Een paar definities:
- Outsourcing is intussen genoegzaam gekend: u besteedt een project of (een stuk van) uw IT-afdeling uit aan een serviceprovider.
- Insourcing is voortgevloeid uit de sterke evolutie van outsourcing, en betekent dat u wat u voorheen uitbesteedde weer zelf gaat doen.
- Co-sourcing heeft verschillende definities in verschillende sectoren. Kort gezegd, betekent het gewoon “samenwerken”. In de IT-sector bedoelen we met co-sourcing dat de klant de regie behoudt over de IT-afdeling, terwijl de personeelsbezetting extern wordt geregeld.
- Multi-sourcing betekent dat een bedrijf zich niet langer bindt aan een enkele serviceprovider. Steeds vaker worden opdrachten verspreid over verschillende aanbieders met elk hun eigen specialisatie.
Wat moet u nu met al die termen en definities? Hip en trendy of niet meer, ze laten ons in ieder geval nadenken over de levensvraag voor uw IT-afdeling: besteed ik uit of niet?
Om hierop een antwoord te kunnen bieden, moet het eerst en vooral duidelijk zijn wat uw IT-afdeling behelst en wat de verantwoordelijkheden zijn. Systeembeheer allicht, maar ook applicatiebeheer en gebruikersbeheer? Tot op welke hoogte mogen de gebruikers in uw bedrijf zelf apps installeren, en wie is dan verantwoordelijk voor het onderhoud ervan? Hoever reikt de ondersteuning van de IT-afdeling aan de gebruikers? Zodra u dit hebt afgelijnd, kunt u nadenken over de volgende vraag: wat besteed ik uit en wat niet?
Ik doe het zelf…
Met de voordelen van outsourcing worden we al jaren om de oren geslagen: kostenbesparend, efficiëntieverhogend, grotere flexibiliteit, … Maar is er dan helemaal niets meer voor uw eigen IT-afdeling te zeggen? Hoewel uit een rondvraag van Deloitte uit 2014 blijkt dat outsourcing nog steeds een groeiende trend is, zijn er tegelijk politieke en technologische factoren die deze groei de komende jaren zouden kunnen afremmen.
We denken dan vooral aan wetgeving en regelgeving rond privacy, veiligheid van data en offshoring. Het is een feit dat u de stap naar IT Outsourcing niet zomaar zet. De snelle technologische evoluties o.a. op het vlak van cloud computing drukken bedrijven ook met hun neus op de veiligheid van hun data. Als de toegang tot gegevens en back-upmogelijkheden niet voldoende gegarandeerd zijn door de serviceprovider op een ander continent, dan kan dat een gedegen argument zijn om toch de voorkeur te geven aan een datawarehouse in eigen huis.
Voor kleine en middelgrote bedrijven geldt bovendien dat u ‘binnenshuis’ sneller kunt reageren op eventuele storingen: storingsmeldingen in een ticketsysteem, telefoontjes naar de serviceprovider, inbellen of in de auto springen voor een oplossing … Het kost nu eenmaal net iets meer tijd dan de collega naast u aanspreken. Voor een bedrijf met slechts vijf werknemers wordt de kost dan hoger dan het voordeel. Daarenboven kent u uw eigen werknemers en hun capaciteiten het beste, en zij kennen uw business ook het beste. Met eigen werknemers komt u dus sneller op één lijn.
Ik besteed uit…
Maar wat dan met die razendsnelle technologische evoluties tegenwoordig? Nieuwe updates, apps en mogelijkheden wereldwijd om de paar seconden. Als u mee wilt met die evoluties hebt u de nodige resources daarvoor nodig. En hebt u naast het dagelijkse IT-beheer tijd om op de hoogte te blijven van alle nieuwe ontwikkelingen? Als uw bedrijf groeit, stijgt ook de complexiteit van uw IT-beheer. Kunt u dat zelf nog allemaal overzien en uw eindgebruikers de nodige kwaliteit bieden?
Businesscontinuïteit is een ander belangrijk thema. Een vaak vergeten aandachtspunt dat pas belangrijk lijkt te worden wanneer de bliksem inslaat op uw servers. Hebt u de nodige middelen om zelf uw IT-infrastructuur en databases te ontdubbelen?
Eist uw bedrijfssector 24/7-ondersteuning? Werkt uw productie in een vierploegensysteem? Dan hebt u minstens vier tot vijf voltijdse IT-medewerkers nodig om een helpdesk te bemannen. Dat loopt al snel op qua loonkosten, vooropgesteld dat u het juiste profiel vindt op de arbeidsmarkt. Voor proactieve monitoring moet u dan ook nog over de juiste technologie beschikken.
We kunnen gerust concluderen dat het zwaartepunt om een beslissing te nemen over uitbesteding verschoven is van product en techniek naar resultaat. Als CIO van een complex bedrijf bent u niet meer geïnteresseerd in hoe uw ERP-pakket draait, maar wel dat het draait, zonder problemen of eindeloos onderhoud. En dan is het interessant om dat technische aspect uit te besteden aan een gespecialiseerde provider zodat u de handen vrij hebt voor wat er echt toe doet: business.
U ziet: zowel de voor-en nadelen van uitbesteding zijn legio. Voor deze beslissing gaat u dan ook niet over één nacht ijs. Er is ook geen pasklaar antwoord voor iedereen: wat u beslist, hangt af van de concrete situatie in uw bedrijf, de branche waarin u actief bent, de maturiteit van uw IT. Heel vaak zult u tot de slotsom komen dat een mix van ‘insourcing’ en outsourcing het beste werkt.
Neem in ieder geval voldoende tijd om uw IT-afdeling uitgebreid in kaart te brengen en alle voor-en nadelen tegen elkaar af te wegen. Een checklist kan helpen om na te gaan of outsourcing iets is voor uw bedrijf.
Nog meer weten over IT Outsourcing? Neem dan contact op met Jo Leemans, Sales & Governance Manager IT Outsourcing RealDolmen.
Deze blogpost is de zesde in een tweewekelijkse serie van acht over IT Outsourcing.
Wilt u nog meer weten over IT Outsourcing? Lees dan ook onze andere ITO blogposts:
Disruptie is een feit: hoe kunt u business & IT agility verbeteren?
U kent de kost van IT outsourcing, kent u ook de meerwaarde?
Bedrijfscontinuïteit het fundament van iedere gezonde onderneming
Technologie in eigen beheer wordt beheer van IT in een verbruiksmodel. Bent u er klaar voor? Een checklist.
De cloud: uw laatste horde op vlak van IT Outsourcing?
Wat je zelf doet, doe je beter – of niet?