De Persgroep

De Persgroep

De Persgroep rekent op Realdolmen voor het volledige beheer en ondersteuning van zijn Atlassian-omgeving

De Persgroep is al een tijdje gebruiker van Atlassian-software, die een belangrijke rol speelt in het beheer en de ontwikkeling van alle applicaties binnen de groep. Bijna 2.000 medewerkers maken direct of indirect gebruik van de technologie om hun projecten efficiënt te beheren. Het mediabedrijf wou de drie teams die afzonderlijk werkten met de software samenbrengen in een cloud, zodat ze gemakkelijker kunnen samenwerken. De Persgroep deed daarvoor een beroep op Atlassian-expert Realdolmen, die de software migreerde naar de eigen R-cloud. De IT-partner staat in voor het volledige beheer en voor de ondersteuning van de software en de gebruikers. 

Binnen de Persgroep was vooral de IT-dienst fervent gebruiker van de Atlassian software, maar het aantal gebruikers blijft uitbreiden. Maarten Cautreels, Scrum Master bij De Persgroep: “We gebruiken vooral de Jira en Confluence software van Atlassian, onder meer als issue tracker voor al onze projecten. Het voordeel van een partner als Realdolmen is dat zij alles hosten in hun eigen cloud en dat ze instaan voor het volledige beheer. Zo kunnen wij ons focussen op onze kerntaken. Omdat Realdolmen een Atlassian-expert is, betekenen ze een enorme meerwaarde voor ons.”

Migratie naar externe cloud zorgt voor gemoedsrust

Het werken met Atlassian-software is organisch gegroeid binnen de groep. Op een gegeven moment werkte De Persgroep in drie verschillende teams met de software, zonder dat die met elkaar communiceerden. “Er was geen mogelijkheid om alles samen te voegen in de bestaande cloudversie van Atlassian, dus moesten we overstappen naar een gehoste versie.”

Realdolmen bood de mogelijkheid om alles in hun eigen R-cloud te hosten. “Door de drie verschillende accounts samen te voegen in één domein in de Realdolmen cloud werken we nu allemaal samen in hetzelfde systeem en hebben we een rechtstreeks aanspreekpunt bij onze IT-partner”, zegt Cautreels. “Doordat alles is uitbesteed aan Realdolmen hoeven we geen grote investeringen te doen. Alle licenties voor de Atlassian-producten zijn bij Realdolmen geconsolideerd, zodat we niet wakker hoeven te liggen van vernieuwingen en updates.”

Gemakkelijk uit te breiden met nieuwe gebruikers en functionaliteiten

De grootste gebruikers van Jira zijn de medewerkers van de IT-dienst, de servicedesk is daar onlangs bijgekomen. “Vroeger gebruikten de servicedesk medewerkers een ander systeem, nu werken ze ook in hetzelfde domein met de Atlassian-software. Alles is nu veel overzichtelijker en de medewerkers kunnen binnenkort al hun vragen via het portaal doorgeven en opvolgen. Dat gebeurde vroeger nog via mail.”

Die uitbreidingen en het toevoegen van verschillende plug-ins zorgen voor extra mogelijkheden. “Recent zijn we bijvoorbeeld Insight beginnen te gebruiken op de servicedesk. Alle eindgebruikerstoestellen en onze servers zijn erin geïntegreerd. Zo hebben we een goed overzicht van wie wat gebruikt.”

Vlotte migratie, goede samenwerking

In drie weekends waren de drie domeinen gemigreerd naar de nieuwe cloudomgeving. Maarten Cautreels: “Realdolmen heeft die migratie grondig voorbereid en feilloos uitgevoerd. Onze partner heeft dat volledig op zich genomen, wij zorgden voor de communicatie naar de gebruikers toe. Doordat we alles ’s avonds en in de weekends hebben uitgevoerd, hebben de gebruikers daar weinig tot geen last van ondervonden.”

“Een van de redenen waarom we voor een externe hostingpartner hebben gekozen, is het feit dat we wilden dat alles overal en altijd beschikbaar was voor onze medewerkers. Omdat het zowel financieel als praktisch voordeliger was, hebben we ervoor gekozen om de software te hosten in de R-cloud in plaats van in onze eigen datacenters. We hebben die beslissing in overleg met onze IT-partner genomen.”

Keuze voor Belgische partner met expertise 

Met de keuze voor Realdolmen heeft De Persgroep een toonaangevende Atlassian-partner in huis gehaald. “Die samenwerking is heel vlot verlopen en door een grondige voorbereiding en verschillende testfases is alles binnen de voorziene tijd en het afgesproken budget afgerond. Nu biedt onze partner enkel support binnen de kantooruren, binnenkort breiden we dat uit naar 24 op 7. Dat is belangrijk voor onze servicedesk die ook in de weekends en ’s nachts werkt. De bereikbaarheid en flexibiliteit van onze partner hebben ons al veel geholpen.”

In de nabije toekomst wil De Persgroep de Status Page-software van Atlassian integreren om info naar eindgebruikers te zenden over de status van hun processen en applicaties. “Stel dat het redactiesysteem platligt, dan kan je via het portaal up-to-date blijven over de status van het probleem. Om de stabiliteit van de software te kunnen garanderen, zullen we blijvend een beroep doen op onze partner. Want steeds meer teams willen de software gebruiken om hun projecten efficiënt op te volgen”, besluit Maarten Cautreels.

Uitdaging

Het aantal gebruikers van de Atlassian software binnen de Persgroep blijft uitbreiden. Het mediabedrijf wou de drie teams die afzonderlijk werkten met de software samenbrengen in een cloud, zodat ze gemakkelijker kunnen samenwerken.

Oplossing

Door de drie verschillende accounts samen te voegen in één domein in de Realdolmen cloud werken alle medewerkers nu samen in hetzelfde systeem en hebben ze een rechtstreeks aanspreekpunt bij Realdolmen.

Voordelen

  • Efficiëntere samenwerking
  • Beheer en ondersteuning van alle software gebeurt door externe partner
  • Alle communicatie verloopt via centraal portaal
  • Gemakkelijk uit te breiden met nieuwe gebruikers en functionaliteiten
  • Plug-ins zorgen voor extra mogelijkheden

Door de drie verschillende accounts samen te voegen in één domein in de Realdolmen cloud werken we nu allemaal samen in hetzelfde systeem en hebben we een rechtstreeks aanspreekpunt bij onze IT-partner.

Maarten Cautreels | Scrum Master @ De Persgroep

De Persgroep rekent op Realdolmen voor het volledige beheer en ondersteuning van zijn Atlassian-omgeving

Gerelateerde downloads