Grammont protège et gère les données dans le cloud avec AvePoint

Grammont protège et gère les données dans le cloud avec AvePoint

Au plus fort de la crise du coronavirus, de nombreuses organisations ont été contraintes de passer au télétravail. Outre les applications destinées à leurs utilisateurs, elles ont ainsi vu migrer vers le cloud une partie toujours plus importante de leurs données. Jan De Smet, ICT Manager auprès de l'administration locale de Grammont, a cherché avec Inetum-Realdolmen une solution pour la sauvegarde et la gestion de l'utilisation de ces données. « L'offre d'AvePoint était celle qui répondait le mieux à nos besoins. »

Geraardsbergen

Avec son équipe ICT, Jan De Smet soutient les différents services de l'administration locale de Grammont. Outre la Ville de Grammont proprement dite et la régie communale autonome, cet organisme public comprend aussi le CPAS et la Police. « Au cours de la décennie écoulée, notre infrastructure ICT a fortement évolué, explique Jan De Smet. L'accent a été mis en premier lieu sur la consolidation et la virtualisation de nos serveurs dans deux centres de données locaux. Dans le même temps, nous avons centralisé tous nos logiciels. » 

Mais ces dernières années, Grammont s'est aussi de plus en plus intéressée au cloud. « Ainsi, nous avons fait migrer l'un de nos deux centres de données locaux vers le Rcloud d'Inetum-Realdolmen, un de nos partenaires ICT habituels. Et notre ambition à terme est de faire tourner tous nos serveurs critiques dans ce cloud. Entre-temps, nous utilisons depuis un moment Exchange dans le cloud. Nous ne possédons donc plus de serveurs mail locaux. »

Accès au poste de travail via le navigateur

Au total, Jan De Smet et son équipe soutiennent presque cinq cents utilisateurs finaux, répartis entre les différents services de l'administration locale de Grammont. Cela se traduit par autant de licences Microsoft 365. « Heureusement, nous avions déjà déployé Office 365 juste avant que n'éclate la crise du coronavirus. Nous étions donc bien préparés à cette situation de crise et nous avons pu laisser travailler tous nos collaborateurs à la maison via Teams et d'autres services cloud de Microsoft dès le premier jour. »

Seules quelques applications spécifiques aux autorités locales fonctionnaient avec une lenteur insupportable via une connexion VPN. « Nous avons rapidement pu y remédier en mettant sur pied un environnement RDS (Remote Desktop Services) dans le Rcloud d'Inetum-Realdolmen. Et grâce au logiciel de poste de travail virtuel d'Awingu, une autre suggestion d'Inetum-Realdolmen, nos utilisateurs peuvent désormais simplement obtenir l'accès aux Remote Desktop Services via leur navigateur. »
 

À une époque où les attaques au moyen de Crypto Lockers sont monnaie courante, une stratégie de sauvegarde concluante est indispensable. Grâce à la combinaison AvePoint et Inetum-Realdolmen, nous pouvons toujours recourir à un back-up complet et vérifié de toutes les applications cloud Microsoft que nous utilisons.

Jan De Smet | ICT manager @ l'administration locale de Grammont

La gouvernance des données compromise

La crise du coronavirus a contraint Jan De Smet et son équipe à introduire des services cloud tels que Microsoft Teams et OneDrive plus rapidement que prévu dans l'organisation. « Nos utilisateurs n'ont pas reçu d'accompagnement particulièrement intensif à cet effet : de brèves explications se sont avérées suffisantes. Dans la pratique, il est apparu que la plupart des collègues s'en servent avec facilité. Et grâce à cette solution cloud pratique, nos services ont aussi pu rester actifs pendant cette période difficile. »

Seulement voilà, l'utilisation de Teams et de OneDrive a rapidement pris de l'ampleur. « Il y a assez vite eu une prolifération de Teams et une explosion de fichiers OneDrive. Nous ne recevions presque plus de demandes d'ajout de capacité supplémentaire à nos serveurs de fichiers. Cela ne pouvait signifier qu'une seule chose : les fichiers qui atterrissaient auparavant sur nos serveurs se sont retrouvés dans le cloud via Teams et OneDrive. Cela a déclenché des sonnettes d'alarme. »

« Alors qu'un serveur de fichiers est un environnement contrôlé, auquel tout le monde n'a pas aisément accès, ce contrôle dans le cloud est beaucoup moins garanti. Des contacts externes peuvent par exemple aussi faire partie d'un Team. Un collaborateur qui a des droits sur un dossier donné dans notre serveur de fichiers pourrait donc partager ce dossier via Teams ou OneDrive avec des personnes qui ne possèdent pas les mêmes droits. De plus, des services cloud comme Microsoft Teams proposent certes un stockage sous la forme de OneDrive, mais pas de sauvegarde. »
 

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Sauvegarde et gouvernance

Une analyse de différentes options a mis en avant AvePoint comme la solution la plus appropriée. Inetum-Realdolmen est également intervenue comme partenaire à cet égard. « La plupart des applications se focalisent sur le back-up, explique Jan De Smet. AvePoint va plus loin. » Concrètement, l'équipe a trouvé en AvePoint une solution pour la sauvegarde de l'ensemble de l'environnement Microsoft 365, dont Office 365, Teams, OneDrive, SharePoint, Exchange, Bookings, etc. « Lorsque quelqu'un supprime par inadvertance un document, un dossier, une boîte de réception ou un Team complet, nous pouvons facilement le récupérer dans la sauvegarde et le restaurer avec AvePoint. » 

Par ailleurs – et il s'agit d'un aspect tout aussi important –, AvePoint offre également une solution de gouvernance. « Cela nous permet de configurer et suivre des politiques. Ainsi, nous gérons qui a accès à quelles données, qui peut partager quelles données, etc., tout comme nous le faisions déjà auparavant pour les données sur nos propres serveurs de fichiers. » De cette manière, l'équipe IT reprend peu à peu le contrôle de l'utilisation débridée de Teams et de OneDrive. « Nous analysons qui fait quoi et qui doit obtenir quels droits. Une fois que cela a été identifié, nous établissons des politiques, que nous allons ensuite imposer. Ainsi, tout le monde ne peut pas purement et simplement créer de nouveaux Teams ou partager n'importe quelles données. »

Tranquillité d'esprit

La mise en œuvre d'AvePoint confère une certaine tranquillité d'esprit à l'administration locale de Grammont. « À mes yeux, la sécurité a toujours été d'importance capitale, affirme Jan De Smet. À une époque où les attaques au moyen de Crypto Lockers sont monnaie courante, une stratégie de sauvegarde concluante est indispensable. Grâce à la combinaison AvePoint et Inetum-Realdolmen, nous pouvons toujours recourir à un back-up complet et vérifié de toutes les applications cloud Microsoft que nous utilisons. » Car à Grammont non plus, les collaborateurs de l'administration locale ne vont pas totalement reprendre l'ancienne manière de travailler. « Des applications comme Teams et OneDrive sont faites pour rester, conclut Jan De Smet. Avec AvePoint, nous pouvons aussi continuer à les utiliser en toute sécurité. » 

Gartner, Creating, Managing and Deleting Documents in SharePoint and OneDrive in Microsoft 365

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