Koud kunstje
Het ziekenhuis en zijn ICT-partner RealDolmen zagen in Microsoft Lync de geschikte oplossing. Lync is een unified communications toepassing die onder meer telefonie, chat, videoconferenties en e-mail combineert. “Een videovergadering opzetten via Lync is erg eenvoudig”, zegt Ingrid Bruggeman, Datamanager Oncologie AZ Sint-Lucas & Volkskliniek. “Ik stuur de huisarts een e-mail met de datum en het uur van het MOC waar zijn patiënt besproken wordt. Als het zover is, krijgt de huisarts een herinnering en kan hij zich aanmelden door te klikken op de URL-link in de uitnodigingsmail. De huisarts komt dan in de virtuele wachtruimte terecht. Als we starten met de bespreking van zijn patiënt, bel ik de arts op via Lync.” Pas dan wordt de arts effectief toegelaten in de virtuele vergadering. De meeste artsen bellen met een vast toestel, gsm of smartphone. Maar huisartsen kunnen ook een stuk gratis Lync client software downloaden op hun pc, om met een headset te bellen. De coördinator van het MOC hoeft de arts dan niet te bellen: zodra ze de arts toegang geeft tot de vergadering, kan die via zijn headset spreken.
In de ruimte van het MOC worden de medische beelden van de besproken patiënt geprojecteerd op twee grote full-HD LCD-schermen van 65 inch elk. Geen overbodige luxe, want voor CT- en RX-scan-beelden zijn grijswaarden zeer belangrijk. De huisarts die via Lync inbelt, ziet de beelden op zijn desktop of laptop. “Zelfs een tablet is mogelijk”, zegt dokter Frank Bouttens. Doordat er zowel beeld als geluid beschikbaar is, gebeurt de bespreking van de patiënten op een interactieve manier. Het is een erg eenvoudige oplossing en flexibel bovendien: als de huisarts plots weg moet, kan hij nog verder vergaderen, bijvoorbeeld via gsm.”
De eerste in België
AZ Sint-Lucas is het eerste Belgische ziekenhuis dat Lync gebruikt voor het MOC. RealDolmen werkte het concept en de architectuur zo uit dat ze perfect passen bij wat het ziekenhuis zocht. Omdat Lync een online applicatie is, hoeven de huisartsen geen extra software te installeren, tenzij Silverlight nog niet op het toestel staat. Voor het overige volstaan een pc en een internetverbinding.
“Als je kijkt naar systemen voor videovergaderingen, is Microsoft Lync een beetje een outsider”, vertelt Rik Vereecken. “Bij de klassieke systemen heb je minstens twee uit de kluiten gewassen vergaderzalen nodig met dure apparatuur, zodat de mensen op het scherm echt voor je lijken te zitten. Maar onze prioriteit lag nu eenmaal niet in spraak en beeld die perfect gesynchroniseerd lopen. Cruciaal was om beelden in de hoogst mogelijk kwaliteit te kunnen delen, en daar is Lync gewoon de beste in. Dat we daarnaast heel vlot applicaties en documenten kunnen delen, is mooi meegenomen.”
Sint-Lucas koos voor een implementatie in fases. Aanvankelijk testte een beperkt aantal huisartsen Lync gedurende een proefperiode van drie maanden. Zo kon men eventuele kinderziektes pareren voor de algemene installatie. “Geluid was aanvankelijk een probleem”, erkent Rik Vereecken. “De klassieke audiotoestellen zijn vooral geschikt voor kleinere ruimtes, terwijl onze vergaderzaal vrij groot is.” Sint-Lucas loste dit probleem op door twee extra microfoons te plaatsen, die een driehoek vormen met de RoundTable van Polycom die al voorzien was. Elke kant van de U-vormige vergaderzaal heeft nu een microfoon, waardoor de klankkwaliteit veel hoger is. Het toestel van Polycom past zich overigens automatisch aan het stemvolume en de plek van de spreker aan.
“In alle projecten die we in het verleden met RealDolmen hebben ondernomen, blijkt altijd weer hun grote ervaring”, aldus nog Rik Vereecken. “De keuze voor hen als integrator was dan ook snel gemaakt. Zij maken ook grondig werk van kennisoverdracht. Zo hebben zij de volledige documentatie en handleiding van het systeem uitgeschreven. Hierdoor kunnen we met onze eigen diensten informatica en medische technologie het systeem zelf onderhouden en ondersteunen.”
Uitbreiding op komst
AZ Sint-Lucas wil Microsoft Lync ook inzetten om de interne communicatie te optimaliseren. Momenteel loopt een proefproject tussen de diensten informatica en Medische Technologie, die nu onderling communiceren via Lync. Ook beelden en toepassingen met elkaar delen gebeurt via Lync. Op langere termijn wil AZ Sint-Lucas dit voor alle afdelingen in het ziekenhuis mogelijk maken.
Rik Vereecken: “Door het volop te gebruiken, merken we dat Lync een krachtig instrument is waarmee we nog veel verder kunnen gaan. In de loop van de komende maanden zullen we langzaamaan ook telefonie mee opnemen. Dat vraagt een investering, maar ook daar is Lync zeer flexibel: afhankelijk van de soort en het aantal licenties die je in huis hebt, heb je meer of minder opties.”
Overigens komen er steeds meer vragen om de MOC-vergaderzaal te gebruiken voor andere soorten videovergaderingen. Is de zaal beschikbaar, dan kan dit natuurlijk, zodat de infrastructuur maximaal benut wordt. “Maar als iedereen Lync op zijn computer heeft, kunnen mensen vanop hun eigen computer videovergaderingen organiseren. Daar zullen we op termijn dus zeker voor zorgen”, besluit Rik Vereecken.
