online meetings

How to: Vertrouwen ontwerpen in online meetings

25 november 2020

Business Agility

Thuiswerk is een van de belangrijkste pijlers van het nieuwe normaal. Ondertussen zijn we de online meetings over dagdagelijkse en operationele topics al gewoon. We weten hoe die (redelijk) efficiënt kunnen verlopen. Maar wat als er gewerkt moet worden rond delicatere thema’s? Stel u wil aan uw bedrijfscultuur, -proces of -aanpak sleutelen. Dit vraagt mindshifts en gedragsveranderingen van medewerkers.  Hoe zet je dat online in beweging? De basis is vertrouwen. Het design van de online meeting moet hierrond ontworpen worden. Hoe pak je dat in de praktijk aan? Onze Business Agility coaches weten raad; getest en goedgekeurd!

Bezint eer ge begint

Eén van onze klanten ging sleutelen aan zijn bedrijfsaanpak voor het leveren van producten en diensten. Om de veranderingen succesvol door te voeren, hadden de medewerkers nieuwe inzichten nodig en moesten ze ervoor openstaan om deze te integreren in hun denkkader en manier van werken. Hiervoor werden onze Business Agility Coaches ingeschakeld, zij ontworpen diverse workshops.

Onze workshops laten deelnemers concepten ervaren rond business, operational en organizational agility. Niet volgens een vast script maar steeds met voldoende ruimte zodat de klant de vertaalslag naar z’n eigen, specifieke businessdomein kan maken. Sommige van die concepten voelen soms contra-intuïtief aan of veroorzaken emoties die tegenwerken. Zo geloven veel mensen dat hoe meer je wil opleveren, met hoe meer zaken je tegelijk moet bezig zijn. Wij laten ze ervaren dat focus op minder zaken voor meer effectiviteit zorgt. Dit is bijvoorbeeld het domein van operational agility.

Charlotte Zenner, Business Agility Coach

Het belangrijkste voor je aan zoiets begint, is het doel duidelijk voor ogen hebben. Dat zal Simon Sinek, met zijn Start With Why, zeker bevestigen. Het doel was dus: nieuwe denkwijzen laten landen en geloof in verandering bewerkstelligen. De workshops die hierrond georganiseerd werden, vroegen dan ook een aangepast design om de juiste sfeer te scheppen die de doelstellingen haalbaar zou maken. In zo’n workshops is er namelijk nood aan vertrouwen, vertrouwen onderling en ten opzichte van de facilitator. Dit vertrouwen kan je ontwerpen en het start al helemaal in het begin.

Bouw bewust aan de fundamenten

Wij geloven dat de meeting al begint nog voor de call start. Schrijf heel bewust een uitnodiging, waarin je de deelnemers op voorhand al mentaal aan het werk zet. Vergelijk het met een trouwfeest, een deel van de fun is de voorbereiding. Een outfit gaan kopen, een cadeau bedenken, je haar laten doen, het is all part of the ceremony. We vragen deelnemers dan ook vaak om hun beste outfit aan te trekken, net zoals ze voor een fysiek event zouden doen. Breng ook je bezorgdheden rond focus aan bod. Je kan de deelnemers vragen om op voorhand afspraken te maken met kinderen en partner om hen met rust te laten. Een rustige omgeving laat ook toe om iedereen op unmute te laten staan, zo verlies je geen spontane reacties. Laat de meeting 10 minuten vroeger starten en drink al gezellig een koffie samen. Vraag om de mailbox te sluiten en gsm’s even weg te leggen. We willen slechte gewoontes doorbreken door even een alternatieve online realiteit te creëren.

online samenwerken

De volgende stap is kwetsbaarheid. Hoe kan je ervoor zorgen dat mensen bereid zijn om zich kwetsbaar open te stellen? Ten eerste is het belangrijk om de groepen relatief klein te houden. Veel facilitators hanteren enkele vuistregels. Bij 7 deelnemers kan intimiteit in hoge mate aanwezig zijn, maar je bent wel beperkter in de diversiteit aan ideeën die er zijn. 13 aanwezigen is het kantelpunt om het nog intiem te kunnen houden. Je kan er bijvoorbeeld voor kiezen om voor elke divisie een aparte sessie te organiseren. Ten tweede is het opportuun als de facilitator zich als eerste kwetsbaar en authentiek opstelt en zo de toon zet. Brené Brown leerde ons immers dat er geen vertrouwen is zonder kwetsbaarheid. We sturen soms in de uitnodiging al een set abstracte foto’s mee waar je eender wat in kan zien. We vragen dan om er twee te kiezen op gevoel, eentje zegt iets over de persoon als werknemer en eentje zegt iets over z’n persoonlijkheid. Bij het kiezen is er geen rem, je hoeft het namelijk nog niet in woorden uit te drukken. Tijdens de meeting doen we dan een rondje met de vraag waarom ze die twee foto’s hebben gekozen. Hier nemen we voldoende tijd voor, het is een tijdsinvestering die zich doorheen de workshop(s) terugbetaalt. Je bent hier namelijk de fundamenten aan het bouwen, de basis om moeilijke stappen te zetten.

Een derde aandachtspunt is evolueren van ‘ik ben uitgekozen als deelnemer’ naar ‘ik zit hier met een intrinsieke motivatie’. Deelnemers moeten de verandering zien als een persoonlijke missie. Hier kan je op inspelen door hen te vragen naar de redenen waarom de verandering nodig is. Op die manier maken ze het helder voor zichzelf en de anderen. Ze weten waarom ze veranderen en willen het ook.

Zet de nodige verandering vandaag nog in beweging

Kan je wel wat inspiratie gebruiken om dit online te bewerkstellingen bij je medewerkers? Heb je nood aan iemand die zo’n workshop faciliteert? Onze Business Agility coaches staan voor je klaar. Ze duiken mee in je doelstellingen en werken vandaar iets uit dat volledig matcht met jouw context. Ze brengen niet alleen theoretische inzichten mee maar ook toegepaste voorbeelden en praktijkkennis.

Ontdek alle blogs
Lees meer

Schrijf je in en ontvang onze blogs in je mailbox

Inschrijven op de nieuwsbrief

Blijft u graag op de hoogte van nieuws, aanbiedingen en events over onderwerpen die u zelf kiest?

Schrijf u hier in