Technologie in eigen beheer wordt beheer van IT in een verbruiksmodel. Bent u er klaar voor? Een checklist.

23 november 2015

CIO
ITO
SIAM
it governance
it outsourcing

 

81% van de Belux-bedrijven spendeert volgend jaar evenveel of meer budget aan IT Outsourcing. Een checklist kan u helpen om te bepalen of uw bedrijf klaar is om (een deel van) de IT-afdeling uit te besteden aan een serviceprovider.

ITO-checklist.png

1.    Waarom overweegt u outsourcing?
Welk doel beoogt u met de uitbesteding van IT? Wilt u kosten besparen? Wilt u personeel vrijmaken dat zich kan toeleggen op de kernactiviteiten van uw bedrijf? Of zoekt u een manier om het verloop van technisch gekwalificeerde werknemers in een aantrekkende economie op te vangen? Zijn uw doelstellingen duidelijk omschreven en begrijpelijk voor derden?
Zodra uw doelstelling duidelijk is, kunt u uw behoefte aflijnen.

2.    Welk deel van uw bedrijf wilt u outsourcen?
Wat wilt u uitbesteden? Hardware? Ondersteunende helpdeskfuncties? Mail? Documentbeheer? Uw volledige IT-afdeling? En hoe complex is het project dat u wilt uitbesteden? Hoeveel procent van de benodigde kennis hebt u zelf in huis? Zodra u een klaar beeld hebt van uw behoefte, kunt u over het volgende puntje nadenken:

3.    Maak een kosten-batenanalyse
Welke afdeling in het bedrijf draagt de kosten van de uitbesteding? Is er een goedgekeurd budget voor outsourcing?
Breng de huidige kosten van uw IT-infrastructuur en -medewerkers duidelijk in kaart. Vergelijk dit met de mogelijke uitbestedingskost, en probeer daarbij geen kosten over het hoofd te zien. Er zijn namelijk meer verborgen kosten in een outsourcingproject dan u zou denken. Enkele voorbeelden:

  • Reiskosten en communicatiekosten kunnen oplopen omdat de medewerkers van de provider niet in uw eigen gebouwen werken.
  • De dynamiek van uw bedrijf, afdeling of project bepaalt de mate van benodigde flexibiliteit. Hoe dynamischer de mentaliteit, hoe meer ongeplande ontwikkelingen zich tijdens de looptijd van het contract kunnen voordoen. Met interne medewerkers is dat geen probleem: hun loonkost verandert niet als de planning wijzigt. Maar in een outsourcingcontract betekent verandering van plannen vaak ook een extra kost.

Evengoed zijn er  baten waar u niet meteen aan denkt zoals vierkante meters bedrijfsgebouw die vrijkomen en een lagere energierekening. Een goede raad kan zijn: betrek verschillende afdelingen bij de gedetailleerde analyse om geen uitgaven, maar ook geen opbrengsten te missen.

4.    Maak een risicoanalyse
U denkt in eerste instantie aan de lagere kosten en verhoogde efficiëntie bij uitbesteding. Wees er u echter van bewust dat outsourcing ook een impact heeft op de bedrijfsvoering en uw personeel. Duidelijke interne communicatie is een vereiste om het proces vlot te laten verlopen. Bovendien moet iemand het outsourcingproces managen en de problemen on the road aanpakken Change management en transitiemanagement zijn hier de sleutelwoorden.

5.    Is  outsourcing technisch haalbaar?
Is het in uw bedrijf of afdeling technisch mogelijk om te outsourcen? Hoe nauw verbonden  zijn uw verschillende applicaties en diensten? Kunt u uw IT-afdeling of een deel ervan afscheiden van het bedrijf? Hoe werkt uw beveiliging?

6.    Hoe ‘oud’ is uw huidige IT-infrastructuur?
De mate waarin uw IT-infrastructuur mee is met nieuwe ontwikkelingen kan bepalend zijn voor wat u uitbesteedt en hoe. Met uitbesteding komt u vandaag bijna zeker in een hybride cloudscenario terecht. Is uw IT-infrastructuur flexibel genoeg om daarop in te spelen?

Bij outsourcing verwacht u allicht en krijgt u ook een hoger dienstverleningsniveau dan wat u nu zelf intern kunt aanbieden. Maar goede serviceproviders zijn mee met de actuele technologieën en werken met de modernste apparatuur en applicaties. Houd dus rekening met mogelijke investeringen in uw eigen infrastructuur die nodig zijn om het beoogde dienstverleningsniveau te kunnen bereiken. Het voorkomt discussie achteraf over verborgen kosten . Bent u bereid alles los te laten en IT als elektriciteit te gaan beschouwen? Hoe het er komt maakt niet uit, het is er gewoon.

7.    Is  outsourcing organisatorisch haalbaar?
Zijn uw processen en procedures duidelijk beschreven? Kunt u processen van elkaar loskoppelen? Zijn ze duidelijk en  voor een externe partner? Als de externe partner uw processen niet begrijpt, kan hij onmogelijk de resultaten opleveren die u verwacht. Uw serviceprovider en uw bedrijf moeten op dezelfde lijn der verwachtingen zitten, daarvoor is degelijk ‘IT Governance’ nodig. Iemand moet een objectief overzicht bewaren over wat beide partijen willen en kunnen. Huidige trends geven bovendien aan dat een uitbestedend bedrijf zich niet langer bindt aan een enkele serviceprovider. Opdrachten, kosten en risico’s worden soms verspreid over verschillende aanbieders met elk hun specialisatie. Voedingsbodem voor het ontstaan van SIAM-modellen, Service Integration and Management. Kortom, u moet er dus voor zorgen dat uw zaakjes organisatorisch op orde zijn, voor u het uitbestedingsproject start.

Voor de beslissing om een serviceprovider als business enabler en strategisch partner in te schakelen, gaat u niet over een nacht ijs. Misschien is zelfs de hulp van specialisten aangewezen om een antwoord te vinden op de bovenstaande vragen, ook dat is outsourcing.
Stel uzelf de vraag of u tevreden bent met de manier waarop de IT-behoeften in uw bedrijf ingevuld worden. En misschien is outsourcing de oplossing die zorgt voor een toekomstig volmondig ‘ja’.

Jo-Leemans_bewerkt_zw.jpgNog meer weten over IT Outsourcing? Neem dan contact op met Jo Leemans, Sales & Governance Manager IT Outsourcing RealDolmen.

Deze blogpost is de vierde in een tweewekelijkse serie van acht over IT Outsourcing.

Wilt u nog meer weten over IT Outsourcing? Lees dan ook onze andere ITO blogposts:
Disruptie is een feit: hoe kunt u business & IT agility verbeteren?
U kent de kost van IT outsourcing, kent u ook de meerwaarde? 
Bedrijfscontinuïteit het fundament van iedere gezonde onderneming
Technologie in eigen beheer wordt beheer van IT in een verbruiksmodel. Bent u er klaar voor? Een checklist.
De cloud: uw laatste horde op vlak van IT Outsourcing?
Wat je zelf doet, doe je beter – of niet?

Gerelateerde downloads