Des réunions vidéo plus efficaces ? Voici comment.

Des réunions vidéo plus efficaces ? Voici comment.

19 juillet 2021

Products & licensing
Modern workplace

Les réunions vidéo sont l’avenir. Comme nous travaillons tous à la maison et que nous ne pouvons plus avoir de réunions physiques – ou du moins bien plus épisodiquement – nous nous réunissons plus que jamais par vidéo. Passer un simple coup de téléphone ou partir en voyage d’affaires comme avant ? Cela appartient pour ainsi dire au passé… Les réunions vidéo permettent non seulement de réduire les coûts, mais elles sont aussi plus respectueuses de l’environnement.

Voici quelques conseils pour des réunions vidéo plus efficaces.

Inetum-Realdolmen reconnaît également l'importance de la vidéoconférence. En effet, Inetum-Realdolmen est convaincu que chaque travailleur à domicile doit disposer de tous les outils nécessaires pour travailler sans problème dans son bureau à domicile. Avec Microsoft Teams, par exemple, vous pouvez non seulement organiser une vidéoconférence efficace. Cet outil de collaboration vous offre un espace de travail commun où vous pouvez partager des fichiers, discuter et bien plus encore. Recherchez-vous des conseils pratiques pour organiser des vidéoconférences efficaces avec, par exemple, Microsoft Teams ?

Conseil 1: Arrivez à l’heure

En tant qu’organisateur de la réunion en ligne, vous devez ouvrir la réunion à l’heure convenue. Parce que l’attente dans l’environnement en ligne est très distrayante. Cela augmente par ailleurs le niveau de stress : y a-t-il un problème avec ma connexion internet ou ai-je commis une erreur ? Mais les participants doivent eux aussi se connecter à temps. Et vous, en tant qu’organisateur, pouvez y contribuer en ajoutant le lien et/ou le code de connexion de la réunion à l’invitation.

 

Conseil 2: Assurez-vous que le sujet est clair

Tout comme pour une réunion physique, il est important de préciser l’objet de la réunion. Précisez-le dans l’invitation. Nous vous conseillons également d’ajouter une vue d’ensemble des points à l’ordre du jour. De cette façon, les participants auront immédiatement une idée globale du déroulement de la réunion. Est-ce que (certains) participants doivent préparer quelque chose ? Précisez-le d’emblée et discutez-en avec chacun d’eux. De cette façon, tout le monde est bien préparé et votre réunion se déroulera plus efficacement.

Conseil 3: Désignez un modérateur

Situation typique d’une réunion vidéo : les participants réagissent simultanément. Cela crée une confusion et vous perdez du temps. Comment pouvez-vous éviter cela ? Désignez un modérateur qui indique de qui une réponse est attendue. Ainsi, la réunion en ligne sera plus structurée. Pour être clair : le modérateur ne doit pas nécessairement être la même personne que celle qui organise la réunion.

Conseil 4: Choisissez le bon équipement

Rien n’est plus agaçant qu’un bruit de fond qui vient perturber votre réunion en ligne. Avec les HP EliteBooks, par exemple, c’est du passé. Ces appareils disposent d’un microphone à l’avant et à l’arrière et utilisent l’intelligence artificielle pour reconnaître et supprimer les bruits de fond, comme les aboiements.

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Votre organisation cherche-t-elle un soutien pour équiper le poste de travail numérique à domicile de vos employés avec les bons outils (tels que Microsoft Teams) et services (par exemple Workplace as a Service) ? Notre équipe de spécialistes se fera un plaisir de vous aider. Contactez-nous pour plus d'informations.

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