De Persgroep

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De Persgroep confie à Realdolmen l’ensemble de la gestion et de l’assistance de son environnement Atlassian

De Persgroep utilise depuis un certain temps déjà le logiciel Atlassian qui joue un rôle déterminant dans la gestion et le développement de toutes les applications au sein du groupe. Près de 2 000 collaborateurs utilisent directement ou indirectement cette technologie afin de gérer efficacement leurs projets. L’entreprise de médias entendait regrouper les trois équipes qui travaillaient séparément avec le logiciel dans le cloud, de manière à faciliter leur collaboration. De Persgroep a fait appel à cet effet à Realdolmen, expert ès Atlassian, qui a migré le logiciel vers son propre cloud R. Le partenaire informatique prend en charge l’intégralité de la gestion et l’assistance des logiciels et des utilisateurs. 

Au sein de Persgroep, c’était surtout le service informatique qui était un utilisateur convaincu du logiciel Atlassian, quoique le nombre d’utilisateurs ait continué à augmenter. Maarten Cautreels, Scrum Master chez De Persgroep : « Nous utilisons surtout les logiciels Jira et Confluence d’Atlassian, entre autres, comme logiciels de suivi des problèmes pour tous nos projets. L’avantage d’un partenaire comme Realdolmen réside dans l’hébergement de tous les éléments dans son propre cloud et dans sa prise en charge de l’ensemble de la gestion. De cette manière, nous pouvons nous concentrer sur notre cœur de métier. Étant donné que Realdolmen est un expert en matière d’Atlassian, cette entreprise représente une plus-value considérable pour nous. »

Migration vers le cloud externe rime avec tranquillité d’esprit

L’utilisation du logiciel Atlassian a affiché une croissance organique au sein du groupe. À un moment donné, De Persgroep travaillait avec le logiciel dans trois équipes distinctes qui ne communiquaient pas entre elles. « Il était impossible de tout intégrer dans la version cloud existante d’Atlassian et nous devions donc passer à une version hébergée. »

Realdolmen a proposé de tout héberger dans son propre cloud R. « Après avoir réuni les trois comptes différents dans un seul domaine du cloud Realdolmen, nous collaborons tous ensemble dans le même système et nous avons un interlocuteur direct chez notre partenaire informatique », indique Cautreels. « Comme tout est sous-traité à Realdolmen, nous ne devons plus effectuer de grands investissements. Toutes les licences pour les produits Atlassian sont consolidées chez Realdolmen de sorte que nous ne devions plus nous faire de souci pour les renouvellements et les mises à jour. »

Extensibilité facile à de nouveaux collaborateurs et fonctionnalités

Les plus grands utilisateurs de Jira sont les collaborateurs du service informatique, mais le servicedesk en est aussi récemment devenu un fervent utilisateur. « Auparavant, les collaborateurs du servicedesk utilisaient un autre système. Aujourd’hui, ils travaillent aussi dans le même domaine avec le logiciel Atlassian. Tout est désormais nettement plus clair et les collaborateurs pourront bientôt transmettre et assurer le suivi de toutes leurs questions via le portail. Par le passé, le canal utilisé était l’e-mail.

Ces extensions et l’ajout de différents plug-ins ont élargi le champ des possibilités. « Nous avons ainsi récemment commencé à utiliser Insight sur le servicedesk. Tous les appareils des utilisateurs finaux et nos serveurs y sont intégrés. De cette manière, nous avons une bonne vue d’ensemble et savons, par exemple, qui utilise quels appareils. »

Migration rapide, collaboration constructive

En l’espace de trois week-ends, les trois domaines avaient migré vers le nouvel environnement cloud. Maarten Cautreels : « Realdolmen a minutieusement préparé la migration et l’a déployée sans la moindre erreur. Notre partenaire a tout pris en charge alors que nous assurions la communication avec les utilisateurs. Comme nous avons tout réalisé en soirée et pendant les week-ends, les désagréments subis par les utilisateurs ont été réduits à la portion congrue. »

« Une des raisons pour lesquelles nous avons retenu un partenaire d’hébergement externe est notre volonté d’être disponibles toujours et partout pour nos collaborateurs. Comme c’était plus intéressant sur les plans financier et pratique, nous avons choisi d’héberger le logiciel dans le cloud R en lieu et place de nos propres datacenters, une décision en concertation avec notre partenaire IT. »

Choix d’un partenaire belge et expert

En retenant Realdolmen, De Persgroep collabore désormais avec un partenaire Atlassian de référence. « Cette collaboration était parfaite. Grâce à une préparation minutieuse et aux différentes phases de test, tout a été réalisé dans les délais impartis et dans les limites du budget convenu. Aujourd’hui, notre partenaire propose une assistance uniquement pendant les heures de bureau, mais elle sera sous peu étendu à formule 24/7, vitale pour notre servicedesk qui est à pied d’œuvre aussi les week-ends et la nuit. L’accessibilité et la flexibilité de nos partenaires nous ont déjà beaucoup aidés. »

Dans un avenir proche, De Persgroep entend intégrer le logiciel Status Page d’Atlassian afin d’envoyer des infos aux utilisateurs finaux sur le statut de leurs processus et applications. « Imaginons que le système de rédaction soit en panne, vous pouvez recevoir une évolution du statut du problème via le portail. Afin de pouvoir garantir la stabilité du logiciel, nous continuerons à faire appel à notre partenaire. Car un nombre sans cesse plus grand d’équipes veulent utiliser le logiciel pour pouvoir assurer le suivi efficace de leurs projets », conclut Maarten Cautreels.

Défi

Le nombre d’utilisateurs des logiciels Atlassian continue d’augmenter au sein de De Persgroep. L’entreprise médiatique voulait rassembler les trois équipes qui travaillaient séparément avec le logiciel dans un seul cloud, de sorte qu’ils puissent plus facilement collaborer.

Solution

En réunissant les trois comptes différents dans un seul domaine au sein du cloud de Realdolmen, tous les collaborateurs travaillent désormais dans le même système et ont un interlocuteur direct chez Realdolmen.

Avantages

  • Collaboration plus efficace
  • Gestion et assistance de tous les logiciels par un partenaire externe
  • Un portail central pour toutes les communications
  • Extension facile à de nouveaux utilisateurs et fonctions
  • Possibilités supplémentaires avec les plugins

Après avoir réuni les trois comptes différents dans un seul domaine du cloud Realdolmen, nous collaborons tous ensemble dans le même système et nous avons un interlocuteur direct chez notre partenaire informatique.

Maarten Cautreels | Scrum Master @ De Persgroep

De Persgroep confie à Realdolmen l’ensemble de la gestion et de l’assistance de son environnement Atlassian