Rflow

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Gestion de Documents & Données d'Entreprise

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Rflow est une solution qui centralise, organise et traite l’ensemble de vos données, avec la possibilité de les retrouver sans perte de temps grâce à un puissant moteur de recherche. Elle vous permet de capitaliser dans la mise en place de procédures et de moyens adaptés tout en respectant l’intégrité, l’authenticité, la conformité, la sécurité et la traçabilité de vos supports.

Rflow vous aide à capitaliser sur la gestion et le traitement de vos données avec son moteur de workflow flexible et performant. Vous contrôlez l’ensemble des données entrant dans votre système d’information (sourcing), tout en archivant automatiquement vos documents (data archiving).

Après avoir extrait de manière automatique les données de vos documents, vous enrichirez vos ERP, et autres CRM, ECM (data processing). Rflow est doté d’un moteur de recherché intuitif et performant qui vous permet de retrouver vos données rapidement (data search), afin de les restituer dans une interface portail moderne, flexible et individuel pour chaque utilisateur (distribution) et ce en toute sécurité.

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Défis

La quantité de données et de documents qui nous attend est gigantesque. Avez-vous déjà entendu parler des zettaoctets ? Si un gigaoctet représente un 1 avec 9 zéros (en octets), un zettaoctet représente un 1 avec 21 zéros. Selon les prévisions, d’ici 2025, nous générerons tous ensemble 180 zettaoctets de données par an. Que le rythme soit ou non aussi soutenu au sein de votre organisation ou de votre entreprise dépend de beaucoup de choses. Mais mieux vaut être préparé à une augmentation explosive de la quantité et de la complexité des documents et des données que vous aurez à gérer. Le bon côté de la chose, c’est que cette vaste quantité de données vous offrira des possibilités inédites. 

Volume & variation

Volume & variation

Chaque jour, vous recevez et disséminez de grandes quantités de données et de documents. « Avant », nous pensions surtout à des documents papier ; désormais, nous pensons à des fichiers numériques. Ces données et documents vont et viennent entre différentes parties : il peut s’agir de fournisseurs, de clients, de partenaires, d’organisations publiques ou encore de diverses autres institutions. Nombre de ces informations, heureusement pas toutes, doivent être conservées ou même archivées. Par conséquent, les archives papier débordent – surtout s’il n’y a pas de bonnes procédures et politiques d’archivage en place.

Mais les documents papier ne sont pas les seuls à pouvoir entraîner un « stress informationnel ». Les documents numériques aussi y ont leur part. Ils prennent certes moins d’espace, mais peuvent engendrer les mêmes problèmes, surtout si la conservation des documents numériques ne fait pas non plus l’objet de bonnes pratiques. Car où conserver ces documents numériques et comment garantir une bonne gestion des versions ?

Enfin, il est indéniable que la quantité de types de documents différents ne fait qu’augmenter. La multiplication du nombre de systèmes logiciels a aussi multiplié la diversité des fichiers. Documents, tableurs, photos, vidéos, dessins, e-mails, exécutables… Et chaque type de fichier englobe à son tour de nombreux formats, qui doivent tous être intelligibles.

Sécurité & conformité

Sécurité & conformité

Plusieurs parties vous confient des informations importantes. Réciproquement, en tant qu’entreprise ou organisation, vous leur fournissez aussi des informations essentielles. Celles-ci sont contenues dans nombre de documents et de données. Il importe de bien organiser l’accès à ces informations, tant pour vos propres collaborateurs que pour des tiers.

Peut-être souhaitez-vous aussi que cet accès dépende de la situation ? Par exemple, un accès sans restriction à partir de votre réseau interne, mais limité depuis un emplacement externe. Le chiffrement des informations pourra aussi s’avérer nécessaire. En tout cas, il est primordial d’empêcher qu’elles tombent entre de mauvaises mains.

La législation toujours plus stricte, comme le RGPD (Règlement général sur la protection des données), vous donne d’ailleurs un certain nombre de directives à ce niveau. Mais il importe aussi de garantir l’authenticité et l’intégrité des données et des documents pour eux-mêmes.

Chercher & trouver

Chercher & trouver

Vous gérez des documents et des données de manière efficace et sûre et souhaitez les rendre accessibles. À cet égard, le point de départ doit être la simplicité avec laquelle les informations peuvent être cherchées et trouvées.  Des études indiquent en effet qu’une mauvaise organisation à ce niveau décourage les personnes de la recherche des bonnes informations, avec toutes les conséquences que cela implique.

Vous voulez également avoir la certitude que les informations trouvées sont correctes et à jour. À titre de service supplémentaire, vous voulez peut-être distribuer des documents, des données et des informations de manière proactive, par exemple via un portail ou au moyen d’une notification. Vous vous assurez ainsi que les bons acteurs disposent des bonnes informations au bon moment. 

Processus & collaboration

Processus & collaboration

L’intégration fait toute la différence. Une entreprise ou une organisation est une synergie de responsabilités, de départements et de personnes diverses. Considérez-la comme un orchestre : le son de chaque instrument individuel peut être agréable à écouter, mais s’ils jouent en harmonie, vous obtenez un concert magnifique.

Il en va de même chez vous. Comment faire naître cette harmonie ? Comment veiller à ce que l’ensemble de la documentation et des informations clés soutiennent vos processus opérationnels ? La solution va au-delà de la collecte, de la centralisation, de la repérabilité ou de la distribution de ces informations : il s’agit véritablement de concevoir les processus dans cette optique. Il convient donc de réfléchir à l’intégration des divers flux de documents et à des interfaces dynamiques avec d’autres applications. Pour ce faire, vous devrez peut-être développer des services web ou des API spécifiques. Par exemple, comment faire en sorte qu’un document entrant « déclenche » une action ? 

Rflow, la solution pragmatique

Avec Rflow, vous gérez simplement l’ensemble des documents et des données entrants et sortants.  Vous les mettez facilement à disposition à l’aide de fonctions de recherche, ou via un site web ou un portail. Vous améliorez en outre l’efficacité de votre entreprise ou de votre organisation en intégrant directement les informations à d’autres solutions existantes

Tous types de sources

Tous types de sources

Rflow traite facilement tout type de fichier, quelle qu’en soit la source

Rflow intègre sans difficulté les documents et/ou les données tant analogiques que numériques. Vous gérez ainsi tous les types de documents possibles : vidéos, images, fax, e-mails, listes, fichiers… 

Et peu importe comment Rflow les obtient : que ce soit par l’intermédiaire d’une autre solution logicielle (ERP, CRM), d’un e-mail ou d’un scan, vous n’avez aucune restriction.  Par exemple, nous prévoyons un plug-in Outlook pour l’archivage intelligent d’e-mails automatiques.

En résumé :

  • Gestion de tous types de documents : MS Office, PDF, e-mails, photos, vidéos, lettres, fichiers journaux…

  • Provenant de tous types de systèmes : ERP, CRM, MAIL, scans…

  • Sur tous types de média

Stockage

Stockage

Vos informations conservées en toute sécurité

Il est clair que la quantité de documents et de données augmentera exponentiellement dans les années à venir. Heureusement, Rflow est un partenaire fiable pour leur enregistrement et leur conservation.

Vous voulez conserver des données importantes (contrats, commandes, factures…) de façon adéquate. Vous voulez également garantir leur intégrité et leur conformité : il pourrait en aller de leur valeur de preuve juridique. En outre, vous voulez peut-être chiffrer les informations et construire des archives indexées par thème ? Bienvenue chez Rflow. 

En résumé :

  • Gestion de la conservation à long terme, date d’échéance, hiérarchisation

  • Intégrité, conformité, valeur de preuve (juridique)

  • Gestion sécurisée des droits d’accès (connexion AD) et du cycle de vie des documents

  • Traçabilité des événements (fichiers journaux)

  • Mécanisme de chiffrement/compression/dédoublement

Traitement

Traitement

Convertissez vos informations en actions

Les documents, les données, les informations dont vous disposez sont très précieux. Mais comment pouvez-vous les exploiter ? Comment peuvent-ils aider votre entreprise ou votre organisation à fonctionner encore plus efficacement et à être encore plus orientée client ? Rflow a la réponse.

Nos collaborateurs sont notre capital le plus important. Pourquoi leur ferions-nous exécuter manuellement des tâches (administratives) répétitives et peu stimulantes ? Avec Rflow, il est parfaitement possible d’automatiser certaines tâches au moyen d’une intégration avec divers autres systèmes.

Il peut par exemple s’agir du démarrage d’un flux d’autorisation après le scan d’une facture, ou encore de la génération automatique d’un e-mail accusant réception d’une commande. Les possibilités sont infinies, et dans ce cadre, nous combinons Rflow à plusieurs autres outils ou applications de votre paysage informatique. Rflow peut aussi fonctionner comme une API – et naturellement, nous prenons aussi en charge les webservices. 

En résumé:

  • Intégration de flux de documents (API/Webservice)

  • Collaboration et gestion des versions

  • Interface dynamique vers des applications spécifiques

  • Création propre de flux de travail dynamiques

Distribution

Distribution

Disponible où et quand vous le souhaitez

Rflow garantit la disponibilité des informations, où et quand vous le souhaitez. Convivialité et orientation client sont les maîtres mots.

Vous voulez mettre les informations à disposition en toute simplicité. C’est possible au moyen d’une méthode de recherche de type « Google » et de requêtes dans l’intégralité du texte. À cet égard, les métadonnées collectées seront certainement utiles. Mais vous souhaitez peut-être non seulement mettre les informations à la disposition de vos collègues, mais aussi de vos clients, de vos fournisseurs ou d’autres parties ? Rflow vous en donne la possibilité, et ce, à partir de différents systèmes comme votre ordinateur de bureau, votre tablette ou votre smartphone.

Naturellement, la sécurité joue à cet égard un rôle prépondérant. Notre longue expérience auprès d’institutions financières de premier plan (notamment au Luxembourg et en Belgique) vous la garantit. Il est en outre possible de distribuer les informations, par exemple via un portail ou un site web.

En résumé :

  • Recherche simple (métadonnées)

  • Génération de nouveaux documents sur la base des informations collectées

  • Ajout d’éléments (remarque, filigrane, post-it…) avec des contrôles d’accès spécifiques

  • Possibilités de recherche illimitées pour donner accès à des parties externes (citoyens, patients, clients…) après identification (login, e-ID…)

Un système DMS pour la gestion des fichiers clients et des fichiers fournisseurs

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