Des flux de travail à la RPA : comment Power Automate vous facilite la vie

L’expérience de Lennert

Lennert, l’un des animateurs du podcast, développe chaque mois une application étonnante avec la Power Platform. Cette fois-ci, il a poursuivi le développement d’une de ses expériences précédentes en vue d’un événement avec son équipe. Il a apporté une touche de mystère à l’application de team-building « The Hunt », que nous avons vue dans le troisième épisode (lien vers l’article de blog). Grâce à la géolocalisation, l’app ne pouvait s’ouvrir qu’une fois que tous les collègues étaient présents sur le lieu de l’événement. Effet d’anticipation et de surprise en début de soirée garanti ! Par exemple, l’app a dévoilé à chacun son voisin de table. Les collègues de Lennert l’ont beaucoup appréciée !

Power Automate libère votre temps

Microsoft Power Automate, un service compris par défaut dans les licences Office 365, pourrait bien sonner le glas du travail répétitif et ennuyeux. En effet, cette solution d’automatisation low-code fait en sorte que les tâches et processus s’exécutent automatiquement, pour que vous ne deviez plus vous en soucier. Plus d’efficacité, plus de productivité : qui n’en voudrait pas ? 

Comme la plupart des applications de la Microsoft Power Platform, celle-ci est facile à prendre en main, si bien que les utilisateurs sans connaissances préalables en programmation peuvent aussi s’en servir. Mais en même temps, elle est assez flexible pour laisser libre cours à la créativité des développeurs chevronnés. 

Les modèles vous permettent de mettre en place des flux de travail rapidement et de manière visuelle. Vous commencez par définir un déclencheur, c’est-à-dire un événement qui lancera le flux : par exemple, la création d’un nouvel élément dans une liste SharePoint ou le tagging d’une personne dans Microsoft Teams. Après avoir défini le déclencheur, vous donnez vos instructions pour les actions suivantes. Elle ne doivent pas nécessairement se dérouler dans l’environnement Microsoft : grâce aux nombreux connecteurs, vous pouvez en effet facilement communiquer avec toutes sortes d’autres applications, comme Salesforce ou Facebook.

Facilitez-vous la vie et celle de votre équipe

Réfléchissez aux tâches répétitives que vous faites chaque jour ou chaque semaine. Il peut s’agir de petites choses que vous faites même sans y penser, mais qui prennent à chaque fois un peu de temps et de concentration que vous pourriez consacrer à des tâches à plus haute valeur ajoutée… C’est précisément dans ces scénarios que Power Automate est l’outil idéal pour dynamiser votre productivité personnelle, voire celle de toute votre équipe. Réfléchissez bien à tous les éléments qui entrent en jeu ! Car les processus à automatiser se composent souvent de plusieurs étapes.

Quelques cas d’utilisation sympas :

• Vous arrive-t-il parfois d’oublier de paramétrer un message d’absence de bureau ? Vous pouvez mettre en place un flux de travail qui vérifiera chaque jour dans votre agenda si vous êtes en congé le lendemain. Si c’est le cas, vous pouvez noter le paramétrage d’un message d’absence dans votre liste de choses à faire ou le planifier automatiquement. 
• En tant que manager, vous préférez ne pas oublier les anniversaires des membres de votre équipe. Vous pouvez par exemple noter les dates dans un fichier Excel. Mais au lieu de le consulter une fois par semaine, vous pouvez vous en servir comme fichier source pour que Power Automate vous envoie un rappel. Et avec l’app Power Automate, vous recevrez même une notification sur votre portable. Pratique si un anniversaire tombe le week-end !
• Pour les sociétés qui fournissent des services de consultance, il est important de disposer d’une base de données avec des CV récents. Pour veiller à ce que ceux-ci restent à jour, vous pouvez mettre en place un flux de travail qui enverra des notifications si un CV n’a pas été adapté depuis trois mois, par exemple.

Automatisez les processus métiers

Pour les grandes organisations aussi, Power Automate est une solution très avantageuse. Sa plus-value réside surtout dans la numérisation des processus métiers manuels ou sur papier, ainsi que dans l’automatisation de processus qui se composent de plusieurs tâches réparties entre des équipes différentes. Ces scénarios exigent souvent des flux de travail plus complexes, avec des conditions et des exceptions. Par exemple, supposez qu’une note de frais doive passer par plusieurs services pour pouvoir être approuvée. À partir du moment où la note dépasse un montant donné, des approbations supplémentaires sont nécessaires… à moins qu’elle ne soit introduite par un membre de l’équipe de direction. Pour Power Automate, c’est du gâteau ! Souvent, ce type de processus nécessite aussi de mettre en place une requête API pour établir la connexion avec une autre application d’entreprise. Cela requiert cependant des connaissances techniques un peu plus poussées que ce à quoi l’on s’attendrait avec une application low-code.

Allez encore plus loin avec l’automatisation robotisée des processus 

Lorsqu’un flux contient des actions qui font appel à une application pour laquelle il n’existe pas d’API ou de connecteur, la tâche relève de Power Automate Desktop et l’automatisation robotisée des processus (RPA). C’est typiquement le cas lorsqu’un processus automatisé implique un système plus ancien. Dans ce cas, vous devrez construire vous-même un modèle pour indiquer au programme comment le processus doit se dérouler. Prévoyez plusieurs séries de tests pour rendre le modèle toujours plus robuste et intelligent. 
Bonne nouvelle, une assistance est prévue : l’outil vous permet de réaliser un enregistrement d’écran pendant le déroulement du processus souhaité, puis de cliquer et de faire les corrections nécessaires. À partir de ces informations, l’outil distille lui-même le processus.