Van workflow tot RPA: hoe Power Automate je leven vergemakkelijkt

Lennerts experiment

Lennert, één van de podcasthosts, bouwt elke maand een verrassende applicatie met behulp van het Power Platform. Deze keer bouwde hij één van z’n voorgaande experimenten verder uit voor een event van z’n eigen team. De teambuildingapplicatie ‘The Hunt’, die in de derde aflevering (link blog) voorbij kwam, kreeg een extra geheimzinnige touch. Door te werken met locatieherkenning, kon de app pas geopend worden als z’n collega’s aanwezig waren op de locatie van het evenement. Dit zorgde voor een teasing effect vooraf en een verrassingselement aan het begin van de avond. De app onthulde bijvoorbeeld met wie ze die avond aan tafel zouden zitten. De applicatie viel in de smaak bij Lennerts collega’s!

Power Automate geeft je tijd terug

Microsoft Power Automate, standaard inbegrepen bij een Office 365-licentie, kan het einde van saai en repetitief werk inluiden. Deze low-code automatiseringsoplossing laat toe om taken en processen vanzelf te laten lopen zodat jij er geen aandacht meer aan hoeft te besteden. Meer efficiëntie en een hogere productiviteit, wie zegt daar nee tegen.

Zoals de meeste toepassingen van het Microsoft Power Platform, is ook deze tool makkelijk hanteerbaar. De lage instapdrempel laat toe dat ook mensen zonder programmeerkennis hiermee aan de slag kunnen. Er is daarnaast ook genoeg flexibiliteit voor de creativiteit van doorwinterde developers.

Met behulp van templates zet je snel en op een visuele manier workflows op. Je start met het definiëren van een trigger, dit is het startschot dat de flow in gang zet. Denk bijvoorbeeld aan de aanmaak van een nieuw item in een SharePoint-lijst of het taggen van iemand binnen Microsoft Teams. Na de trigger bepaal je welke acties daarop moeten volgen. Die acties hoeven trouwens niet binnen de Microsoft-omgeving plaats te vinden. Door het grote aanbod aan connectoren kan je ook makkelijk allerlei andere applicaties zoals Salesforce of Facebook aanspreken.

Maak je eigen leven en dat van je team makkelijker

Bedenk eens even welke repetitieve taken je dagelijks of wekelijks doet. Dat kan over hele kleine dingen gaan waar je zelfs niet meer over nadenkt, maar toch nemen ze telkens wat tijd en geheugencapaciteit in die beter aan waardevollere taken zou gespendeerd worden. Power Automate is net in die scenario’s de perfecte tool om je persoonlijke productiviteit, of die van je team, een boost te geven. Denk daarbij ver genoeg na! Vaak zijn er verschillende stappen in een proces te automatiseren.

Enkele leuke use cases:

• Vergeet je al eens om je out-of-office antwoordmail aan te zetten? Je kan een workflow opzetten die elke dag even een kijkje neemt in je agenda om te zien of je de volgende dag vakantie hebt ingepland. Indien dit zo is, kan je een to do-item laten aanmaken zodat je dit niet vergeet of je laat je OOO automatisch inplannen.
• Als manager verlies je de verjaardagen van je teamleden niet graag uit het oog. Je kan deze dagen bijvoorbeeld bijhouden in een Excel-file. In plaats van deze file één keer per week te openen, kan je dit als bron gebruiken en Power Automate op de desbetreffende dagen een reminder laten uitsturen naar jezelf. Indien je de Power Automate app hebt geïnstalleerd, krijg je zelfs een notificatie op je gsm. Handig in het weekend!
• Een database met recente CV’s is belangrijk in een consultingcontext. Om die CV’s up-to-date te houden, kan je een workflow bouwen die notificaties uitstuurt als een CV bijvoorbeeld drie maanden niet werd aangepast.

Automatiseer bedrijfsprocessen

Ook in een grotere bedrijfscontext biedt Power Automate duidelijke voordelen. De tool bewijst z’n meerwaarde vooral door manuele of papieren bedrijfsprocessen te digitaliseren én door processen, waarbij meerdere teams bepaalde taken moeten uitvoeren, te automatiseren. Deze scenario’s vragen vaak om complexere workflows met condities en uitzonderingen. Denk bijvoorbeeld aan een onkostennota die bij verschillende diensten van een organisatie dient te passeren ter goedkeuring. Indien de nota een bepaald bedrag overschrijdt, zijn er extra goedkeuringen nodig. Tenzij de onkost door iemand van het management team wordt ingebracht. Spek naar de bek van Power Automate. Vaak moet er in dit soort processen ook een API request in plaats gebracht worden om de koppeling te maken met een andere bedrijfsapplicatie. Dit vraagt wel wat meer technische kennis dan je bij low-code zou verwachten.

Ga nog een stap verder met Robotic Process Automation

Wanneer een flow acties bevat waarbij een applicatie wordt aangesproken waarvoor er geen API of connector bestaat, kom je in het vaarwater van Power Automate Desktop en Robotic Process Automation (RPA) terecht. Dit komt typisch voor wanneer een verouderd systeem moet betrokken worden in een automatisatie. Hierbij moet je dus zelf een model bouwen om aan te geven hoe het proces zou moeten lopen. Zet in op veel testrondes zodat je het model steeds sterker en slimmer kan maken.

Je staat er trouwens niet alleen voor. De tool laat toe dat je een schermopname maakt terwijl je het gewenste proces doorloopt. Je klikt en vult in waar nodig en de tool destilleert hier zelf het proces uit.