Als de coronacrisis al iets heeft aangetoond, dan is het wel dat een doordacht en dynamisch noodplan geen overbodige luxe is. Dat geldt voor bedrijven en overheden, maar vooral ook ziekenhuizen en andere kritieke zorginstellingen. Met de hulp van ICT-partner Inetum-Realdolmen en het Microsoft Power Platform wist zorggroep GZA zijn noodplanning naar een hoger niveau te tillen.

Van statisch en analoog …

Een van die strategische processen die voor verbetering vatbaar bleken, was de wijze waarop GZA noodplannen opstartte en beheerde. “Vroeger was dat een heel statisch gegeven”, zegt Filip Vandevelde, die naast hoofdverpleegkundige op de spoeddienst ook de rol van noodplancoördinator op zich neemt. “Maar een crisis is juist heel dynamisch.”

Noodplanning was vroeger een volledig analoog proces, waarbij de leden van het crisisteam bijvoorbeeld gebruikmaakten van uitwisbare borden om zich een zo goed mogelijk beeld te vormen van de noodsituatie. Die noodplanning gebeurde telkens ook op één vaste vergaderlocatie. “We hadden altijd wel een back-up, voor het geval die vaste vergaderzaal toch niet beschikbaar was”, legt Filip Vandevelde uit. “Maar alle leden van het crisisteam moesten standaard daar aanwezig zijn. Nu presenteren wij ons weliswaar als één ziekenhuis, maar in de praktijk werken we verspreid over drie campussen. Als zo’n teamlid dan van een andere campus moest komen, ging er uiteraard soms kostbare tijd verloren.” 

Ten slotte werd er van zo’n noodplanning telkens ook een verslag gemaakt. Maar net als die uitwisbare borden was dat verslag niet beschikbaar in real time. “Het gevolg was dat er binnen de organisatie niet altijd één gemeenschappelijk beeld bestond van de noodsituatie. En dat is toch een cruciale voorwaarde om een noodsituatie adequaat te kunnen aanpakken, of het nu om een brand gaat, de uitval van een ICT-systeem of een pandemie.”

… naar dynamisch en digitaal

Het project met Inetum-Realdolmen moest ervoor zorgen dat Filip Vandevelde en de andere leden van het crisisteam zich vlot en snel een gemeenschappelijk beeld van een noodsituatie kunnen vormen, dat ze in real time kunnen delen. “Zo is iedereen meteen op de hoogte van de noodsituatie en hoe ze die moeten aanpakken, op welke campus ze zich ook bevinden.”

“Het idee om een app te ontwikkelen, is ontstaan vanuit de denktank innovatie binnen GZA”, verklaart Filip Vandevelde. “Die denktank werkte al langer samen met Inetum-Realdolmen om innovatieve oplossingen te bedenken voor de digitalisering en automatisering van onze processen.” Ook dit keer besloot GZA met zijn vertrouwde ICT-partner in zee te gaan. “Inetum-Realdolmen heeft eerst onze noden aandachtig beluisterd. Daarna hebben de specialisten van het bedrijf de achterliggende processen zorgvuldig in kaart gebracht en zoveel mogelijk gestroomlijnd, om op basis van die analyse een demoversie van de app af te leveren. Op dat fundament hebben wij samen dan de uiteindelijke Power App gebouwd die ons vandaag in staat stelt om het vroegere analoge, statische crisisbeheer in te ruilen voor een digitale, meer dynamische aanpak.”
    
Voor de ontwikkeling van de app maakten GZA en Inetum-Realdolmen gebruik van het Microsoft Power Platform, een gebruiksvriendelijke low-code-ontwikkelomgeving waar ook gebruikers met relatief weinig technische bagage snel mee aan de slag kunnen. Naast die laagdrempeligheid laat het Microsoft Power Platform ook een flexibele ontwikkeling toe, helemaal op maat van GZA. “Het gebruik van low-code was een aanbeveling van Inetum-Realdolmen”, verduidelijkt Filip Vandevelde. “Dat we binnen onze organisatie al ervaring hadden met het gebruik en de ontwikkeling van Power Apps, werkt de herkenbaarheid nog extra in de hand, wat zeker in crisissituaties een enorme troef is. Dan moet het per definitie snel gaan en is eenvoud nog meer dan anders een deugd.” 

Digitaal wondermiddel

Voor Filip Vandevelde levert de nieuwe app alvast twee belangrijke voordelen op. “Eerst en vooral verloopt de communicatie en samenwerking tussen alle leden van ons crisisteam nu een stuk efficiënter en sneller. Dat maakt dat we ook de andere stakeholders bij zo’n crisis sneller kunnen informeren en de crisis zelf veel sneller aanpakken. Daarnaast laat de app ons toe om achteraf met één simpele klik op een knop automatisch een rapport te genereren. Op basis daarvan kunnen we onze werking sneller evalueren, probleempunten sneller identificeren en er meteen concrete verbeteracties aan verbinden.”

“Het mooie aan dit soort oplossingen is dat ze ons helpen om onze dagelijkse werking te verbeteren”, zegt Jan Witters. “Daardoor kunnen we meer tijd besteden aan onze patiënten. Digitalisering is vaak een wondermiddel om echt tijd te maken voor de dingen die ertoe doen. De komende maanden gaan wij daarom bekijken of en hoe we deze oplossing ook kunnen inzetten om andere processen in onze organisatie te digitaliseren.”