Self-Service BI in Power BI beheren
Microsoft Power BI is het strategische hulpmiddel voor belangrijke bedrijfsrapportagebehoeften van Port of Antwerp. Samen bouwden we een virtuele cockpit, in de vorm van een Power BI rapport, om het gebruik van de tool in kaart te brengen. Niet om met de vinger te wijzen, maar om de gebruikers verder te coachen en ervoor te zorgen dat de gemaakte rapportage strookt met wat het bedrijf wil bereiken. Het Self-Service aspect blijft behouden maar op een beheerste manier.
Voor we zoiets konden opzetten, moesten eerst de richtlijnen voor het gebruik van de tool duidelijk gesteld worden. We vertrokken vanuit de vraag ‘hoe ziet het ideale gebruik van Power BI ten dienste van Port of Antwerp eruit’ en vulden dit in voor en met verschillende stakeholders (denk aan een technisch profiel, iemand die instaat voor de data governance, een architect, …). Zo brachten we alle visies meteen samen, een belangrijk aspect om voldoende draagkracht te creëren.
Het resultaat is een meta Power BI rapport dat rapporteert over het Power BI gebruik in de organisatie, aangevuld met kerninformatie over alle artefacten. Dit rapport consolideert dan verschillende bronnen van APIs, scripts, en databases in één handig overzicht. Het Data Analytics team van het havenbedrijf organiseert tweewekelijks een meeting met stakeholders van een functioneel domein om lopende zaken te bespreken, waaronder het rapport met achterliggende gebruiksgegevens. Ze analyseren hoe gebruikers rapporten en datasets maken en in welke mate deze voldoende afgestemd zijn op de geldende richtlijnen. Vanuit die analyse formuleren ze aanbevelingen voor de gebruikers. Dit kan bijvoorbeeld gaan over de databron die werd gebruikt. Het bedrijf beschikt namelijk over gecentraliseerde databronnen die optimaal zijn opgemaakt om aan selfservice te doen. Komt de data uit het rapport uit die vertrouwde omgeving of werd er data uit een obscure testomgeving gebruikt? De cockpit vertelt het hen.
Een geslaagd experiment
De virtuele cockpit werd opgestart als experiment. De resultaten zijn positief en hebben de zin aangewakkerd om na te denken over volgende stappen. Eén van de volgende pistes is om het beeld vollediger te maken. Het is ook de bedoeling dat mensen die content in Power BI gaan creëren vanaf het begin blootgesteld worden aan de opgestelde richtlijnen zodat het meta-rapport vooral dient ter opvolging.
Door gebruik te maken van het Microsoft Power Platform konden we snel van idee tot werkende tool evolueren. In 10 dagen tijd voerden we de discussies over de richtlijnen, zetten we het rapport op en gingen ze ermee aan de slag. Klein beginnen werpt dus duidelijk z’n vruchten af, opschalen kan altijd nog.
Data over het gebruik van Power BI is cruciaal om het succes in de organisatie te meten. Met deze cockpit zijn we een flink stapje verder gegaan dan de statische logging die vaak wordt gebruikt. Met het resultaat op korte termijn mogen we dan ook zeer tevreden zijn. De achterliggende drijfveer van ‘stimuleren, niet controleren’ is me dan ook absoluut op het lijf geschreven.
Benni De Jagere, Enterprise Data Architect Inetum-Realdolmen