WPaaS

Van werkplek naar medewerkersbeleving

12 november 2018

CIO
engaged workplace

Een digitale werkplek waar samenwerken centraal staat, is een vereiste om de technologische tred bij te houden. Daarnaast is zo’n werkplek ook een gewicht in de schaal wat betreft werknemerstevredenheid. De beleving van de eindgebruiker is nu eenmaal erg belangrijk. Het vervullen van basisbehoeften zijn we allang voorbij, het is tijd om een stap verder te gaan.

De technologische ontwikkelingen volgen elkaar razendsnel op en veranderen de manier waarop we communiceren en werken. Ze hebben zelfs invloed op onze eigenlijke werkomgeving. Tegen 2025 zijn 75% van de werknemers millennials: de generatie voor wie mobiel werken de standaard is. Sociale interactie, werken onderweg, vervaging van de grens tussen werk en privé zal voor hen normaal en alledaags zijn.

De werknemers van vandaag zitten al te wachten op de werkplek van morgen waar gestructureerd en eenvoudig samenwerken een primaire plaats inneemt, alle systemen met elkaar verbonden zijn en de toegang tot systemen evident is, om het even waar of wanneer, via elk device.

Change management is key

“Het uitdenken van een passende digitale werkplek gebeurt altijd met de strategische horizon van een bedrijf in het achterhoofd”, duidt David Steppe, Division Manager Engaged Workplace. “We praten zelden over producten maar zoomen eerder in op de langetermijndoelstellingen. Een bedrijf dat veel internationale overnames wil doen, heeft andere vereisten qua werkplek dan een bedrijf dat snel moet kunnen inspelen op marktevoluties. We maken ook altijd de vertaalslag naar de eindgebruiker. Het is belangrijk om te weten wat hun noden en hindernissen zijn. Pas wanneer de stakeholders op de vloer gehoord zijn, kunnen er projecten gedefinieerd worden. Altijd met de volledige focus op user adoption om een maximaal effect te halen uit de veranderingen.”

In de watten gelegd

De moderne werknemer wil verantwoordelijkheid, (keuze) vrijheid en betrokkenheid. “Om bedrijven te helpen aan die hoge eisen tegemoet te komen, zijn we bezig met de ontwikkeling van een nieuwe Workplace-as-a-Serviceoplossing”, zegt Steppe. “Het is de bedoeling om een service op punt te stellen die verloopt volgens een vast stramien. Zodra een nieuwe medewerker zijn contract heeft getekend, nemen wij de IT-gerelateerde kant van zijn opstart op ons. We maken automatisch een werkmailadres aan voor de nieuwe medewerker en sturen dat (uit naam van het bedrijf) naar hem door. In dat mailtje staat ook een link naar een persoonlijke portal om materiaal te bestellen.

Er wordt hem gemeld dat hij een IT-budget van bijvoorbeeld 1200 euro ter beschikking heeft en zelf z’n pakket mag samenstellen. Iemand die veel van thuis zal werken, wil misschien een lichte laptop en een extra scherm. Daarnaast wordt er ook een procedure doorlopen om alle benodigde en gewilde applicaties te selecteren zodat deze alvast geïnstalleerd kunnen worden op de gekozen devices. Daarna sturen wij deze bestelling door naar de distributeurs. Zij leveren op hun beurt alles thuis bij de nieuwe medewerker enkele dagen voor die start. Uw nieuwe medewerker voelt zich al in de watten gelegd nog voor hij één dag gewerkt heeft. Zo’n werknemersbeleving is tot op heden niet echt te vinden op de markt.”

In dit model wordt IT hetzelfde benaderd als een car policy: afhankelijk van het ‘niveau’ van de medemerker wordt er een keuze voorgelegd. Per level wordt samen bekeken wat er nodig is. Iemand op de financiële afdeling zal bijvoorbeeld meer processorkracht nodig hebben. “Daar stopt het niet bij”, zegt Steppe. “We gaan indien gewenst ook end-to-end monitoring doen van de operations. Wanneer we merken dat bijvoorbeeld 80% van het e-mailgeheugen vol zit bij iemand, stellen we automatisch de vraag of de datacapaciteit omhoog moet of kijken we samen naar de optimalisatiemogelijkheden van de bestaande capaciteit.”

Een team van individuen

Aangezien elke werknemer een budget heeft volgens zijn niveau binnen het bedrijf, is er duidelijkheid over de kosten die een digitale werkplek met zich meebrengt. WPaaS wordt als een service aangeboden tegen een vast bedrag per maand. Het volledige IT-departement moet zich niet langer bezighouden met individuele bestellingen en met het startklaar maken van de verschillende devices. Daarnaast beschikt elke werknemer over toestellen met de juiste specificaties voor zijn functie. Toch zijn dat volgens Steppe niet de belangrijkste voordelen. “We willen allemaal deel zijn van een team waarin we samenwerken en goed presteren. Daarbij willen we ons kunnen identificeren met een bedrijf maar toch onze eigenheid behouden. Dit is een manier om dat te bekomen. Als een werknemer zich beter voelt bij een bepaald device heeft dat altijd een positieve impact op zijn productiviteit. De werknemer krijgt zo het ‘empowerment’ dat hij koortsig zoekt op de arbeidsmarkt.”

Uiteindelijk wil elk bedrijf dat de job op het einde van de dag gedaan is, via welk toestel dat gebeurt maakt niks uit.

“De tijd van Henry Ford is al lang voorbij”, zegt Steppe. “Zijn bekende uitspraak luidde dat iedereen de auto mag kiezen die hij wil, zolang het maar een zwarte is. Op die manier kon hij zijn productieproces efficiënt inrichten. De tijden zijn duidelijk veranderd, zoiets werkt nu niet meer. Uiteindelijk is IT-materiaal consumer material. Het gaat over beleving en die positieve beleving zorgt voor motivatie. Laat dat nu juist een fundamentele pijler van elke goede werkplek zijn.”

Geef jezelf ruimte om na te denken over de toekomst

Tijd is een schaars goed en kan maar één keer besteed worden. Operationele taken vragen vaak zoveel aandacht dat het ontwikkelen van een innovatiestrategie elke keer wordt vooruit geschoven in agenda’s. Kijk met Realdolmen als partner wat u meer en beter kan als u zich om iets anders geen zorgen meer hoeft te maken. 

CoverNL.PNGLees er alles over in ons nieuwe SimplICiTy magazine, hieronder te downloaden.

In deze reeks verschenen ook volgende blogs:

Gerelateerde downloads

To get there, together!

Laat ons weten wat we voor u kunnen betekenen. We nemen graag uw ICT-zorgen uit handen en werken mee aan de toekomst van uw organisatie.

Contacteer ons