Wat is een succesvolle transitie?

Elke verandering binnen een organisatie heeft in bepaalde mate impact op medewerkers. Veranderingen van organisatiestructuren, processen, dagelijkse werking, methodologieën, softwaresystemen en andere hebben als doel om succesvoller te functioneren als organisatie. Dit kan enkel tot stand komen indien elke medewerker individueel deze transitie succesvol doorloopt en de beoogde optimalisaties ook daadwerkelijk in de praktijk blijft brengen. Bij elke medewerker die afhaakt voor, tijdens of na de transitie zal het totale succes dat voor ogen werd gehouden een klein stukje afbrokkelen.

Een overname of reorganisatie bijvoorbeeld, kan moeilijk succesvol genoemd worden als na 6 maanden 25% van de medewerkers het bedrijf hebben verlaten. Maar ook de meest succesvolle software-implementatie en -oplevering zal weinig voordeel brengen als de helft van de gebruikers het systeem niet kan of wil gebruiken.

Een transitie kan pas succesvol genoemd worden indien zowel het technische als het menselijke gedeelte succesvol wordt ontworpen, uitgevoerd en opgevolgd.

De 5 psychologische fasen bij elke verandering

Elk individu zal, bij de confrontatie met een verandering van buitenaf, 5 psychologische fasen doorlopen. Of het nu gaat over een verandering in het dagelijkse privéleven of op de werkvloer maakt hierbij geen verschil.

Deze 5 fasen zijn:

• Awareness: Het begrijpen waarom een bepaalde verandering noodzakelijk is.
• Desire: De wil om de verandering te ondersteunen en te doorlopen.
• Knowledge: De kennis nodig om te weten hoe de verandering te doorlopen.
• Ability: In staat zijn de kennis in de praktijk te brengen.
• Reinforcement: Het verankeren van de verandering en omzetten naar nieuwe gewoonten.

Deze vijf fasen worden afgekort als ‘ADKAR’ en dit werd door Prosci omgezet in het ‘Change Management’-model. De factoren die de intensiteit en snelheid bepalen van elk van deze 5 fasen zijn uiteraard bij elk individu anders.

Bijvoorbeeld: iemand die mee aan de wieg stond van een oplossing zal de "Desire"-fase sneller doorlopen dan iemand die de oplossing opgelegd krijgt.

Dit model (en dus het menselijke aspect van verandering) heeft twee grote valkuilen:

• Het management en projectteam leggen hun focus op een fase waarin de medewerker zich nog niet bevindt door geen of onvoldoende aandacht te spenderen aan de voorafgaande fasen. Bijvoorbeeld: het organiseren en uitvoeren van opleiding (Knowledge) is weinig zinvol voor medewerkers die nog niet de wil (Desire) hebben de transformatie überhaupt te steunen.
• Men gaat er stilzwijgend vanuit dat het afronden van de vorige fase automatisch leidt tot de volgende fase. 
  Bijvoorbeeld: het is niet omdat iemand begrijpt waarom de verandering noodzakelijk is, dat hij of zij automatisch de wil zal tonen hierin mee te gaan.

 Johan De Rop, Enterprise Architect & Change Manager

Johan Roosen, Senior CRM and Change management consultant