon schip. Realdolmen tekende een compleet nieuwe oplossing uit met multifunctionals van HP. De scholengroep bedient personeel en leerlingen nu vlotter met een kwart minder printers. Bovendien betaalt KORHA enkel in functie van het verbruik. 

KORHA

Nieuw beleid

Uit een doorlichting van de IT-omgeving van de nieuwe scholengroep kwam een bijzonder heterogeen printerpark naar voren. In de scholen van de groep was een brede waaier aan toestellen en systemen in gebruik, ondersteund door uiteenlopende types contracten. Scholengroep KORHA besliste om een nieuwe lijn uit te zetten voor het printerbeleid, met als doel betere voorwaarden te verkrijgen door de aankoop te groeperen en tegelijk de kosten te reduceren via een nieuwe opvolging van het printergebruik. Realdolmen beantwoordde aan de behoeften van KORHA met een globaal plan voor het printerpark: de juiste toestellen op de juiste plaats, in functie van het benodigde volume, de gewenste snelheid en het gevraagde printformaat – en de juiste ondersteuning.

Kosten in functie van verbruik

Concreet leverde Realdolmen 48 multifunctionele printers van HP. De overeenkomst omvat een leasingcontract voor vijf jaar. Een vaste prijs per maand per toestel voor services – installatie, onderhoud en herstellingen – is in het leasingcontract begrepen. Daarnaast betaalt KORHA enkel nog voor de aankoop van tonercartridges, uiteraard in functie van het verbruik en zelfs die zijn vrij accuraat voorspelbaar. “We betalen in functie van wat we verbruiken”, legt Gunther Vaeyens, diensthoofd IT bij KORHA, uit. “Prints voor examens, bijvoorbeeld, of andere invulbladen bevatten veel witruimte. Een klassiek contract omvat vaak een vaste prijs per pagina, ongeacht of er enkele woorden of een grote kleurenfoto op staan.” KORHA betaalt enkel voor het effectieve tonerverbruik en realiseert zo een mooie kostenreductie.

Printing neemt bij een scholengroep een grote hap uit het budget. Het jaarlijkse printvolume van de scholengroep bedraagt acht miljoen pagina’s zwart-wit en een half miljoen pagina’s kleur. Gunther Vaeyens: “Daarom moeten we er strikt op toezien dat we enerzijds verspilling zo veel mogelijk vermijden en anderzijds de gemaakte prints correct kunnen toewijzen aan de leerlingen.” Realdolmen stelde daarom voor het gebruik van follow-me printing uit te breiden met PaperCut, een softwaretool voor printbeheer. “Wie wil printen, meldt zich eerst aan bij het toestel”, legt Gunther Vaeyens uit. “Zo kunnen we makkelijk opvolgen wie er hoeveel prints maakt. Dat kunnen we aan de ouders rapporteren en correct aanrekenen aan de leerlingen.”

Toekomstgericht

“Op termijn willen we nog meer automatiseren”, besluit Gunther Vaeyens, “zodat de multifunctionele printers de kosten voor een gemaakte print via PaperCut automatisch doorgeeft aan ons boekhoudsysteem. Realdolmen denkt met ons mee. Daarin schuilt de toegevoegde waarde van een echte partner.”

Klik hier om de volledige case te downloaden.

Partners

Inschrijven op Product & Licensing Flash

Blijft u graag op de hoogte van de laatste nieuwigheden en updates in het domein van hardware & licenses?

Schrijf u hier in.