Découvrez si vous gérez vos documents avec (in)efficacité

Qui cherche trouve et perd beaucoup de temps et d'argent

Les documents sont souvent éparpillés, vous savez exactement de quel document vous avez besoin mais où l'avez-vous vu encore pour la dernière fois ? Dans l'un de vos 23 dossiers avec fichiers Word, dans le cloud ou dans le coin supérieur gauche de votre écran de bureau ? Une recherche infernale s'ensuit, souvent au milieu d'une réunion ou lorsqu'un membre de votre équipe a besoin immédiatement d'un document important. Trouver un document qui ne vous appartient pas est encore plus difficile. Sur l'intranet, il y a généralement une part de pensée créative et il vous faudra de la chance pour réussir à deviner les bons termes de recherche.

En outre, chaque département travaille souvent dans sa propre application d'entreprise et doit en permanence passer d'une application à l'autre pour recueillir les informations et les documents nécessaires. Il n'est pas question de collaboration centralisée, encore moins de facilité d'utilisation pour les collaborateurs.

Ces quêtes se produisent chaque jour, plusieurs fois par jour. Un profil coûteux qui doit chercher après un document précis pendant un quart d'heure coûte cher à une organisation. Ces coûts sont souvent invisibles, mais ils sont bien réels et entraînent une perte de moyens.

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Une fois le bon dossier trouvé, il faut encore deviner la dernière version. Travailler avec une version erronée ou obsolète d'un document est un gaspillage important de temps précieux et de productivité. Il arrive souvent qu'une présentation peaufinée jusque dans les moindres détails soit modifiée, alors que la veille une autre personne avait déjà effectué toutes les mises à jour nécessaires dans une autre version. Apparaissent alors deux versions d'une même présentation, cette présentation est partagée dans l'entreprise et, en une semaine, il en existe 13 versions. Toute cohérence a disparu, beaucoup de temps a été perdu pour une seule tâche et les 13 versions ne seront pas toutes en adéquation avec le message final et la marque de l'entreprise.