Bouw een cultuur van innovatieve en virtuele samenwerking in hybride werkomgeving

Enkele toepassingen om te exploreren

Breng alles samen op een Employee Experience Platform

Op zo’n platform komt alles samen. Alle info is er te vinden en collega’s kunnen elkaar daar treffen. Een mooi voorbeeld van zo’n platform is Microsoft Viva. AI wordt ingezet om de juiste informatie te tonen aan de juiste mensen, zodat er geen tijd verloren gaat aan het doorploegen van tientallen documenten. Het geeft ook aanbevelingen op basis van gegevens van werknemers en doet bijvoorbeeld suggesties over de optimale tijd om mails te beantwoorden zodat ze zo min mogelijk gestoord worden. Er zijn ook dashboards voor managers beschikbaar, waar ze bijvoorbeeld kunnen zien wat het stresslevel van hun werknemers is. Het platform bevat ook een luik dat zich toespitst op persoonlijke ontwikkeling. In die omgeving kan je bijhouden welke skills je nog wil bijleren en opvolgen welke trainingen je al gevolgd hebt.

Bouw een virtueel kantoor, congres, …

Er bestaan ook allerhande platformen waarop je virtuele plekken kan vormgeven of simuleren. Vaak worden spontane ontmoetingen hierbij in de hand gewerkt. Microsoft Teams introduceerde onlangs The Watercooler Bot. Met behulp van die tool kan je een korte meeting opzetten, de Bot kiest zelf welke collega’s worden uitgenodigd. Zo wil Microsoft ontmoetingen zoals aan de waterkoeler of koffiemachine simuleren. Je weet niet wie je daar gaat treffen maar vaak komen er wel interessante of persoonlijke gesprekken op gang.

Daarnaast kan je ook fysieke ruimtes zoals een kantoorgebouw simuleren. Wij bouwden met Gather ons kantoor in Kontich na. Je kan affiches met bedrijfsinformatie ophangen, een spelletjesruimte inrichten of bureaus neerzetten waar het geluid wordt gedempt voor opperste concentratie. Zo’n ruimte kan je volledig vormgeven volgens eigen wensen en noden.

Platformen zoals Pine en Virbela spitsen zich dan weer toe op de organisatie van online conferenties. Ze bieden allebei een andere interface aan, bij de ene kan je bij virtuele standjes langsgaan en bij de andere kan je met een avatar rondlopen in een 3D-omgeving en andere aanwezigen aanspreken.

Een robot als gastheer

Door de geldende maatregelen of door het vele thuiswerk kan het zijn dat er veel minder aanwezigen op kantoor zijn. Toch zijn er vaak wel wat vragen (bv. Waar ligt het printpapier?) of taken zoals het wegwijs maken van gasten. Om dit op te vangen kan er een robot ingezet worden. Zij kunnen bijvoorbeeld simpele maar veelvoorkomende vragen beantwoorden of gasten begeleiden naar de juiste vergaderzaal.

Doe beroep op virtuele assistentie

Wanneer een technieker alleen op pad is, kan bijvoorbeeld Vuforia Chalk gebruikt worden om samen met een expert, die zich niet in dezelfde ruimte bevindt, de voorgevallen situatie te bekijken. Door gebruik te maken van smartglasses wordt er een extra laag informatie over de fysieke wereld gelegd, denk bijvoorbeeld aan pijlen die aanwijzen welke schroeven moeten vastgevezen worden om een machine te onderhouden. Dit kan bijvoorbeeld ook gebruikt worden om op een kostenefficiënte manier trainingen te organiseren.

4 aandachtspunten bij het omarmen van virtual collaboration

Er bestaan dus heel wat mogelijkheden om (samen-)werk in een hybride werkcontext mogelijk te maken. Hoe kan je dit nu embedden in een organisatie? Hoe creëer je de meeste toegevoegde waarde? Hoe kan je er zeker van zijn dat je in de juiste zaken investeert? Hoe breng je alle ideeën samen en creëer je een omgeving waar iedereen zich goed in voelt? We bespreken vier aandachtspunten hierbij:

1. Versta eerst en vooral je bedrijfsspecifieke context heel goed. Dit klinkt misschien vanzelfsprekend maar vaak hebben we onbewust toch een vrij eenzijdig beeld van de realiteit of zitten we vast in onze eigen noden. Ga het gesprek aan met verschillende werknemers om te peilen waar zij vandaag tegenaan lopen of waar zij opportuniteiten zien op het vlak van een hybride werkcultuur binnen de organisatie. Alle input is waardevol om ideeën te genereren. Daarna komt het erop aan om van een los idee naar een afgetoetst concept te evolueren, liefst door middel van co-creatie. Hulp bij nodig? Ontdek onze gratis templates, geïnspireerd op de principes van Design Thinking.
    
2. Laat de bestaande omgeving mee evolueren. Denk bijvoorbeeld aan vergaderzalen waar de virtuele aanwezigen ook echt mee rond de tafel zitten door een halve cirkel voor een groot scherm te plaatsen. Wanneer we fysiek aanwezig zijn zal de focus vooral liggen op ontmoetingen, eerder dan op individueel werken. Zorg voor een omgeving die dit faciliteert en (in-)formele gesprekken op gang brengt, door de wandelpaden bijvoorbeeld in een cirkel te laten lopen zodat je altijd wel iemand tegen het lijf loopt.
    
3. Heb voldoende aandacht voor digitale uitputting. We weten ondertussen hoe vermoeiend het kan zijn om een hele dag in virtuele meetings te zitten. Ga telkens na of iedereen aanwezig moet zijn en stimuleer spontane ontmoetingen. Zorg ook voor voldoende dynamiek in virtuele meetings om ervoor te zorgen dat iedereen zich gehoord voelt. Je kan bijvoorbeeld gebruik maken van polls om naar meningen te polsen.
    
4. Zet extra in op de opbouw van sociaal kapitaal om de betrokkenheid in en tussen teams hoog te houden. Dit kan je doen door bijvoorbeeld één keer per maand iedereen te laten samenkomen op de virtuele werkvloer.