Hybride samenwerking, veilig en efficiënt transversaal: dat is wat Inetum-Realdolmen met Microsoft Teams realiseerde bij NIRAS en Belgoprocess. Intern en extern communiceren en info uitwisselen, kan nu met een gerust hart. Inetum-Realdolmen ondersteunde het traject met het nodige change management en stoomde NIRAS en Belgoprocess klaar voor verdere digitalisatie.
Teams ondersteunt veilige hybride samenwerking bij NIRAS en Belgoprocess
Teams ondersteunt veilige hybride samenwerking bij NIRAS en Belgoprocess
Als nationale instelling voor radioactief afval en verrijkte splijtstoffen is NIRAS sinds 1980 verantwoordelijk voor het veilige beheer van radioactief afval in België. Het gaat om radioactief afval dat is ontstaan bij de productie van elektriciteit in kerncentrales, bij de ontmanteling van nucleaire installaties en door het gebruik van radioactieve stoffen in onderzoek, geneeskunde, landbouw en industrie. In het hoofdkantoor in Brussel, de afdeling in Fleurus en de industriële dochteronderneming Belgoprocess in Dessel zijn ongeveer 800 personen aan de slag. Belgoprocess neemt het operationele gedeelte van het afvalbeheer voor zijn rekening.
De directie van NIRAS en Belgoprocess hebben besloten de informatie over het beheer van het radiologische afval te bundelen. In dat kader initiëren ze verschillende prioritaire projecten, waarbij de afdelingen CS-ICT en CS-IDKM betrokken zijn. In dat verband zoeken NIRAS en Belgoprocess nog nieuwe medewerkers en deskundigen om de verschillende functies en rollen te vervullen.
MS Teams en change management
“Databeveiliging is heel belangrijk voor ons”, vertelt Danielle Couvreur, CS-IDKM manager (Information Data Knowledge Manager bij de afdeling CS-ICT bij NIRAS en Belgoprocess). “Door onze activiteiten gaat het om gevoelige informatie die een bijzondere behandeling vereist.” Corporate Service ICT dokterde een ICT Masterplan uit. Dat bevatte de introductie van Microsoft Office 365, waar Teams deel van uitmaakt. “Het gebruik van Teams, als vervanger van Skype, is versneld ingevoerd door covid. De pandemie verplichtte ons om van thuis uit te werken”, zegt Danielle Couvreur.
“Teams is eerst in gebruik genomen voor videobellen, daarna ook voor het beheer en de uitwisseling van documenten via de cloud. Zo konden we verder werken tijdens de lockdowns. Het belangrijkste doel voor ons was beter te kunnen samenwerken en op een veilige manier info te kunnen delen tussen de medewerkers van NIRAS en Belgoprocess, onze externe contacten en onze partners voor projecten en onderzoek.”
Vertrouwde partner
Een partner om die nieuwe manier van communiceren te implementeren was snel gevonden. NIRAS wist dat het daarvoor een beroep kon doen op Inetum-Realdolmen, waarmee het al samenwerkte voor het beheer van SharePoint. “Inetum-Realdolmen kende onze manier van werken en onze bedrijfscultuur al. Het bedrijf kon bovendien een ruime ervaring voorleggen rond de implementatie van Teams.”
“
“Naast de eigenlijke implementatie van Teams, werkten we met Inetum-Realdolmen samen rond change management. Het bedrijf stond onder andere in voor opleidingssessies, zodat alle gebruikers vertrouwd konden raken met de nieuwe manier van werken”, weet Danielle Couvreur. “Via presentaties – zowel online als ter plaatse – kregen we uitleg over hoe we de tool correct kunnen gebruiken. We kregen een grondige opleiding over de verschillende communicatiemogelijkheden die Teams biedt.”
”Change management
In een organisatie als NIRAS is governance van het beheer van informatie belangrijk. Het gaat daarbij om het bestuur, het beleid of de set van regels die een vlotte, eensgezinde interne werking van een bedrijf moet garanderen. Bij NIRAS en Belgoprocess was het belangrijk een duidelijk kader te scheppen over het gebruik van Teams: wie doet wat, welke informatie mag aan bod komen in Teams, hoe verloopt de samenwerking via Teams, waar kun je vertrouwelijke documenten plaatsen, waar kun je info posten of als SharePoint-file delen, enzovoort. Al dat soort vragen wilde NIRAS beantwoord zien binnen de nieuwe aanpak.
“Daarom was een changemanagementplan cruciaal”, zegt Danielle Couvreur. “Het was de sleutel tot het succes van ons project. De uitvoering van het changemanagementplan is gefaseerd en parallel op twee niveaus gebeurd, zodat onze ICT’ers rustig alle informatie konden oppikken. Enerzijds was er het technologische luik, waarbij onze ICT-afdeling het gebruik van de tool moest bestuderen, inclusief de impact ervan op de beleidskeuzes rond technologie, databeheer en informatiebeveiliging. Anderzijds voerden we het changemanagementplan ook uit op gebruikersniveau. De diensten communicatie, beveiliging, CS-ICT, HR en CS-IDKM (Corporate Service – Information, Data and Knowledge Management) fungeerden als het ware als ambassadeurs om info te delen en feedback te verzamelen”, zegt Danielle Couvreur. “Trouwens, niet alleen de directie, maar alle afdelingen hebben het project vanaf het begin ondersteund.”
Tevreden over het resultaat
NIRAS en Belgoprocess kijken tevreden terug op het traject met Teams en Inetum-Realdolmen. “Teams heeft gezorgd voor een nauwere samenwerking”, aldus Danielle Couvreur, “en een stapsgewijze verbetering van de beveiliging van ons documentenbeheersysteem. We hebben een duidelijke evolutie gezien in het gebruik van het systeem en in de best practices die het heeft opgeleverd. We zijn intussen een jaar verder, maar we blijven het systeem stap voor stap verder verbeteren. We kunnen daarbij nog altijd rekenen op Inetum-Realdolmen, dat doorheen de tijd is uitgegroeid tot een echte vertrouwenspartner.”
Alle cases
Lees ook onze andere klantenverhalen uit verschillende sectoren