header people

Change Management for a successful User Adoption, a SharePoint showcase

25 januari 2018

User Adoption
Change Management

Als je over User Adoption spreekt, klinkt het allemaal wat theoretisch en zie je niet onmiddellijk de praktische invulling van een User Adoption proces.

Vandaar dat ik in deze post een klantverhaal wil delen hoe User Adoption met succes werd toegepast. Een volwaardig klantverhaal is altijd een beetje tricky. Er is goedkeuring nodig van de klant, je doorloopt verschillende fases van goedkeuring, ... Vandaar zoek ik het iets dichter bij huis: Realdolmen Education.

Onder het motto ‘Eat your own dog food’, hebben we de ADKAR methode ook toegepast om onze gebruikers te helpen bij de migratie van de klassieke file server naar een SharePoint omgeving.

Situatieschets: Education heeft een gedeelde map, door iedereen gekend als de X-drive. Op de X-drive vind je het volledige reilen en zeilen van Education terug: offertes, handleidingen, klantinformatie, cursusbeschrijvingen, administratieve documenten, … In totaal zo’n 8GB aan data.

Doel: ervoor zorgen dat de data op de fileserver compleet overbodig wordt en dat alle relevante informatie beschikbaar wordt op SharePoint. Deze informatie moet op een efficiënte en effectieve manier consulteerbaar en aanpasbaar zijn voor alle actoren binnen Education.

Middel: de ADKAR-methode, aangepast en gekneed naar de specifieke omgeving van Realdolmen Education.

Stap 1 - Awareness

Education is een relatief kleine afdeling binnen Realdolmen, die bijzonder hecht aan elkaar vasthangt. Het was dus voldoende om een e-mailtje te sturen met de doelstelling. De e-mail werd tijdens de middaglunch nog wat verder besproken en eigenlijk waren de collega’s op de hoogte wat er zou veranderen.

Stap 2 - Desire

Ingebed in het grote Realdolmen dat al voor diverse processen en toepassingen SharePoint gebruikte, was het ook de wens van de trainers om niet op verschillende lokaties informatie te moeten beheren, en zoeken

Stap 3 - Knowledge

Ook al bestaat de meerderheid van de Education populatie uit ICT Trainers, toch kan/mag je er niet zomaar van uit gaan dat iedereen even vlot met SharePoint overweg kan. Iedereen een goede basis geven wat libraries, lists, metadata, … is, was dan ook geen overbodige luxe. De meeste trainers hadden in het verleden al de opleiding “SharePoint for Information Workers” gevolgd, of konden deze nu nog bij de collega’s volgen.

Naast de trainers zijn er nog de administratieve medewerkers: administration assistant, solution sales en mijzelf. Uiteraard hadden ook zij nood om de nodige basiskennis te verwerven.

Stap 4 - Ability

In een volgende stap werd de Education populatie opgedeeld in twee verschillende rollen:

  1. Trainers: Gezien het de trainers zelf zijn die de SharePoint opleidingen geven en die bij klanten fungeren als User Adoption Specialist, konden ze bij zichzelf te rade gaan om hun huidige werkwijze in vraag te stellen en om te zien welke impact SharePoint zal hebben.
  2. Administratieve ondersteuning: Onze Administration Assistant en Solution Sales hebben samen met een trainer de koppen bij elkaar gestoken om te zien welk soort informatie er beschikbaar is op de file server, welke informatie courant wijzigt, hoe deze gegroepeerd is,…

Uiteindelijk konden we aan het ‘echte’ werk beginnen. In de voorbereiding werden de nodige sites, libraries, metadata, … gecreëerd. We hadden aan Corporate IT kunnen vragen om de volledige inhoud van de fileserver te migreren naar SharePoint. We hebben echter bewust gekozen om dit niet te doen. Je loopt immers het risico om een vuilbak gewoon een nieuw laagje verf te geven, maar het blijft een vuilbak.

We hebben gekozen voor een ‘bulk loading party’. Gedurende één dag heeft iedereen die geen cursus gaf de bestanden van de file server gekopieerd naar de juiste libraries, met de juiste metadata. Met die extra parameter dat enkel relevante informatie mocht gekopieerd worden naar SharePoint.

Stap 5 - Reinforcement

Op het einde van de dag werd de file server op read-only geplaatst. Met andere woorden: mocht je toch nog iets missen op SharePoint, dan kon je dit nog steeds terugvinden op de fileserver. Klein addertje: wat je zopas had gevonden moest eerst verplaatst worden naar SharePoint om het te kunnen wijzigen.

Sinds het doorlopen van dit proces, dient de fileserver enkel nog tot een soort online archief. Alle relevante informatie staat op SharePoint en wordt binnen de andere processen gebruikt.

 

TomKnockaert.png

 

 Tom Knockaert, Unit Manager Education Realdolmen