documents

Ontdek hoe (in)efficiënt u omgaat met uw documenten

25 maart 2020

Digital Document Management

Elk bedrijf, en dat bedoelen we letterlijk, verwerkt dagelijks een berg aan documenten. Er komen facturen binnen met de post, een sollicitant stuurt z’n CV als bijlage in een mail, offertes worden ondertekend en ingescand. U kan er zich wel iets bij voorstellen. De documenten die intern in grote getalen en in verschillende formaten circuleren brengen ook heel wat uitdagingen en frustraties met zich mee. We waarschuwen u, van dit ‘uit het leven gegrepen’-lijstje zou u wel eens zenuwachtig kunnen beginnen schuifelen op uw bureaustoel.

Papier hier, een groot zwart gat

Alles wat op papier staat, en niet wordt gedigitaliseerd, is onvindbaar. U hebt geen idee welke informatie op welk bureau ligt en diezelfde informatie kan per ongeluk in de papiermand belanden, of nog erger, in de verkeerde handen. De slimme inzichten die uit digitale data kunnen gehaald worden, zijn hier onmogelijk. Heel wat bedrijven digitaliseren hun papieren documenten al. Dit is een stap vooruit maar kost nog steeds erg veel tijd. Sommige bedrijven nemen zelfs extra mensen aan om de papiermolen bij te houden.

Het tekenen van papieren documenten kan ook vaak op heel wat gezucht rekenen. Ofwel moet er een fysieke verplaatsing naar het desbetreffende papier gemaakt worden, moet de (interne) post er bij betrokken worden of loopt u heen en weer tussen printer en scanner.

Voor al die papieren worden er dagelijks zo’n 80.000 tot 160.000 bomen gekapt (Global Forest Resource Assessment). Het reduceren van uw papierconsumptie heeft ook positieve gevolgen voor het klimaat. Een palet printpapier per jaar minder en u draagt al een mooi steentje bij.

search

Wie zoekt, die vindt en verliest veel tijd en geld

Documenten zijn vaak verspreid, u weet perfect welk document u nodig heeft maar waar heeft u het weer voor het laatst gezien? In één van uw 23 mappen met Word-bestanden, in de cloud of in de linkerbovenhoek van uw bureaublad? Een helse zoektocht volgt, vaak net in het midden van een vergadering of wanneer iemand van uw team een belangrijk document onmiddellijk nodig heeft. Een document vinden dat niet van u is, is vaak een nog grotere uitdaging. Op het intranet is meestal een portie creatief denken en geluk nodig om de juiste zoektermen te raden.

Daarnaast werkt elk departement vaak in een eigen businessapplicatie en moeten zij constant switchen tussen verschillende applicaties om de benodigde informatie en documenten te verzamelen. Van gecentraliseerd samenwerken is geen sprake, om nog maar te zwijgen van gebruiksvriendelijkheid voor medewerkers.

Deze queesten gebeuren elke dag, meerdere keren per dag. Een duur profiel dat een kwartier moet zoeken naar een bepaald document kost een organisatie erg veel geld. Zo’n kosten blijven vaak onzichtbaar maar ze zijn er wel degelijk, het leidt tot het verlies van middelen.

Rapport_final_v1_FINAL_2

Eens de juiste map bereikt is, begint het gokken naar de laatste versie. Het werken met een verkeerde of verouderde versie van een document is namelijk een enorme verspilling van kostbare tijd en productiviteit. Het gebeurt vaak dat een presentatie tot in de puntjes wordt aangepast terwijl gisteren iemand anders al de benodigde updates had doorgevoerd in een andere versie. Er ontstaan twee versies van dezelfde presentatie, deze presentatie wordt verder gedeeld in het bedrijf en binnen een week bestaan er 13 versies. Alle consistentie is verdwenen, er is veel tijd verloren aan één taak en niet alle 13 versies zullen even goed in lijn zijn met de uiteindelijke boodschap en de branding van het bedrijf.

Bekruipt u het ongemakkelijke gevoel van herkenning?

Doe onze test en ontdek aan de hand van enkele vragen uw maturiteitsniveau op het vlak van het managen van documenten.

Ontdek alle blogs
Lees meer

Schrijf je in en ontvang onze blogs in je mailbox