Vous les connaissez sans doute très bien, ces bacs à courrier bruns ou gris ENVOI et RÉCEPTION. Peut-être en avez-vous même sur votre bureau en ce moment. Car si le monde est entré dans plain-pied dans l'ère du numérique, le travail zéro papier n'est pas encore pour tout de suite.
Il faut savoir que la validité des documents et signatures électroniques varie déjà ne fût-ce qu'en Belgique entre les différentes Régions, mais aussi à l'échelle européenne et internationale. Certains documents électroniques (tels que les factures) font l'objet d'une législation claire à propos de leur conservation et de leur force probante, au contraire d'autres types de correspondance. Il n'est donc guère étonnant que les organisations et autorités publiques hésitent encore à passer au travail zéro papier. La gestion de documents en est encore à ses balbutiements sur le plan juridique, raison pour laquelle les bacs à courrier continuent de se remplir.
D'autre part, sachant que le temps des immenses armoires à archives est pour ainsi dire révolu, il peut s'avérer utile de recourir à un Document Management System tenant compte des besoins pratiques et juridiques de votre organisation.
Deux solutions possibles: RFlow et RProve
Realdolmen propose deux solutions, répondant chacune à des besoins (juridiques) différents: RFlow et RProve. Ces deux outils comprennent les mêmes fonctionnalités de base. Vous assurez la gestion des tâches, rôles et responsabilités des utilisateurs ; les documents sont indexés pour que vous puissiez les retrouver facilement par la suite ; les deux outils s'intègrent aisément dans l'ERP ou l'intranet, ou dans le cas de RProve dans la version sous licence ou gratuite d'Alfresco Enterprise Content Management System.
Reste à savoir quelle solution choisir : RFlow ou RProve ? En fait, cela dépend si vous gérez des documents « morts » ou « vivants ». Les documents « morts » ont uniquement besoin d'être archivés et ne seront plus modifiés. C'est le cas, par exemple, des factures que vous recevez sur support papier ou numérique.
