Nieuwe technologie implementeren is maar het halve werk bij een migratieproject. De andere helft van het werk bestaat erin de nieuwe technologie ook effectief ingang te doen vinden in je organisatie. Om alle medewerkers op de verschillende gemeentediensten maximaal te betrekken bij de migratie naar Microsoft 365, riep het Lokaal Bestuur Diepenbeek de expertise in van ICT-partner Inetum-Realdolmen.

De gemeente Diepenbeek, centraal gelegen tussen Hasselt, Genk en Bilzen, telt ruim 19.000 inwoners. “Onze gemeentediensten proberen al die burgers zo goed mogelijk te bedienen”, vertelt Lieven Scrayen, projectbegeleider Interne Zaken bij de Limburgse gemeente. “We kunnen daarvoor rekenen op een 350-tal medewerkers, waaronder ongeveer 125 pc-gebruikers.”

Digitaal (samen)werken met Microsoft 365

“De wereld is in verandering”, stelt de lokale projectbegeleider. Veel van die veranderingen hebben een reële en soms ingrijpende impact op de werking van gemeentediensten. Zo is er de afgelopen jaren ook heel wat dienstverlening voor de burger naar het internet verhuisd. “Als organisatie moeten wij een passend antwoord zien te bieden op die groeiende vraag naar online dienstverlening. Bijvoorbeeld door ervoor te zorgen dat onze medewerkers over de juiste tools beschikken om online te werken én samen te werken.”

Naast laptops en andere mobiele apparatuur die thuis- en afstandswerken mogelijk maken, haalde de gemeente Diepenbeek met Microsoft 365 ook een set geavanceerde softwarediensten voor digitaal (samen)werken in huis. Tijdens de migratie naar die nieuwe digitale kantooromgeving kwamen Lieven Scrayen en zijn collega’s echter tot het besef dat het hier om een project ging dat een veel ruimere invulling vergde.

Veranderingsproces beheren

“Net daarom is het zo belangrijk om niet meteen in de oplossing zelf te vliegen, wanneer je een belangrijke verandering wil doorvoeren, maar eerst een stap achteruit te zetten”, weet Lieven Scrayen. “Daarop hebben we onszelf de vraag gesteld: hoe kunnen we deze migratie als organisatie doen slagen, los van de tool? We zijn tot de conclusie gekomen dat we dat het best kunnen doen door onze medewerkers zoveel mogelijk in het migratietraject te betrekken en te ‘empoweren’. Daardoor kunnen ze ook zelfstandig blijven werken en hun productiviteit aanhouden of zelfs nog opvoeren in de Microsoft 365-omgeving.”

Lieven Scrayen en zijn collega’s beschikten niet zelf over de nodige expertise om dat luik van het migratieproject naar behoren te beheren. Daarom gingen ze op zoek naar een partner om hen in dat veranderingsproces met de nodige kennis van zaken te begeleiden. “We hadden behoefte aan extra ondersteuning van buitenaf. Die vonden we bij Inetum-Realdolmen, de ICT-partner die ons ook al ondersteunde in het technologieluik van het project. Toen zij ook inzake change management bij ICT-projecten heel wat kennis en ervaring konden voorleggen, zijn we direct gestopt met zoeken.”

Inetum-Realdolmen stelde concreet voor om een reeks workshops op te zetten. Daarin kon een kerngroep die de organisatie goed weerspiegelde dieper in een aantal topics duiken en duidelijke antwoorden formuleren op diverse deelvragen. “Het resultaat van die oefening is een rapport met een overzicht van waar onze prioriteiten en noden precies liggen, opgesplitst in verschillende thema’s zoals betrokkenheid en productiviteit. In dat rapport staat ook al uitgezet waar wij als organisatie op langere termijn naartoe willen.”

'Employee empowerment' op maat

“Het rapport bevatte voorts een aantal concrete tips en aanbevelingen”, vervolgt Lieven Scrayen. “Zo kregen we van Inetum-Realdolmen heel wat praktische tools en handvaten aangereikt om ook het luik change management van een migratieproject tot een goed einde te brengen. Dat komt uiteraard onze zelfredzaamheid ten goede. Het maakt bovendien dat we bij toekomstige projecten beter gewapend zullen zijn om zelf die verandering te beheren.”

Het finale doel van de workshops was om te komen tot een ‘empowered employee’: een betrokken, zelfredzame, productieve werknemer. Daarbij hebben de deelnemers van de workshops niet gefocust op een generieke invulling van dat begrip. Ze hebben integendeel proberen te vatten wat een ‘empowered employee’ specifiek betekent voor de gemeente Diepenbeek. “Uiteindelijk gaat het erom dat wij onze medewerkers empoweren op maat van de specifieke noden en vragen van de gemeentediensten die onze burgers, de inwoners van Diepenbeek, bedienen.”