Training, User adoption en Change management

Waarom zowel Training, User Adoption als Change Management uw transitie tot een succes maken

12 oktober 2017

User adoption

In een vorige blogpost hadden we het over de menselijke kant van elke verandering. We gaven aan dat er best telkens zowel aan training, user adoption als change management wordt gedacht. Graag lichten we hier toe hoe wij dat verschil zien en hoe ze complementair zijn. We refereren hierbij graag naar het gekende ADKAR-model van Prosci.

HeaderBlog2_cropped.jpg

Training, wat is dat?

Medewerkers opleiden, is uiteraard niet nieuw. In de meeste organisaties wordt dit aspect mee opgenomen in de planning en budgetten van een veranderingsproject. Training heeft als doel om medewerkers op een efficiënte manier de kennis en vaardigheden bij te brengen die nodig zijn om zich thuis te voelen in de nieuwe situatie en optimaal te presteren.

Het Realdolmen Education Center is gespecialiseerd in het aanbieden van standaard opleidingen (in open agenda of op aanvraag) alsook het opstellen en uitvoeren van grote (op maat gebouwde) training programma's.

Training komt in het ADKAR-model overeen met de "Knowledge"-fase. Het is dus slechts het derde onderdeel van het proces.

User Adoption, wat is dat?

Het is niet vanzelfsprekend dat gebruikers na een opleidingstraject onmiddellijk efficiënt met een nieuwe toepassing kunnen werken. Het volledig aanleren van een nieuwe werkwijze is vaak een proces dat uit verschillende stappen en iteraties bestaat.

Om dit proces in goede banen te leiden heeft Realdolmen een User Adoption Framework uitgetekend, gebaseerd op de “User Adoption Strategies“ van Michael Sampson. Onze User Adoption specialisten tekenen in samenspraak met de klant de juiste aanpak uit en voeren het project uit.

User Adoption bestaat uit vier verschillende stappen, waarbij elke stap bestaat uit een aantal subonderdelen die volgens het projecttype, het doelpubliek, de omvang, de bedrijfscultuur… gecombineerd kunnen worden.

  • Winning attention - Hoe zorgen we ervoor dat de eindgebruiker zich bewust is van de geplande wijziging? Waar kunnen we het belang aantonen voor zijn werksituatie?
  • Cultivating basic concepts - Hoe zorgen we ervoor dat de eindgebruiker de basisfunctionaliteiten van de nieuwe oplossing kent? Hoe vindt de eindgebruiker zijn weg binnen de nieuwe oplossing?
  • Enlivening applicability - Hoe past de nieuwe manier van werken binnen de specifieke situatie van een persoon of team? Hoe zal de eindgebruiker zijn werk uitvoeren binnen de nieuwe oplossing?
  • Making it real - In de laatste fase zorgen we ervoor dat de oude manier van werken ook effectief de “oude” manier wordt. De eventuele data is overgezet, de werkwijze van het team/individu wordt vastgelegd.

User Adoption richt zich in het ADKAR-model vooral op de "Knowledge"- en "Ability"-fase. De eerste stap van het User Adoption Framework (winning attention) is uiteraard gealigneerd met de "Awareness"-fase, maar vervangt in geen geval de eerste twee fasen.

Change Management, wat is dat?

Elke verandering vraagt veranderingsbereidheid van de organisatie, het management én de medewerkers. 
De acties die nodig zijn om over te gaan van de huidige naar een nieuwe situatie moeten afgestemd worden op de organisatie en de cultuur daarbinnen, de medewerkers, de gestelde timing, de historische context, de mogelijke weerstand en het beoogde resultaat.

Change Management is duidelijk meer dan de medewerkers helpen een nieuwe werkwijze of toepassing optimaal te gebruiken. Change Management is meer dan communiceren bij crisismomenten. Het is de begeleiding van een verandering van bij het probleem (of de reden om te veranderen) tot lang na de uitrol van de oplossing ervan. Dit vraagt duidelijke plannen en initiatieven rond:

  • Opleiding
  • Coaching voor alle betrokken rollen
  • Voorkomen van en omgaan met weerstand
  • Zichtbaar sponsorship
  • Efficiënte communicatie

Realdolmen gebruikt het ADKARTM model van Prosci als basis voor zijn ‘Change Management’-methodologie. Deze aanpak richt zich, in tegenstelling tot "Training" en "User Adoption", op alle 5 fasen van het ADKAR model.

Een fundamenteel verschil in aanpak

Deze positionering van "Training", "User Adoption" en "Change Management" betekent dat de aanpak en/of keuze rond de aangewezen initiatieven fundamenteel anders zijn voor elke situatie.

Voor een beter inzicht vergelijkt onderstaand overzicht deze drie op een aantal cruciale vlakken:

schema.jpg

 

Heb ik Training, User Adoption of Change Management nodig?

Wat nu voor uw organisatie en de voorliggende verandering precies de juiste mix en dosering van de drie onderdelen is, hangt af van verschillende factoren zoals:

  • Welke initiatieven en acties zijn er momenteel al uitgevoerd, gaande en gepland?
  • Hoever is het project (implementatie) al gevorderd?
  • Welke expertise is er momenteel aanwezig in uw organisatie?
  • Wie is de eindverantwoordelijke voor het welslagen van het project op lange termijn?
  • Wat is de definitie van het project-succes?

Het is aan de aanbieders van deze diensten om u te helpen de juiste keuze te maken.

 

Johan De Rop

 

 Johan De Rop, Enterprise Architect & Change Manager

 

JohanR.jpg

 

Johan Roosen, Senior CRM and Change management consultant

 

 

 

Inschrijven op de nieuwsbrief

Blijft u graag op de hoogte van nieuws, aanbiedingen en events over onderwerpen die u zelf kiest?

Schrijf u hier in