Oxfam België: wanneer integratie sterk maakt

Oxfam België is een ngo die ongelijkheid bestrijdt en ijvert voor een eerlijk economisch model dat de mensenrechten en de planeet respecteert. Deze ngo is lid van de confederatie Oxfam International, actief in 87 landen, samen met zowat 3.000 andere partners. Om sociale, economische en klimaatonrechtvaardigheid doeltreffend aan te pakken, moeten er grote inspanningen worden geleverd en is er nood aan een solide organisatie. Welnu, de IT-omgeving van Oxfam België voldeed niet meer aan de behoeften. En om de interne tools te moderniseren werd dan een beroep gedaan op Inetum België. Een succesvolle samenwerking die ertoe heeft geleid dat Oxfam België nu kan rekenen op Microsoft Dynamics, een geïntegreerd ERP-beheersysteem, om een groot aantal van de interne processen te ondersteunen.

Gecentraliseerd beheer met Microsoft Dynamics

Oxfam België besefte maar al te goed dat haar tools moesten worden verbeterd en ging dan ook op zoek naar een vertrouwenspartner. De keuze om samen te werken met Inetum België lag voor de hand. "We stonden er versteld van hoe snel Inetum België onze noden en onze structuur begreep", zegt Alexis Wuestenberghs, ERP-projectleider bij Oxfam België. "Het team stelde pragmatische oplossingen voor en hun ervaring overtuigde ons meteen. Na een volledige analyse van de situatie hebben we ervoor gekozen om het ERP-systeem van Microsoft Dynamics te implementeren." Wat is het doel? Met deze efficiënte oplossing voor gecentraliseerd beheer de interne processen stroomlijnen en een voor alle departementen gemeenschappelijke IT-taal invoeren.

Een sterk partnerschap

Weerstand is inherent aan elke verandering, maar het is wel essentieel om die terughoudendheid goed te kaderen om vooruit te komen. Voor een vlotte implementatie van Dynamics werd een gefaseerde aanpak in modules uitgewerkt. "Er is veel tegelijkertijd veranderd. Dankzij de technische begeleiding van Inetum België en hun ondersteuning van de gebruikers hebben we al die veranderingen optimaal kunnen benutten", aldus Audrey Timmermans, CFO van Oxfam België. "De eerste stap was de implementatie van het systeem in het departement Finance van Oxfam-Solidariteit. Vervolgens hebben we het boekhoudkundige en financiële beheer van de andere entiteiten en ook het beheer van de gesubsidieerde projecten gemigreerd naar Dynamics."

"Als we vroeger een lijst wilde maken van alle projecten die Oxfam België opvolgde, duurde het soms een week om de nodige informatie in alle departementen te verzamelen. Nu loggen we gewoon in op ERP. De tijdwinst is enorm", zegt Alexis Wuestenberghs.

Een duurzame en efficiënte toekomst

Na enkele jaren praktijkervaring is Oxfam België zich heel goed bewust van het potentieel van Dynamics. De uitwisselingen verlopen vlotter en de toegevoegde waarde van de software komt rechtstreeks ten goede aan de follow-up van de solidariteitsprojecten. De verschillende entiteiten helpen elkaar ook veel gemakkelijker. De organisatie overweegt om in de toekomst de applicatie aan te wenden in andere domeinen. Er zijn immers heel wat ontwikkelingsperspectieven op langere termijn en de voordelen zijn legio. Momenteel wordt de software geïmplementeerd voor de aankoopmodule.

Dankzij een constante opvolging van het budget en de uitgaven zullen de acties van Oxfam België nog efficiënter worden uitgevoerd. De organisatie kan steunen op de ervaring en het professionalisme van Inetum België om met een gerust hart de volgende stap te zetten.