Qu'est-ce que la gestion des documents ?
La gestion des documents permet une gestion complète du cycle de vie d'un document. Ce cycle comprend aussi bien le design que la production (sur demande, interactive et en masse), la post-production (par exemple le tri/regroupement) et la livraison, mais aussi tous les canaux de distribution, ainsi que l'archivage final des documents. Il s'agit d'un moyen facile d'automatiser tous les processus relatifs à la communication sortante (impression, e-mail, publication en ligne). La solution a pour but de rationaliser la production des documents provenant de différentes applications d'activités principales.
Une réponse parfaite à différents défis
Le marché devient plus exigeant, notamment en matière de communication et de documents. Vos clients, fournisseurs et partenaires attendent une communication numérique, alignée sur les tendances actuelles et dotée d'une mise en pages agréable et d'un design réactif afin de s'adapter à leur changement constant de dispositif. Maintenir de tels processus sans s'aider d'un logiciel CCM représente un investissement interne considérable.
La gestion de la complexité des communications peut constituer un autre défi, par exemple lorsqu'un contenu multilingue ou personnalisé est nécessaire. Ajoutez un grand nombre de modèles et vous obtenez rapidement un processus complexe pour la garantie de la qualité de vos documents et communications. Les efforts nécessaires pour maintenir efficacement cette énorme archive de modèles sont immenses. La solution est ici de passer de modèles statiques à des modèles dynamiques. De tels modèles sont créés à l'aide de composants réutilisables. Lorsqu'une action d'entretien est entreprise pour toutes les communications, quelques minutes suffisent pour que l'archive toute entière soit redéployée. Grâce à ce même concept de réutilisation, le nombre de modèles nécessaires peut également être divisé par 10. Préférez les modèles de document dynamiques aux statiques pour toutes vos communications, quel que soit le canal de distribution final (papier, électronique ou numérique). Cela permettra également de rendre vos employés plus autonomes. Sans l'aide de l'IT, les utilisateurs fonctionnels peuvent créer leurs propres modèles. L'idée est ici d'être plus réactif et de réduire le délai de commercialisation.
Au-delà de ces facteurs, nous remarquons que de nombreuses entreprises conservent encore une ancienne application d'archivage qui n'offre que peu de valeur ajoutée à la version numérique du document. Les documents sont souvent stockés à la fin du processus où une gestion efficace des documents requière une capture de ces derniers au premier stade. Grâce à CCM, vous êtes désormais en mesure de formaliser des procédures existantes.
Des exemples réels
- Vous devez personnaliser votre communication. Pensez à la gestion des sinistres dans le secteur des assurances.
- Votre activité requière l'envoi de différents types de communication à différents niveaux de vos processus. Dans le cas d'une compagnie d'assurances, il s'agirait par exemple de l'envoi de multiples variantes complexes de documents, contrats, cartes vertes, réclamations, renouvellements...
- Vous devez être réactif. Pensez à une société de financement qui connaît de nombreuses modifications de ses régulations au cours d'une année.
Paré à toute éventualité
Digital Document Management va transformer la gestion de la communication numérique. Un bon logiciel DDM devrait déjà gérer les communications, ce qui signifie que les documents ne sont désormais qu'une sous-catégorie du spectre des communications dans son ensemble. Dans un futur idéal, nous pourrions gérer tous les types de communication (document, e-mail, fax, SMS, posts sur les réseaux sociaux, messages WhatsApp...) en permettant à une seule et même plateforme de concentrer les messages entrants et sortants. En plus de cela, nous devrions pouvoir maintenir une communication interactive avec les clients dans un avenir proche, un élément important d'une approche centrée sur le client. Au cours de la prochaine décennie, nous devrons nous confronter à l'intelligence artificielle. La communication sera générée à l'aide de l'IA et votre outil CCM doit être prêt pour cela.