In het Universitair Ziekenhuis Antwerpen (UZA) is een nieuw elektronisch patiëntendossier (EPD) succesvol geïmplementeerd dankzij een combinatie van sectorkennis en technische expertise. De implementatie van het EPD was een cruciale transitie waarbij Inetum België werd ingeschakeld om het ziekenhuis te begeleiden.

Elektronisch patiëntendossier als hart van het ziekenhuis

Het UZA is een universitair centrum voor topklinische en klantvriendelijke patiëntenzorg met meer dan 90 specialisaties. Sinds juni 2021 werkt het UZA in een nieuw Elektronisch Patiëntendossier (EPD) dat steeds en overal beschikbaar is voor elke betrokken zorgverlener én de patiënt zelf. Patiënten kunnen via het patiëntenportaal UZA@home hun medisch dossier raadplegen en interageren met hun zorgteam in het UZA.

Een cruciale transitie

In 2016 begon het UZA met de implementatie van het EPD Millennium, maar het project werd vaak uitgesteld omwille van de omvang en de turbulente covidperiode. De oorspronkelijke bedoeling was immers om alles in één keer live te brengen zodat het ziekenhuis zich weer snel in een ‘business as usual’-modus zou bevinden. Uiteindelijk werd vanaf 2019 Inetum België ingeschakeld als partner om het ziekenhuis bij de overgang te begeleiden. Onze experts kwamen in actie op het gebied van project governance, project management en change management. Daarnaast gebruikten onze business en functionele analisten hun kennis van de gezondheidszorg om de technische uitdagingen aan te pakken.

“We hebben elkaar gevonden in de synergiën die nodig waren om het project tegen de go-live datum te laten slagen. Sectorkennis maakte echt het verschil. Daarnaast brengt het trouwens ook een positief sneeuwbaleffect met zich mee. Ook voor andere IT-projecten, naast de EPD implementatie, kunnen we op experts van Inetum België terugvallen”, vertelt Marianne.

Verlies de mens niet uit het oog

“Ik zou andere ziekenhuizen aanraden om zeker genoeg aandacht te besteden aan change management. Het is essentieel dat mensen zich bewust worden van de veranderingen en zich aanpassen aan een meer uniforme manier van werken. Vaak zijn mensen hier niet op voorbereid, dus het is raadzaam om enkele jaren voorafgaand aan de implementatie al na te denken over de impact op processen. Het is belangrijk dat de processen al aangepast worden voordat het nieuwe pakket wordt geïmplementeerd, anders gaat er veel tijd verloren met het overtuigen van medewerkers”, zegt Marianne.

Marianne vervolgt: “Het ziekenhuis moet zelf de verantwoordelijkheid in handen nemen voor zo’n ingrijpende verandering en implementatie, en het niet alleen zien als een IT-implementatie. Het is een organisatorische aanpassing en moet dus gedragen worden door het management. De changemanagers van Inetum België hebben de portfoliomanagers van het UZA voorzien van de nodige opleidingen, om hen te ondersteunen bij de grote veranderingen. Die trainingen werden proactief voorgesteld en werden door ons zeer positief ontvangen. Er zullen dus ook vervolgtrainingen volgen voor nieuwe medewerkers.”

Een inspirerend en toekomstbestendig partnership

“Een grote uitdaging waar ziekenhuizen vandaag mee te maken hebben, is het tekort aan zorgpersoneel. Inzetten op digitalisering is daarom essentieel, om de efficiëntie van de zorg te verhogen en meer te kunnen doen met minder mensen. We rekenen daarom ook op de expertise van Inetum België om de verdere digitalisering binnen het UZA mee vorm te geven”, vertelt Marianne.

“Inetum België gaat ook actief het gesprek aan, ze organiseren bijvoorbeeld rondetafelgesprekken over de toekomst van de zorg met de belangrijkste spelers uit de sector. Ook intern gaan hun teams aan de slag om hun kennis verder uit te bouwen en up-to-date te houden. Ze organiseren maandelijks 'quick healthy bites'-sessies waarin ze uitdagingen in de zorg bespreken en interessante ideeën en ervaringen delen, niet alleen op het gebied van gezondheidszorg, maar ook over andere tools en apps die kunnen helpen. Ik apprecieer ook dat ze in discussie gaan met de overheid, om standaardisatie over gezondheidsinstellingen heen te bevorderen en te streven naar basispakketten, die een efficiënt budgetgebruik ten goede komen. Ze verdiepen zich in de e-health roadmap van de overheid en FHIR. Kortom, ze passen zichzelf als businesspartner proactief aan en surfen mee op trends en verwachtingen van zowel de overheid als ziekenhuizen”, besluit Marianne.

Meer weten over het UZA? https://www.uza.be/