Développez une culture de collaboration innovante et virtuelle dans un environnement de travail hybride

Quelques applications à explorer

Réunissez tout sur une Employee Experience Platform

Sur une telle plateforme, tout est rassemblé. On y trouve toutes les informations et les collègues peuvent s'y rencontrer. Microsoft Viva est un bel exemple d'une telle plateforme. L'IA est mise en œuvre pour montrer les bonnes informations aux bonnes personnes, afin de ne pas perdre de temps à naviguer entre des dizaines de documents. Elle formule aussi des recommandations sur la base des données des collaborateurs et fait par exemple des suggestions de moment optimal pour répondre aux e-mails dans les meilleures conditions. Il y a aussi des tableaux de bord à disposition des managers, où ils peuvent par exemple voir quel est le niveau de stress de leurs collaborateurs. La plateforme comporte aussi un volet dédié au développement personnel. Dans cet environnement, vous pouvez gérer les compétences que vous voulez encore acquérir et les formations que vous avez déjà suivies.

Réalisez un bureau ou un congrès virtuel, etc.

Il existe aussi toutes sortes de plateformes sur lesquelles vous pouvez créer ou simuler des lieux virtuels. Les rencontres spontanées s'en trouvent souvent facilitées. Microsoft Teams a récemment introduit The Watercooler Bot. Au moyen de cet outil, vous pouvez organiser une brève rencontre, et le Bot choisit lui-même quels collègues sont invités. Microsoft vise ainsi à simuler des rencontres semblables à celles près de la fontaine à eau ou de la machine à café. Vous ne savez pas qui vous allez y rencontrer mais des discussions intéressantes ou personnelles y sont souvent menées.

Par ailleurs, vous pouvez également simuler des espaces physiques comme un immeuble de bureaux. Avec Gather, nous avons reconstruit notre bureau à Kontich. Vous pouvez afficher des informations d'entreprise, aménager une salle de jeux ou implanter des bureaux insonorisés pour une concentration suprême. Vous pouvez créer un tel espace entièrement en fonction de vos propres souhaits et besoins.

Des plateformes comme Pine et Virbela sont quant à elles axées sur l'organisation de conférences en ligne. Elles offrent une interface différente : l'une vous permet de passer devant des stands virtuels et l'autre de circuler avec un avatar dans un environnement 3D et de converser avec d'autres personnes présentes.

Un robot en guise d'hôte

En raison des mesures en vigueur ou du grand nombre de collègues qui télétravaillent, il se peut qu'il y ait beaucoup moins de monde au bureau. Il y a pourtant souvent des questions qui surgissent (p. ex. où se trouve le papier pour l'imprimante ?) ou il faut par exemple orienter les visiteurs. On peut avoir recours à un robot pour ce genre de tâches. Ils peuvent répondre à des questions simples mais récurrentes ou accompagner les visiteurs à la bonne salle de réunion.

Faites appel à une assistance virtuelle

Lorsqu'un technicien est seul en déplacement, on peut par exemple utiliser Vuforia Chalk pour examiner la situation avec un expert qui ne se trouve pas dans la même pièce. En utilisant des lunettes intelligentes, une couche d'information supplémentaire est posée sur l'univers physique. Songez par exemple à des flèches qui indiquent quelles vis doivent être vissées pour l'entretien d'une machine. On peut par exemple aussi y avoir recours pour organiser des formations rentables.

4 points d'attention lorsqu'on adopte la collaboration virtuelle

Il existe donc de nombreuses possibilités de faciliter le travail et la collaboration dans un contexte professionnel hybride. Mais comment les intégrer dans une organisation ? Comment créer la plus grande valeur ajoutée ? Comment être sûr d'investir dans les bonnes choses ? Comment rassembler toutes les idées et créer un environnement où chacun se sent bien ? Nous abordons quatre points d'attention à cet égard :

1. Il s'agit en premier lieu de bien comprendre le contexte spécifique de votre entreprise. Cela peut sembler évident, mais souvent nous avons inconsciemment une vision assez unilatérale de la réalité ou nous sommes coincés dans nos propres besoins. Entamez le dialogue avec différents collaborateurs pour déceler quels sont les problèmes qu'ils rencontrent ou quelles sont les opportunités qu'ils perçoivent en matière de culture de travail hybride au sein de l'organisation. Tout input est précieux pour générer des idées. Ensuite, il s'agit d'évoluer d'une idée isolée à un concept testé, de préférence par le biais de la co-création. Vous avez besoin d'aide à cet effet ? Découvrez nos modèles gratuits, inspirés des principes du Design Thinking.
    
2. Faites évoluer en même temps l'environnement existant. Songez par exemple à des salles de réunion où les personnes présentes virtuellement peuvent aussi vraiment prendre place à la table en plaçant un hémicycle devant un grand écran. Lorsque nous sommes présents physiquement, l'accent sera surtout mis sur les rencontres, plutôt que sur le travail individuel. Veillez à créer un environnement qui facilite cela et qui fait démarrer des discussions (in)formelles, en organisant par exemple des allées dans un cercle afin de toujours croiser quelqu'un.
    
3. Prêtez suffisamment attention à l'épuisement numérique. Nous savons entre-temps à quel point il peut être fatigant de participer à longueur de journée à des réunions virtuelles. Vérifiez toujours si tout le monde doit y assister et stimulez les rencontres spontanées. Veillez aussi à une dynamique suffisante dans les réunions virtuelles afin de garantir que chacun se sente entendu. Vous pouvez par exemple proposer des sondages pour connaître les opinions.
    
4. Misez particulièrement sur le développement du capital social afin de garder une grande implication dans et entre les équipes. À cette fin, vous pouvez par exemple réunir tout le monde une fois par mois dans l'environnement de travail virtuel.