Embedding Change

Embedding Change

De menselijke zijde van een transitie

Het implementeren van een verandering, of die nu ICT-gerelateerd is of niet, betekent niet automatisch dat het gedrag van mensen verandert en dat alle medewerkers binnen een organisatie de verandering begrijpen en er efficiënt mee aan de slag gaan. Een organisatie kan maar veranderen als ook de mensen de beoogde verandering willen en kunnen adopteren. Ze moeten klaar zijn voor verandering en er de meerwaarde van inzien. Alleen zo kan je ook als organisatie slagen. Het managen van de “menselijke zijde” van een transitie is een benadering die de laatste jaren steeds meer aan belang wint, en terecht.

Om concrete invulling te geven aan de menselijke kant van een verandering komen bij elke fundamentele verandering zowel Training, User Adoption en Change Management op een bepaald moment ter sprake. De valkuil bestaat er echter in om de termen met elkaar te verwarren of erger nog, met elkaar te vereenzelvigen. De drie disciplines hebben weliswaar hetzelfde doel - naast de technische en operationele initiatieven van een veranderingsproject zorgen voor een vlotte overgang voor de medewerkers, maar elke discipline focust op een specifieke fase in het menselijke veranderingsproces. Het welslagen van een transitie wordt mee bepaald door de verschillen tussen Training, User Adoption en Change Management te onderkennen en er zo veel als mogelijk een EN-verhaal van te maken.

Embedding Change

Wat is een succesvolle transitie?

Elke verandering binnen een organisatie heeft in bepaalde mate impact op de medewerkers. Veranderingen van organisatiestructuren, processen, dagelijkse werking, methodologieën, softwaresystemen en andere hebben als doel om succesvoller te functioneren als organisatie. Dit kan enkel tot stand komen indien elke medewerker individueel deze transitie succesvol doorloopt en de optimalisaties ook daadwerkelijk in de praktijk kan en blijft brengen. De bepalende factor in het al dan niet behalen van succes ligt bij de individuele verandercapaciteiten van de mensen zelf. Bij elke medewerker die afhaakt voor, tijdens of na de transitie zal het totale succes dat voor ogen werd gehouden een klein stukje afbrokkelen. Zo zullen zelfs de meest succesvolle software-implementaties weinig voordeel brengen als de helft van de gebruikers de nieuwe applicatie niet kan of wil gebruiken. Waar het echt om gaat, zijn de mensen. Een transitie kan dus pas succesvol genoemd worden als niet alleen het technische maar ook het menselijke luik ervan succesvol wordt ontworpen, uitgevoerd en opgevolgd.

De vijf psychologische fasen bij elke verandering

De aanpak van Realdolmen in transitieprojecten is gebaseerd op het ADKAR®-model van Prosci®. Het model stelt dat elk individu bij een verandering vijf psychologische fasen doorloopt. Of het nu gaat over een verandering in de privésfeer of op de werkvloer maakt hierbij eigenlijk geen verschil.

Omdat 80% van het succes van uw business direct gerelateerd is aan het individuele succes van uw medewerkers, legt het Prosci®-framework sterk de nadruk op de menselijke zijde van verandering en volgt het de vijf opeenvolgende fases die mensen doorlopen wanneer ze met een verandering geconfronteerd worden.

Deze vijf fasen vormen samen het letterwoord ADKAR en maken het veranderingsproces inzichtelijk:

ADKAR
  • Awareness: het begrijpen waarom een bepaalde verandering noodzakelijk is.
  • Desire: de wil om de verandering te ondersteunen en te doorlopen.
  • Knowledge: de nodige kennis verwerven om te weten hoe de verandering te doorlopen.
  • Ability: in staat zijn om de verworven kennis in de praktijk te brengen.
  • Reinforcement: het verankeren van de verandering en omzetten naar nieuwe gewoonten.

Om een verandering succesvol te kunnen doorvoeren, moeten al deze elementen aanwezig zijn en elkaar op natuurlijke wijze opvolgen. Het heeft bijvoorbeeld weinig zin om medewerkers te trainen (Knowledge), als zij zich nog niet bewust zijn van de noodzaak om te veranderen (Awareness). De factoren die de intensiteit en snelheid van elk van de vijf fasen bepalen, zijn uiteraard bij elk individu anders. Een medewerker die mee aan de wieg stond van een oplossing zal de Desire-fase sneller doorlopen dan iemand die de oplossing zonder inspraak of overleg opgelegd krijgt. Door de verschillende fases uit te tekenen en te onderzoeken in welke fase de medewerkers zich bevinden, kunnen de meest effectieve oplossingen worden ingezet. Het ADKAR®-model kan trouwens ook gebruikt worden om te evalueren waarom een bepaalde verandering niet goed werkte en alsnog maatregelen te treffen.

Waarom zowel Training, User Adoption als Change Management uw transitie tot een succes maken

Bij een succesvolle transitie wordt er best telkens aan zowel training, user adoption als change management gedacht, maar wat zijn de verschillen tussen deze disciplines en waar ligt de complementariteit?

fig_02.png

Training

Medewerkers opleiden is uiteraard niet nieuw. In de meeste organisaties wordt dit aspect mee opgenomen in de planning en budgetten van een veranderingsproject. Training heeft als doel om medewerkers op een efficiënte manier de kennis en vaardigheden bij te brengen die nodig zijn om zich thuis te voelen in de nieuwe situatie en optimaal te presteren.

Realdolmen Education legt zich onder andere toe op het aanbieden van standaardopleidingen in open agenda en op aanvraag, en op het opstellen en uitvoeren van uitgebreide, op maat gemaakte, trainingsprogramma’s.

Training komt in het ADKAR®-model overeen met de Knowledge-fase. Het is dus slechts een middel om het derde onderdeel van het veranderingsproces te realiseren.

User Adoption

Het is niet vanzelfsprekend dat gebruikers na een opleidingstraject al onmiddellijk efficiënt met een nieuwe toepassing kunnen werken. Het aanleren van een volledig nieuwe werkwijze is vaak een proces dat uit verschillende stappen en iteraties bestaat.

User Adoption bestaat uit vier verschillende stappen, waarbij elke stap bestaat uit een aantal subonderdelen die volgens projecttype, doelpubliek, omvang, bedrijfscultuur en dergelijke meer kunnen gecombineerd worden.

fig_07.png

  • Winning attention: hoe zorgen we ervoor dat de eindgebruiker zich bewust is van de geplande wijziging? Waar kunnen we het belang aantonen voor zijn werksituatie?
  • Cultivating basic concepts: hoe zorgen we ervoor dat de eindgebruiker de basisfunctionaliteiten van de nieuwe oplossing kent? Hoe vindt de eindgebruiker zijn weg binnen de nieuwe oplossing?
  • Enlivening applicability: hoe past de nieuwe manier van werken binnen de specifieke situatie van een persoon of team? Hoe zal de eindgebruiker zijn werk uitvoeren binnen de nieuwe oplossing?
  • Making it real: in deze laatste fase zorgen we ervoor dat de oude manier van werken ook effectief de “oude” manier wordt. De eventuele data is overgezet, de werkwijze van het team en het individu wordt vastgelegd.

Om dit proces in goede banen te leiden heeft Realdolmen een User Adoption Framework uitgetekend, dat gebaseerd is op de “User Adoption Strategies“ van Michael Sampson. Onze User Adoption-specialisten tekenen in samenspraak met u de juiste aanpak uit en voeren het project uit.

User Adoption richt zich in het ADKAR®-model vooral op de Knowledge- en Ability-fase. De eerste stap van het User Adoption Framework - Winning Attention - is uiteraard gealigneerd met de Awareness-fase, maar vervangt in geen geval de eerste twee fasen van het ADKAR®-model.

Change Management

Elke verandering vraagt veranderingsbereidheid van de organisatie, het management en de medewerkers. De acties die nodig zijn om over te gaan van de huidige naar een nieuwe situatie moeten afgestemd worden op de organisatie en de cultuur daarbinnen, de medewerkers, de gestelde timing, de historische context, de mogelijke weerstand en het beoogde resultaat.

Change Management is duidelijk meer dan de medewerkers helpen een nieuwe werkwijze of toepassing optimaal te gebruiken. Het is meer dan communiceren bij crisismomenten. Het is de begeleiding van een verandering van bij de noodzaak of de reden om te veranderen tot lang na de uitrol van de oplossing ervan. Dit vraagt om duidelijke plannen en initiatieven rond:

  • Opleiding
  • Coaching voor alle betrokken rollen
  • Voorkomen van en omgaan met weerstand
  • Zichtbaar sponsorship
  • Efficiënte communicatie

Kort samengevat is Change Management:

  • De toepassing van een gestructureerde toolset om de menselijke kant van een verandering te begeleiden in de richting van een gewenst resultaat
  • Een leiderschapscompetentie om verandering binnen een organisatie mogelijk te maken
  • Een strategische bekwaamheid om veranderingsbereidheid en responsiviteit te vergroten

Change Management richt zich op alle vijf fasen van het ADKAR®-model.

Een fundamenteel verschil in aanpak

Deze positionering van Training, User Adoption en Change Management betekent dat de aanpak en keuze rond de aangewezen initiatieven fundamenteel anders zijn voor elke situatie. Het onderstaande overzicht vergelijkt de drie disciplines op een aantal cruciale vlakken:

Overzicht

Wat voor uw organisatie en de voorliggende verandering precies de juiste mix en dosering van de drie onderdelen is, hangt af van verschillende factoren zoals:

  • Welke initiatieven en acties zijn er momenteel al uitgevoerd, gaande en gepland?
  • Hoever is het project of de implementatie al gevorderd?
  • Welke expertise is er momenteel aanwezig in uw organisatie?
  • Wie is de eindverantwoordelijke voor het welslagen van het project op lange termijn?
  • Wat is de definitie van het projectsucces?

Onze specialisten helpen u graag de juiste keuzes te maken.

Onze oplossingen

Related blogs