RProve

Notre histoire et notre culture sont basées sur l’écriture et le papier. Rien d’étonnant, dès lors, si nos armoires débordent de documents, et si la souplesse de nos processus dépend de la rapidité avec laquelle les enveloppes transitent de bureau en bureau.

Mais il ne suffit pas de numériser ses documents pour se proclamer « paperless », il faut aussi disposer d’un outil qui ajoute de la plus-value aux documents numérisés, et qui transcende les processus mis en place au sein de l’organisation.

Avec RProve, Realdolmen offre un outil pour rencontrer ces nouveaux besoins. Il s’agit d’une extension au logiciel Alfresco, outil leader de la gestion documentaire.

Gestion du courrier

Numérisez votre courrier et tirez profit d’une solution entièrement dématérialisée. Indexez le courrier rapidement (par copier/coller) pour le retrouver facilement.
Distribuez les courriers aux personnes ou services destinataires de manière instantanée, et évitez les copies papiers.
Grâce au moteur de règles d’Alfresco, diffusez ou classez automatiquement les documents.
Assurez la confidentialité de vos courriers en ajustant la liste de distribution et le niveau de partage.
Les courriers confidentiels ne seront visibles que par les destinataires autorisés.
Mettez en place un indicateur global de tous les documents entrants et sortants, qu’il s’agisse de courrier postal, courrier recommandé ou de courrier électronique.

Signature électronique

Signez les documents électroniquement grâce à votre carte d’identité. Ceci peut-être fait à distance, grâce à n’importe ordinateur disposant d’un lecteur de smart-card.
Les documents signés sont transformés en PDF et scellés par la signature électronique, afin de garantir leur intégrité et leur donner une valeur probante. Ils gardent leur signature même s’ils sont envoyés par email ou archivés sur un autre support.
Le signataire électronique est parfaitement intégré avec les autres composants de RProve afin de pouvoir définir une ou plusieurs actions de signature sur chaque dossier.
Un écran simplifié permet de vérifier et filtrer les documents lors de leur signature. Déléguez le rôle de signature lorsque vous êtes absent.

Gestion de dossiers

Créez des dossiers de travail pour grouper l’ensemble des informations relatives à une même demande, qu’il s’agisse de documents entrants / sortants, propriétés, tâches ou personnes de contact.
Une checklist guide les gestionnaires dans les différentes tâches à réaliser pour le suivi du dossier. Chaque action, décision et validation est mémorisée pour assurer une traçabilité complète.
Facilitez la collaboration des différents participants. Chacun à toute l’information utile pour assurer son rôle.
Des workflows prédéfinis (demande d’avis, de révision ou de validation) facilitent la coordination des intervenants.
Créez en un clic des documents sortants sur base de modèles. Les documents sont pré-remplis avec les informations du dossier (expéditeur, destinataire, référence, …), et peuvent être édités avant envoi.
Surveillez l’avancement de l’ensemble des dossiers de votre service par rapport à leur date limite via un échéancier.
Un dossier ne restera plus bloqué en cas d’absence de son gestionnaire.
Configurez les modèles de dossiers, checklists et modèles de document sans programmation.
Mesurez les volumes et flux de documents via différents indicateurs. Optimisez les processus métiers pour éviter les ralentissements ou blocages.

Quelques références

Imelda Ziekenhuis

Innoviris

COCOF

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