Een kmo leiden is al moeilijk genoeg, dus dan wil je geen zorgen over de IT-voorzieningen aan je hoofd. Zeker omdat maar weinig kmo’s iemand met een IT-achtergrond, laat staan een CIO, aan boord hebben. Bij Political Intelligence zochten ze daarom een IT-partner waarop ze volop konden vertrouwen. En nu willen ze er álle IT-activiteiten aan uitbesteden. “IT moet je aan experts overlaten”, vindt CEO Isabelle De Vinck.

Videoconferencing en Skype

Bij Political Intelligence werkten ze al met Office 365 van Microsoft, waarvan de experts van Realdolmen meteen het beheer in handen namen. De meest ingrijpende verandering was de overschakeling naar Skype voor Bedrijven, mét aangepaste hardware. Daar kwamen ook de videoconferencingapparatuur en een reeks nieuwe computers bij, wat de organisatie meteen een veel professionelere uitstraling bezorgde. De medewerkers van het Brusselse kantoor – er zijn ook vestigingen in Londen en Madrid – kregen een opleiding om met de nieuwe toestellen om te gaan. Ook wat het netwerk betreft, kwam er een volledige integratie – zelfs de deurbel zal vanuit Skype voor Bedrijven kunnen worden beantwoord.

Absolute ontzorging

Intussen zijn ze bij Political Intelligence stilaan klaar voor de volgende stap: Workplace-as-a-Service (WPaaS). “Voor een kmo is een voltijdse IT’er in dienst nemen onbetaalbaar”, legt De Vinck uit. “Ik wil absoluut ontzorgd worden en verwacht van mijn ITpartner dat ze elk aspect onder controle hebben. Als er een nieuwe medewerker begint, wil ik dat er op die dag een laptop klaarstaat met de juiste e-mailaccount erop geconfigureerd, dat de toegang tot het wifi-netwerk geregeld is, enzovoort. Maar ook met kleinere dingen zoals hoofdtelefoons, printers en dergelijke kan de partner ons nog meer helpen door die ter beschikking te stellen in plaats van ze te verkopen en geregeld te vervangen. Ik zou ook graag hebben dat de supportvragen niet meer gecentraliseerd moeten worden voor ze naar de partner gaan, wat momenteel nodig is om het IT-budget onder controle te houden. Ik zou bijvoorbeeld elke medewerker een aantal credits willen geven waarmee ze onafhankelijk en naar eigen goeddunken supporttickets kunnen openen. Dan moet ik enkel nog tussenbeide komen als hun credits op zijn, wat mij veel tijd zou besparen.”

De droom van elke kmo

Bij Realdolmen wordt volop gesleuteld aan zo’n formule. “Maar er komt heel wat bij kijken”, zegt Van Ham-Grave. “Je moet die apparatuur bijvoorbeeld op voorraad hebben, zodat je alles meteen kunt configureren en leveren. Er moeten nieuwe contracten voor worden opgesteld, afspraken gemaakt over hoe de gegevens van de klanten kunnen en mogen worden bewaard, enzovoort.” De Vinck hoopt alvast dat het nieuwe aanbod er snel zal komen. “Dit is een formule waar elke kmo volgens mij van droomt”, zegt ze.

Download onderaan de volledige case