Une collaboration hybride et transversale, sûre et efficace : c’est l’objectif qu’a atteint Inetum-Realdolmen en mettant en œuvre Microsoft Teams auprès de l’ONDRAF et Belgoprocess. Les utilisateurs internes et externes peuvent désormais communiquer et échanger des informations sans se poser de questions. Inetum-Realdolmen a pris en charge le processus d’implémentation et la gestion du changement sans entraver les futures étapes de numérisation de l’ONDRAF et Belgoprocess.
Teams assure une collaboration hybride sécurisée pour l’ONDRAF et Belgoprocess
Teams assure une collaboration hybride sécurisée pour l’ONDRAF et Belgoprocess
L’ONDRAF est l’organisme national des déchets radioactifs et des matières fissiles enrichies. Il est responsable depuis 1980 de la gestion sûre des déchets radioactifs en Belgique. Ces déchets sont issus de la production d’électricité dans les centrales nucléaires, du démantèlement d’installations nucléaires, ou encore de l’utilisation de substances radioactives dans le cadre de la recherche, de la médecine, de l’agriculture et de certaines activités industrielles. Le siège social de Bruxelles, le service de Fleurus et la filiale industrielle Belgoprocess de Dessel emploient environ 800 personnes. Belgoprocess prend en charge la partie opérationnelle de la gestion des déchets.
La direction de l’ONDRAF et celle de Belgoprocess ont décidé de regrouper les informations relatives à la gestion des déchets radiologiques. Elles ont initié plusieurs projets prioritaires impliquant les divisions CS-ICT et CS-IDKM. Dans ce cadre, l’ONDRAF et Belgoprocess sont encore à la recherche de nouveaux employés et d’experts pour assurer différentes fonctions.
MS Teams et gestion du changement
« La sécurité des données est essentielle pour nous », explique Danielle Couvreur, manager CS-IDKM (Information Data Knowledge Manager de la division CS-ICT au sein de l’ONDRAF et Belgoprocess). « Vu nos activités, il s’agit d’informations sensibles qui nécessitent un traitement particulier. » Le service Corporate Service ICT a élaboré un Masterplan ICT, qui prévoyait notamment l’introduction de Microsoft Office 365, dont Teams fait partie intégrante. « La crise du coronavirus nous a forcés à remplacer plus vite que prévu Skype par Teams. De fait, nous avons dû travailler de chez nous à cause de la pandémie », explique Danielle Couvreur.
« Teams a d’abord été mis en service pour les appels vidéo, puis pour la gestion et l’échange de documents via le cloud. Ainsi, nous avons pu continuer à travailler pendant les confinements. Notre objectif principal était de pouvoir mieux collaborer et partager des informations en toute sécurité entre les collaborateurs de l’ONDRAF et Belgoprocess, nos contacts externes et nos partenaires de projet et de recherche. »
Un partenaire de confiance
Il n’a pas été difficile de trouver un partenaire pour mettre en œuvre cette nouvelle méthode de communication. L’ONDRAF savait qu’il pouvait faire appel à Inetum-Realdolmen, avec qui l’organisme collaborait déjà pour la gestion de SharePoint. « Inetum-Realdolmen connaissait déjà notre méthode de travail et notre culture d’entreprise. De plus, ils ont une longue expérience dans la mise en œuvre de Teams. »
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« Outre le déploiement en lui-même de Teams, nous avons collaboré avec Inetum-Realdolmen pour mener à bien la gestion du changement. Ils ont notamment organisé des sessions de formation, pour que tous les utilisateurs se familiarisent avec le nouveau processus », explique Danielle Couvreur. « Ils nous ont donné des présentations en ligne et sur place concernant l’utilisation correcte de l’outil. Nous avons reçu une formation approfondie sur les différentes possibilités de communication dans Teams.
”Gestion du changement
Dans une organisation comme l’ONDRAF, la gouvernance de la gestion de l’information est primordiale. Il s’agit de l’administration, la politique ou l’ensemble de règles qui garantissent un fonctionnement interne fluide et cohérent. Pour l’ONDRAF et Belgoprocess, il était important de créer un cadre clair autour de l’utilisation de Teams : qui fait quoi ? Quelles informations peuvent être traitées dans Teams ? Comment se déroule la collaboration via Teams ? Où peut-on déposer des documents confidentiels ? Où peut-on publier des informations ou les partager sous forme de fichier SharePoint, etc. L’ONDRAF voulait que la nouvelle approche réponde à toutes ces questions.
« Il était donc essentiel d’avoir un plan de gestion du changement », explique Danielle Couvreur. « C’était la clé du succès de notre projet. Le plan de gestion du changement a été exécuté en plusieurs phases et en parallèle sur deux niveaux, afin que nos collaborateurs ICT puissent intégrer progressivement toutes les informations. Il y avait aussi un volet technologique. Notre service ICT a dû étudier l’utilisation de l’outil et son impact sur nos décisions stratégiques en matière de technologie, de gestion des données et de sécurité de l’information. Nous avons également exécuté le plan de gestion du changement au niveau des utilisateurs. Les services communication, sécurité, CS-ICT, RH et CS-IDKM (Corporate Service – Information, Data and Knowledge Management) ont joué un rôle d’ambassadeurs, en partageant des informations et en centralisant les retours », explique Danielle Couvreur. « Non seulement la direction, mais tous les services ont d’emblée soutenu le projet. »
Des clients satisfaits
L’ONDRAS et Belgoprocess sont satisfaits du chemin parcouru avec Teams et Inetum-Realdolmen. « Teams nous permet de collaborer plus étroitement », conclut Danielle Couvreur, « tout en améliorant progressivement la sécurité de notre système de gestion des documents. Nous avons constaté une évolution claire dans l’utilisation du système et au niveau des bonnes pratiques qui en ont découlé. Un an plus tard, nous continuons à améliorer le système petit à petit. Nous pouvons toujours compter sur Inetum-Realdolmen, qui est devenu un véritable partenaire de confiance pour nous. »
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