81 % des entreprises du Belux dépenseront l'année prochaine un budget égal ou supérieur à l'IT Outsourcing. Une check-list peut vous aider à déterminer si votre entreprise est prête à sous-traiter le département IT (ou une partie de celui-ci) à un fournisseur de services.
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1. Pourquoi envisagez-vous l'outsourcing ?
Quel objectif visez-vous avec la sous-traitance de l'IT ? Vous voulez réduire les coûts ? Vous voulez libérer du personnel qui pourra se consacrer aux activités essentielles de votre entreprise ? Ou vous cherchez une manière de compenser la rotation d'employés techniquement qualifiés dans une économie en hausse ? Vos objectifs sont-ils clairement décrits et sont-ils compréhensibles pour des tiers ?
Une fois que votre objectif sera clair, vous pourrez définir vos besoins.
2. Quelle partie de votre entreprise voulez-vous externaliser ?
Que voulez-vous externaliser ? Le hardware ? Des fonctions helpdesk de soutien ? L'e-mail ? La gestion de documents ? L'intégralité de votre département IT ? Et quelle est la complexité du projet que vous voulez sous-traiter ? Quel pourcentage des connaissances requises possédez-vous en interne ? Dès que vous aurez une vision claire de vos besoins, vous pourrez réfléchir au point suivant :
3. Faites une analyse coûts-bénéfices.
Quel département dans l'entreprise assume les coûts de la sous-traitance ? Y a-t-il un budget approuvé pour l'outsourcing ?
Dressez clairement la carte des coûts actuels de votre infrastructure et de vos collaborateurs IT. Comparez-la avec le coût éventuel de sous-traitance, et essayez de ne pas négliger des coûts. Un projet d'outsourcing comporte en effet plus de coûts cachés que vous ne le croyez. Quelques exemples :
- Les frais de déplacement et de communication peuvent chiffrer parce que les collaborateurs du fournisseur ne travaillent pas dans vos propres bâtiments.
- La dynamique de votre entreprise, département ou projet détermine le degré de flexibilité requise. Plus la mentalité est dynamique, plus il y a de développements imprévus qui peuvent se produire pendant la durée du contrat. Avec des collaborateurs internes, cela ne pose pas problème : leur coût salarial ne change pas en cas de modification de la planification. Mais dans un contrat d'outsourcing, le changement de plan signifie souvent aussi un coût supplémentaire.
Il y a tout aussi bien des avantages auxquels vous ne pensez pas directement, comme les mètres carrés de bâtiment d'entreprise qui sont libérés et une facture énergétique plus basse. Un bon conseil pourrait être le suivant : impliquez différents départements dans l'analyse détaillée afin de ne rater aucune dépense, mais aucun revenu non plus.
4. Faites une analyse des risques.
Vous pensez en premier lieu aux coûts plus bas et à l'efficacité accrue en cas de sous-traitance. Ayez toutefois conscience du fait que l'outsourcing a aussi un impact sur la gestion d'entreprise et votre personnel. Une communication interne claire est une exigence pour que le processus se déroule bien. De plus, quelqu'un doit gérer le processus d'outsourcing et s'attaquer aux problèmes on the road. La gestion des changements et la gestion des transitions sont les mots-clés à cet égard.
5. L'outsourcing est-il techniquement faisable ?
Est-il possible techniquement de procéder à l'outsourcing dans votre entreprise ou département ? À quel point vos différents services et applications sont-ils étroitement liés ? Pouvez-vous séparer votre département IT ou une partie de celui-ci de l'entreprise ? Comment fonctionne votre sécurisation ?
6. Quel « âge » a votre infrastructure IT actuelle ?
La mesure dans laquelle votre infrastructure IT est au diapason des nouveaux développements peut s'avérer déterminante pour ce que vous allez sous-traiter et comment. Avec la sous-traitance, vous vous retrouverez aujourd'hui presque à coup sûr dans un scénario de cloud hybride. Votre infrastructure IT est-elle assez flexible pour y répondre ?
Avec l'outsourcing, vous attendez et recevez probablement un niveau de service plus élevé que ce que vous pouvez offrir vous-même en interne à l'heure actuelle. Mais de bons fournisseurs de services appliquent les technologies actuelles et travaillent avec le matériel et les applications les plus modernes. Tenez donc compte d'éventuels investissements dans votre propre infrastructure, nécessaires pour pouvoir atteindre le niveau de prestations visé. Ce afin de prévenir toute discussion après coup sur des coûts cachés. Êtes-vous disposé à tout lâcher et à considérer l'IT comme de l'électricité ? Comment elle arrive importe peu, elle est tout simplement là.
7. L'outsourcing est-il faisable sur le plan organisationnel ?
Vos procédures et processus sont-ils clairement décrits ? Pouvez-vous déconnecter les processus les uns des autres ? Sont-ils clairs, ainsi que pour un partenaire externe ? Si le partenaire externe ne comprend pas vos processus, il lui est impossible de fournir les résultats que vous attendez. Votre fournisseur de services et votre entreprise doivent être sur la même longueur d'onde en ce qui concerne les attentes, et une bonne IT Governance est indispensable à cette fin. Quelqu'un doit garder un aperçu objectif de ce que les deux parties veulent et peuvent faire. Les tendances actuelles montrent en outre qu'une entreprise qui sous-traite ne se lie plus à un seul fournisseur de services. Les missions, coûts et risques sont parfois répartis entre différents fournisseurs, qui ont chacun leur spécialisation. Un bouillon de culture pour l'apparition de modèles SIAM, Service Integration and Management. En un mot, vous devez donc veiller à ce que vos affaires soient en ordre sur le plan organisationnel avant de démarrer le projet de sous-traitance.
Vous ne prenez pas à la légère la décision d'engager un fournisseur de services comme business enabler et partenaire stratégique. Peut-être que l'aide de spécialistes est même indiquée pour trouver une réponse aux questions ci-dessus – cela aussi, c'est de l'outsourcing.
Posez-vous la question de savoir si vous êtes satisfait de la manière dont les besoins IT sont comblés dans votre entreprise. Et peut-être que l'outsourcing est la solution qui engendrera un futur « oui » sans réserve.
Vous voulez en savoir encore plus sur l'IT Outsourcing ? Contactez Jo Leemans, Sales & Governance Manager IT Outsourcing RealDolmen.
Cet article est le quatrième d'une série bimensuelle de huit articles au sujet de l'IT Outsourcing.
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