Efficiënter videovergaderen? Dat doet u zo.

Efficiënter videovergaderen? Dat doet u zo.

31 mei 2021

Products & licensing
Modern workplace

Videovergaderen is de toekomst. Sinds we massaal thuiswerken en we dus niet meer – of toch een pak minder – fysiek kunnen vergaderen, videovergaderen we meer dan ooit. Gewoon bellen of klassiek op zakenreis gaan? Dat is bijna voltooid verleden tijd … Videovergaderen bespaart niet alleen kosten, het is ook beter voor het milieu. Graag delen we enkele tips voor efficiënt videovergaderen. 

Ook Inetum-Realdolmen erkent het belang van videovergaderen. Sterker nog, we zijn ervan overtuigd dat iedere thuiswerker over alle nodige tools moet beschikken om ook in het thuiskantoor vlot te kunnen werken. Met Microsoft Teams kan u niet enkel op een efficiënte manier videovergaderen. Deze samenwerkingstool biedt u een gedeelde werkruimte waarin u onder meer bestanden kan delen, chatten en nog veel meer. Hieronder alvast enkele eenvoudige adviezen om op een efficiënte manier te videovergaderen met bijvoorbeeld Microsoft Teams.

Tip 1: Kom op tijd

Als organisator van de online meeting moet u de meeting tijdig openen. Want wachten in de online omgeving is enorm storend. Het verhoogt bovendien het stressniveau: is er iets mis met mijn internetverbinding of heb ik iets verkeerds gedaan? Maar ook deelnemers zelf moeten op tijd inloggen. En daar kan u als organisator mee voor zorgen door de link en/of inlogcode van de meeting bij de uitnodiging te voegen.

Tip 2: Zorg dat het onderwerp duidelijk is

Net zoals bij een fysieke meeting is het belangrijk om duidelijk te maken waar de meeting over gaat. Schets dit dan ook kort in de uitnodiging. We raden u ook aan om een overzicht van de agendapunten toe te voegen. Op die manier hebben deelnemers meteen zicht op het verloop van de meeting. Moeten (bepaalde) deelnemers iets voorbereiden? Geef dit dan ook ineens mee én bespreek het met iedere deelnemer zelf. Op die manier is iedereen goed voorbereid en zal uw meeting efficiënter verlopen.

Tip 3: Duid een gespreksleider aan

Typisch bij een videovergadering: deelnemers reageren tegelijkertijd. Hierdoor ontstaat er verwarring en verliest u tijd. Hoe u dit kan vermijden? Duid een gespreksleider aan die aangeeft van wie er een antwoord verwacht wordt. Op die manier verloopt de online meeting meer gestructureerd. Voor alle duidelijkheid: de gespreksleider hoeft niet per definitie dezelfde persoon te zijn die de meeting organiseert.

Tip 4: Kies voor de juiste apparatuur.

Niets zo vervelend als achtergrondgeluiden die uw online meeting verstoren. Dat is verleden tijd met bijvoorbeeld de HP EliteBooks. Deze toestellen beschikken voor- en achteraan over een microfoon én maken gebruik van Artificiële Intelligentie om achtergrondgeluiden – bijvoorbeeld geblaf – te herkennen en te onderdrukken.

Op naar de digitale (thuis)werkplek.

Onze Product & Licensing Flash wordt "Wiki Feed"!

Blijft u graag op de hoogte van de laatste nieuwigheden en updates in het domein van hardware & licenses?

Schrijf u hier in.