“In 2017 kreeg ik van het management de uitdaging om een manier te vinden om onze projecten op tijd en binnen het budget te doen slagen”, vertelt Mathias. Deze uitdaging paste in het Smile 2.0 project van Infrabel, een initiatief om het beheer van strategische doelstellingen nog structureler en pragmatischer aan te pakken.

Binnen Infrabel waren er al andere teams die ook aan de slag waren met Microsoft Project toepassingen, zij hadden er zowel goede als slechte ervaringen mee en konden dus geen kant-en-klaar antwoord bieden. Uiteindelijk ging men over tot een publieke aanbesteding, waarbij Realdolmen als beste uit de bus kwam. “Realdolmen sprong er met de inhoud van hun voorstel en aanpak bovenuit. Alle facetten die we nodig achtten waren aanwezig. De kennis wat betreft maatwerk en development van de applicatie scheen door in de sterke antwoorden op m’n vragen en dat gaf het nodige vertrouwen”, legt Mathias uit.

“Begin 2018 zijn we dan van start gegaan met Realdolmen. Er was een beperkte scope, periode en budget vooropgesteld: enkel de basis set-up was voorzien. Ik gaf de functionele vereisten en Realdolmen bepaalde dan welke technologische ontwikkelingen hiervoor nodig waren. We zijn blij dat Realdolmen snel kon en wou schakelen, in de praktijk is het nu eenmaal surfen op de golfslag die zich op dat moment manifesteert”, zegt Mathias.

Het was de bedoeling om telkens meer en meer projecten en projectmanagers te betrekken. Mede om die redenen werd in 2019 beslist om de samenwerking verder te zetten en zelfs uit te breiden. Infrabel wilde de projectapplicatie verder naar z’n hand zetten, meer mensen gaan trainen en een centraal aanspreekpunt in huis brengen zodat dit alles op een pragmatische manier kon gerealiseerd worden.

Vandaag is het moment aangebroken dat er resultaten uit de tool kunnen gehaald worden. “We willen dat de rapporten uit de applicatie fungeren als single source of truth voor strategische beslissingen", zegt Mathias. 

In de toekomst zullen we samen inzetten op coaching om alle pipelines van projecten in orde te brengen, enkel zo gaat de kwaliteit van data in de tool omhoog. Uiteindelijk is het de bedoeling dat Realdolmen op termijn z’n rol van specialist grotendeels doorgeeft aan het team zodat Infrabel alle nodige expertise in huis heeft. Het is ons doel om hen te empoweren en uiteindelijk enkel nog te fungeren als sparringpartner waarbij Realdolmen hints en inzichten uit de theorie kan doorspelen en Infrabel het kan aftoetsen in de praktijk.

Momenteel staan we verder in het uitrollen van projectmanagement in ons team dan ooit. We durven telkens uitkijken naar een volgend maturiteitsniveau, het is een work in progress maar we werken er al mee en behalen tussentijdse resultaten. Last but not least, zijn we erin geslaagd om een kader te creëren waardoor mensen zich verantwoordelijker voelen.

Mathias Vanden Auweele - Project manager Infrabel