DDM

Digital Document Management

  • Bent u ook gebeten om uw interne en externe communicatie beter te aligneren?
     
  • Is de inkomende communicatiestroom zo groot dat u hierdoor de bomen door het bos niet meer kan zien?
     
  • Wil u het archiveren van uw documenten efficiënter laten verlopen?
     
  • Vraagt u zich af wat de beste manier is om uw klanten te benaderen? En weet u hoe zij u het liefste willen bereiken?
DDM

We bevinden ons middenin ‘the golden age of content’, een wereld met enorme hoeveelheden info. Alles wordt digitaal vastgelegd en gedocumenteerd, een schat aan informatie maar ook een broeihaard voor ruis. Hoe gaat u uw klanten en medewerkers nog kwalitatief benaderen, informeren en bereiken? Bent u in staat om orde te scheppen in alle informatiestromen? Gebeurt dit op een uniforme en geautomatiseerde manier? En kan u daarenboven voldoen aan de verwachting van personalisatie? Kortom, uw documentenstromen moeten goed zitten en zijn een waardevolle asset op weg naar de gewilde en gevraagde customer en employee experience.

Breng alles samen in één verhaal

Dagelijks ontvangt en verspreidt u als organisatie grote hoeveelheden data en documenten, zowel op papier als digitaal. Deze komen en gaan van en naar verschillende partijen, via heel wat kanalen. Dit  gebeurt op twee niveaus. U wisselt extern informatie uit maar ook intern gaat er heel wat heen en weer. Daarnaast is het van belang dat ook alles op een duidelijke manier wordt gearchiveerd om zeker te zijn van kenniswaarborging. Er zijn dus ruwweg drie elementen (externe communicatie, interne communicatie en archivering) die uw gehele documentatiestroom samenvatten. Alles efficiënt beheren en op elkaar afstemmen gebeurt via Digital Document Management (DDM).

Een DDM-oplossing stelt u in staat om documenten op een efficiënte, gepersonaliseerde en geautomatiseerde manier te creëren, te beheren, te bewaren, ze op te zoeken en aan te leveren. U kan uw document- en communicatieproces end-to-end sturen en optimaliseren.

Enkele features uitgelicht

smart doc

Smart documents

Verrijk uw informatieve documenten, zoals een offerte, door er een dynamisch smart document van te maken. De klant kan in het document z’n eigen pakket of formule simuleren en ineens aankopen.

central

Centraal managen van documenttemplates

Verschillende vestigingen of verkooppunten kunnen gebruik maken van de templates die door de hoofdzetel zijn opgesteld. Er moet maar één keer een document opgemaakt worden, iedereen werkt steeds met de laatste versie en u bent zeker van een geüniformiseerde uitstraling naar de buitenwereld toe.

CRM

Automatische koppeling aan CRM, ERP, ...

Elk document wordt automatisch ingelezen in uw database of boekhoudpakket. Dit zorgt ervoor dat al uw businessapplicaties met elkaar verbonden zijn en zo de hele datapuzzel in elkaar past. Doordat u alle informatie goed bijhoudt, kan een klant op basis van die info gepersonaliseerd benaderd worden.

encrypt

Documenten encrypteren

Documenten bevatten data en dan is veiligheid van groot belang. Door GDPR en Europees conform te werken, voelen uw klanten zich veilig en beschermd.

forms

Intelligente formulieren

Interactief communiceren met klanten laat het toe om korter op de bal te spelen. Zowel wat betreft communicatie naar de klant als bij de interne verwerking van het document. Handtekening nodig? Door dit digitaal mogelijk te maken in uw document gaat er geen tijd verloren.

multichannel

Multichannel aanpak

Klanten van vandaag switchen voortdurend van kanaal, als bedrijf zou u ongemerkt mee moeten wisselen. Er mag geen verschil merkbaar zijn tussen bijvoorbeeld uw communicatie via mail of via uw social media kanalen. Stem uw informatie en documentatie daarom perfect op elkaar af en ben er voor uw klanten op elk kanaal, op elk moment, volledig volgens zijn wensen.

Realdolmen als partner

Als one-stop shop zijn we in staat om de verschillende oplossingen te integreren en naadloos op elkaar af te stemmen. Anderen bieden vaak maar één geïsoleerde oplossing aan, wij verbinden alle punten. Zo evolueert uw informatie- en documentatiestroom naar één vloeiend geheel en krijgen uw klanten en medewerkers de digital experience die ze verwachten.

We hebben zowel voor uw uitgaande documenten als voor uw interne processen en archivering een oplossing beschikbaar. Zo nemen we de complexiteit die inherent is aan het managen van informatie en documentatie weg en kan u zich op die manier ten volle concentreren op uw kernactiviteiten. We bieden een geïntegreerd antwoord dat uw dagelijkse werking ondersteunt en u maximaal ontzorgt.

Inschrijven op de nieuwsbrief

Blijft u graag op de hoogte van nieuws, aanbiedingen en events over onderwerpen die u zelf kiest?

Schrijf u hier in